Avez-vous déjà envoyé un e-mail que vous pensiez important d'avoir à répondre quelques jours plus tard, ou pire encore oublié? Certes, parfois c'est hors de votre contrôle, mais il y a des choses que vous pouvez faire pour améliorer les chances d'ouverture, de lecture et de réponse de votre courrier électronique.
La grande chose à propos de ces "trucs" est qu'ils ne sont pas trop compliqués - ce sont simplement des habitudes qui ont du sens. Je ne peux pas promettre que cela fonctionnera toujours, mais je peux dire qu'ils feront une différence et que dans l'ensemble, vous verrez une amélioration dans la communication avec vos contacts e-mail.
Mettez en surbrillance votre nom
En fait, je n'avais pas entendu parler de cette méthode il n'y a pas si longtemps et je ne peux certainement pas en revendiquer le mérite. J'ai lu un article de Josh Grillo sur Dirty Marketing Secrets qui parlait de comment s'y prendre. Fondamentalement, vous copiez des flèches (ou n'importe quel objet que vous souhaitez) et collez-les de chaque côté de votre nom. Ensuite, quand vous envoyez un email, ça va ressembler à ceci:
Pour moi, c'est un peu controversé et peut-être aussi pour d'autres. D'un côté, cela fonctionne certainement et ce n'est pas trop envahissant. De l'autre côté du spectre, s'il y a des gens avec qui vous communiquez régulièrement et qui répondent toujours à vos courriels, cela peut les gêner.
Tout sur la ligne de sujet
Quand il s'agit d'obtenir votre email de "non lu" à "lire" l'état, j'ai mis le plus de poids sur la ligne d'objet. Il existe plusieurs façons de le créer et plusieurs, sinon la plupart, vous pouvez combiner.
1. Soyez précis et bref
Une ligne d'objet vague est le pire. Des sujets tels que "Salut là" ou pire ... "(pas de sujet)" - celui-là je ne sais vraiment pas pourquoi il existe encore. Je me souviens quand j'utilisais le courrier électronique pour la première fois, c'était assez commun, mais comme le courrier électronique a évolué, nous avons aussi un sujet, sinon il sera probablement supprimé (ou filtré). Sauvez votre santé mentale: bloquez et filtrez les courriels que vous nous avez envoyés Nous les avons tous reçus, ces courriels redoutés, qui ne méritent peut-être même pas d'être considérés comme des «courriels» avant même d'être ouverts.
2. Utilisez une phrase
Ce n'est peut-être pas naturel, mais mettre une phrase dans la ligne objet n'est pas une mauvaise pratique. Notre esprit travaille dans des phrases. Nous communiquons en phrases. Pourquoi ne pas commencer votre email avec un? Au lieu d'une ligne d'objet qui dit «Question», écrivez «J'ai une question rapide à propos de [vide].» Cela le rend plus personnel et rendra probablement votre courriel plus attrayant à ouvrir. Je noterai que la phrase que vous avez choisie devrait résumer ce que votre email est au sujet . Et évidemment, vous ne voulez pas une phrase vague, sinon c'est contre-productif.
3. Posez une question
Ci-dessus, nous avons parlé d'utiliser une phrase - il s'agit essentiellement d'une extension de celle-ci. Ainsi, au lieu de dire «J'ai une question rapide à propos de [vide]», vous pourriez l'exprimer dans la question exacte que vous vous posez. Donc, si la question est de savoir comment faire ressortir les e-mails par exemple, vous pouvez taper "Comment faire pour que mes e-mails se démarquent mieux?"
L'avantage de poser une question est que c'est un peu plus puissant et engageant qu'une phrase. Bien sûr, si votre email ne concerne pas une question, alors une question ne serait pas appropriée. Cela doit être pertinent et cela devrait être la première question de l'email.
4. Utilisez des mots spécifiques à l'utilisateur
Si vous envoyez un courriel à propos d'un sujet qui est particulièrement intéressant pour votre contact, mettez ce mot dans la ligne d'objet. Donc, si vous envoyez un courriel à quelqu'un sur une question concernant l'optimisation des moteurs de recherche et qu'ils sont particulièrement friands ou qualifiés dans ce domaine (ce qu'ils devraient être si vous leur envoyer un courriel), inclure "SEO" dans le sujet. Un exemple pourrait être: "Vous vous demandez comment améliorer le référencement sur mon blog."
5. Utilisez des crochets et des deux-points pour créer des "sous-sujets"
Je pourrais très bien avoir inventé ce mot «sous-sujets», mais pour moi, c'est logique. Fondamentalement, je parle de créer plus d'explications dans la ligne objet et en utilisant des parenthèses ou un deux-points pour le séparer du sujet principal. Par exemple, si nous devions rester sur le même exemple, vous pourriez dire "Question: Comment faire pour que mes emails se démarquent mieux?" Ou "[Question] Faire des emails se démarquer."
