Google Drive peut être un outil de productivité et de collaboration fantastique. Une fois que vous commencez à l'utiliser beaucoup, cependant, il peut être difficile de tout garder organisé. Heureusement, Google a prévu ce problème et a fait en sorte qu'il soit facile de trouver ce que vous cherchez et de vous assurer de ne pas le perdre à nouveau.
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Entrez votre Email Unlock Lisez notre politique de confidentialité1. Configuration de Google Drive de base et ajout de fichiers
Comme les explorateurs de fichiers standard, Google Drive vous permet d'organiser vos fichiers dans des dossiers, ce qui est pratique si vous travaillez sur plusieurs projets distincts. Ce qui le rend un peu plus complexe, c'est que vos fichiers peuvent provenir de trois sources différentes, répertoriées dans la barre latérale sous drive.google.com: Mon Drive, partagé avec moi et Google Photos .
Si vous recherchez un fichier, il peut potentiellement appartenir à l'une de ces catégories, ce qui rend difficile la navigation vers un fichier. Pour le rendre plus facile, vous pouvez ajouter n'importe quel fichier ou dossier à votre propre lecteur. Si vous cliquez et faites glisser un fichier sur votre lecteur, cela supprime le fichier de son emplacement actuel et le déplace vers votre lecteur.
Pour éviter de dérouter les autres en faisant disparaître leurs fichiers et dossiers, utilisez l'option Ajouter à mon lecteur dans le menu contextuel. L'ajout d'un fichier à votre lecteur ajoute essentiellement un raccourci vers le fichier ou le dossier au niveau supérieur de votre lecteur. De cette façon, vous pouvez le trouver plus rapidement, mais vous ne devez pas le déplacer hors de son emplacement d'origine,
2. Trier par différents facteurs
Ceci est vraiment basique, mais cela mérite d'être expliqué car on ne sait pas immédiatement où trouver cette option. Le bouton Options de tri se trouve sur le côté droit de la barre d'outils et affiche les lettres A et Z entre deux flèches. Cliquez sur cette icône et vous aurez la possibilité de trier par nom, date de dernière modification, dernière modification par date et dernière date d'ouverture.
Cela semble extrêmement simple, mais cela peut être extrêmement utile!
3. Sélectionnez Fichiers plus rapidement
Un autre astuce très simple, mais saviez-vous que vous pouvez SHIFT + cliquer ou cliquer-glisser pour sélectionner plusieurs fichiers dans Google Drive?
Certains services en ligne ne prennent pas en charge cette fonctionnalité, contrairement à Google Drive, qui vous permet de sélectionner des fichiers et de les traiter beaucoup plus rapidement que si vous aviez essayé de les modifier individuellement.
4. Utilisez les outils de recherche avancée
Rechercher un fichier en utilisant la barre de recherche en haut de l'écran est certainement la meilleure façon de trouver quelque chose que vous avez perdu, et en utilisant les outils avancés qui ne sont qu'à quelques clics, il sera encore plus efficace.
Lorsque vous cliquez dans la barre de recherche, vous verrez que vous pouvez cliquer sur n'importe quel type de fichier pour limiter votre recherche à ce type de fichier. Quand vous cliquez dessus, "tapez: [filetype]" apparaîtra dans la barre de recherche, et vous verrez une liste de tous les types de fichiers que vous avez dans votre Drive. Faire défiler cette liste est un bon endroit pour commencer à chercher.
Vous pouvez également entrer "[votre terme de recherche] tapez: [filetype]" pour rechercher un document, une feuille de calcul, un PDF, une présentation ou un autre type de fichier pour accélérer votre recherche.
Outre la recherche par type de fichier, vous pouvez cliquer sur Plus d'outils de recherche en bas du menu de sélection du type de fichier pour accéder à des options de recherche plus avancées, telles que la date de modification, les mots contenus dans le fichier et le partage.
Ces options seront très utiles aux personnes qui stockent une tonne de fichiers dans Google Drive, en particulier si vous conservez plusieurs types de fichiers différents (étudiants utilisant Google Drive). 7 Nouvelles fonctionnalités Google Drive Chaque étudiant doit savoir 7 Nouvelles fonctionnalités Google Drive Chaque étudiant Must Know School est en session et Google est prêt à rendre les choses plus faciles pour les étudiants avec Google Drive.Nouvelles fonctionnalités ont été introduites et les anciennes ont été affinées.Nous avons les détails.Pour en savoir plus peut trouver ces outils utiles).
5. Utilisez les couleurs et les étoiles pour créer des catégories
Vous pouvez créer des hiérarchies complexes de dossiers, mais il est parfois plus facile d'avoir un système plus visuel. En cliquant avec le bouton droit sur un dossier, vous pouvez sélectionner Changer la couleur et sélectionner une nouvelle couleur pour le dossier.
Au lieu du gris standard (et plutôt peu inspirant), vous aurez maintenant un dossier de couleurs vives que vous pourrez trouver parmi les masses d'autres dossiers dans votre lecteur.
Vous pouvez également mettre en vedette des éléments en sélectionnant Ajouter une étoile dans le menu contextuel, et tous les fichiers et dossiers que vous avez affichés s'affichent lorsque vous cliquez sur Favoris dans le menu de gauche.
C'est comme utiliser des étoiles dans Gmail, si vous êtes familier avec cette pratique.
6. Aperçu des documents pour les numériser rapidement
Si vous n'êtes pas sûr de l'intitulé de votre document, ou si vous voulez juste un rappel rapide de ce qu'il y a dans un fichier, vous pouvez utiliser le bouton de prévisualisation - il se trouve dans la barre de menu en haut et ressemble à un œil.