Un peu de leçon de grammaire: À mon avis, les deux-points et les parenthèses sont semblables, mais ne servent pas exactement le même but. Un côlon prépare le lecteur ou leur explique plus loin ce qu'ils sont sur le point de lire. Les supports, d'un autre côté, indiquent ce que nous lisons. Voilà comment je les vois et je ne suis peut-être pas tout à fait exact, mais cela me semble logique.
6. Les bouchons sont ok, mais utilisez avec parcimonie
Parfois, il est nécessaire de souligner ou d'attirer l'attention sur quelque chose, mais parce que c'est dans une ligne d'objet, vous avez des options de formatage limitées. Cela signifie généralement que vous devez recourir à l'utilisation de majuscules. Cela peut être bon, mais cela peut aussi être mauvais. Nous avons tous reçu cet email dans lequel le sujet et le message étaient en majuscules - agaçants. Je veux l'effacer à ce moment-là, mais c'est généralement quelqu'un de vieux et je me sentirais mal. Mais si vous êtes quelqu'un d'autre, vous n'êtes pas excusé donc ne soyez pas surpris si vous ne recevez pas une réponse rapide, et encore moins une réponse du tout. Voici de bons et de mauvais exemples:
- Mauvais: "J'AI BESOIN D'AIDE IMMEDIATEMENT"
- Bon: "[URGENT] Mon compte a été compromis - aidez s'il vous plaît"
La plus grande chute dans l'utilisation des bouchons est qu'il peut rencontrer "spammy", qui est en fait le point final de la création de votre ligne d'objet.
7. Ne soyez pas "spammé"
Je ne pense pas que je doive vous donner la définition de ce à quoi ressemble le spam - nous le comprenons tous et nous le reconnaissons tous. Alors, pourquoi certaines personnes ont-elles la même habitude de faire paraître leurs courriels spammés? Cela me bat, mais voici quelques choses que vous pouvez faire et ne pas faire pour garder vos e-mails de regarder si ... spammy inintelligemment.
- Limiter l'utilisation des plafonds (déjà mentionné)
- Attention aux mots couramment filtrés comme "gratuit"
- Ne soyez pas vague - donnez une raison pour l'emailing
- Supprimer "RE:" ou "FWD:" de la ligne d'objet
- Presque jamais utiliser des points d'exclamation
- Faites tout ce que je viens de mentionner
Ne pas oublier le message lui-même
Bien qu'il y ait beaucoup à faire pour ouvrir l'e-mail en modifiant la ligne d'objet, le message lui-même est également important et ne doit pas être ignoré. Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pour éviter que votre email ne soit ouvert, écrémé et mis de côté pour en prendre soin plus tard. Parfois, je fais cela simplement parce que je n'ai pas le temps de répondre à quelque chose que j'ai d'abord trouvé plus pertinent qu'il ne l'a été. D'autres fois, cependant, c'est parce que le corps de l'e-mail est trop long, mal formaté ou confus et nécessite plus d'efforts pour comprendre ce qui est dit. Donc en d'autres termes:
- Ne faites pas votre courriel inutilement longtemps
- Divisez-le en paragraphes pertinents
- Soyez minutieux et précis
- Ne faites pas l'introduction (ou l'un des e-mails) vague
Maintenant, je ne dis pas de ne jamais envoyer de longs courriels. Parfois vous devez. Mais d'autres fois vous pensez que ce que vous avez à dire doit être expliqué en plus de mots que nécessaire. Donc le dernier point est relire votre email . Gmail propose une fonctionnalité intéressante qui vous permet de "ne pas envoyer" un e-mail dans un délai donné. J'ai utilisé cette fonctionnalité plusieurs fois même après avoir relu quelque chose. Je clique sur Envoyer, écrase une fois de plus mon e-mail car il s'agit de "l'envoi", puis attrape quelque chose que je veux corriger. Je peux rapidement annuler le processus d'envoi, apporter les modifications et cliquer à nouveau sur Envoyer. C'est plutôt sympa.
Conclusion
Ce ne sont que les premières étapes de l'étiquette d'emailing appropriée et il y a beaucoup plus à apprendre. Bloomberg BusinessWeek a posté une excellente image indiquant plusieurs des mêmes sujets que j'ai couverts dans cet article et en soulignant les exemples visuellement (ce qui est toujours agréable).
Avez-vous découvert des techniques qui ont fait leurs preuves? Ou peut-être avez-vous une question sur quelque chose que j'ai partagé? De toute façon, nous aimerions avoir de vos nouvelles dans les commentaires!