Cliquez sur un fichier, cliquez sur le bouton Aperçu, et vous verrez rapidement ce qu'il y a dans le fichier, vous rappelant ce qu'il y a dedans. Ce n'est pas rapide comme l'éclair, mais cela pourrait être plus rapide que d'ouvrir le fichier dans un nouvel onglet pour voir si c'est celui que vous cherchez.
Si vous avez seulement besoin d'un très petit regard sur votre document, vous pouvez utiliser la vue de grille pour voir les vignettes de chaque document dans votre lecteur (le bouton Vue de la grille est à côté du bouton Options de tri de la barre d'outils).
Ce n'est probablement pas aussi utile que la vue de liste, mais savoir que c'est là pourrait vous faire gagner du temps si vous en arrivez à une situation où cela pourrait vous aider.
7. Vérifier la révision et modifier les historiques de mon disque
Un clic-droit rapide peut vous montrer qui a fait des révisions et quand il les a faites sur n'importe quel document, même s'il ne s'agit pas d'un document Google. (Dans cette image, je l'utilise sur un PDF-saviez-vous que Google Drive est également idéal pour travailler avec des PDF 10 conseils pour en faire plus avec vos fichiers PDF sur Google Drive 10 conseils pour en faire plus avec vos fichiers PDF sur Google Drive De la gestion de vos fichiers à la collaboration sur Docs, Drive est une suite bureautique pleinement opérationnelle, ce que beaucoup de gens ne réalisent pas, c'est sa capacité à faire bien plus que visualiser des fichiers PDF.
Pour voir cette information, faites un clic droit et sélectionnez Gérer les révisions ...
Pour voir l'historique des modifications d'un document Google, cliquez avec le bouton droit de la souris et appuyez sur Afficher les détails . Cela ouvrira le panneau de détails sur le côté droit de l'écran:
Vous pouvez maintenant sélectionner d'autres fichiers pour voir leur révision et éditer l'historique ou cliquer sur Détails pour voir des choses comme les dates, la taille, l'emplacement, le propriétaire et qui a accès au fichier.
8. Ajouter des éléments à plusieurs dossiers
Google Drive avait une fonction de balisage qui vous permettait de trouver des fichiers associés, même s'ils n'étaient pas stockés ensemble. Cette fonctionnalité a été supprimée. Cependant, il peut être remplacé par une application Google Drive qui vous permettra d'ajouter un seul fichier à plusieurs dossiers.
Pour connecter cette application, cliquez sur n'importe quel fichier, passez la souris sur Ouvrir avec et sélectionnez + Connecter plus d'applications . Utilisez la barre de recherche pour trouver Multifolder et ajoutez-la à votre Google Drive. Maintenant, faites un clic droit sur un fichier ou un dossier, cliquez sur Ouvrir avec> Multifolder, et vous pourrez l'ajouter à plusieurs dossiers.
9. Utilisez les applications pour vous aider à organiser
En plus de Multifolder, un certain nombre d'autres add-ons Google Drive 5 modules complémentaires Google Drive Vous devez utiliser 5 modules complémentaires Google Drive Vous devez utiliser Google Docs et Google Spreadsheet sont deux services gratuits incroyables, mais quand vous incluez certains des add-ons énumérés ici, il peut donner une nouvelle vie à ces outils. En savoir plus et les applications peuvent vous aider à rester organisé. Le choix de celles à utiliser dépend de ce que vous essayez de faire. Par exemple, FileThis est une application super utile qui extrait automatiquement les relevés bancaires, les factures et les factures de services publics dans un dossier de votre Google Drive.
Le compte gratuit de FileThis.com vous permet de connecter jusqu'à six comptes et les met à jour une fois par semaine.
Une autre application potentiellement utile est appelée dossier caché, et elle vous permet d'empêcher d'autres applications de voir des fichiers spécifiques dans votre lecteur. Google Drive est assez sécurisé Comment vos documents sont-ils sécurisés dans Google Drive? Quel est le degré de sécurité de vos documents dans Google Drive? En savoir plus, mais cette application ajoute une autre couche de sécurité, au cas où vous perdez votre appareil mobile.
Il y a toutes sortes d'applications Google Drive utiles Rendre Google Drive absolument génial avec ces outils Rendre Google Drive absolument génial avec ces outils Google Drive est livré avec des fonctionnalités intelligentes. Et vous pouvez considérablement étendre son potentiel avec des outils tiers. Ici, nous avons compilé certains des meilleurs outils qui se connectent à Google Drive. Lire la suite là-bas - vous avez juste à les trouver. Hit + Connectez plus d'applications et faites quelques explorations pour voir celles qui pourraient vous aider!
Vos astuces Google Drive favorites
Ces conseils devraient vous aider à contrôler votre Google Drive. Le seul guide Google Drive dont vous aurez besoin de lire Le seul guide Google Drive que vous aurez besoin de lire Google Drive est la combinaison parfaite d'outils de stockage de fichiers et de gestion de documents en ligne. Nous expliquons comment utiliser au mieux Google Drive en mode hors connexion et en mode autonome, en collaboration avec d'autres utilisateurs. Lisez la suite et facilitez la navigation.
Parmi toutes les grandes stratégies pour organiser Google Drive, quelles sont vos préférées? Comment vous assurez-vous de pouvoir trouver les fichiers dont vous avez besoin dans Google Drive? Utilisez-vous d'autres applications ou simplement un système organisationnel solide?
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