8 outils gratuits pour travailler et collaborer en ligne depuis votre domicile

Travailler à la maison peut être une configuration pratique, grâce à sa flexibilité. Mais la collaboration en ligne avec les clients et les équipes peut rapidement devenir compliquée et stressante. Nous vous montrons des outils gratuits pour construire un flux de travail fiable.

Travailler à la maison peut être une configuration pratique, grâce à sa flexibilité.  Mais la collaboration en ligne avec les clients et les équipes peut rapidement devenir compliquée et stressante.  Nous vous montrons des outils gratuits pour construire un flux de travail fiable.
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Le travail à distance est une configuration pratique à avoir, grâce à sa flexibilité. Mais s'il n'y a pas de système approprié, la collaboration en ligne avec les clients et les équipes peut rapidement devenir compliquée et stressante pour toutes les personnes impliquées.

Pour éviter un tel scénario dans votre entreprise, vous avez besoin d'un flux de travail fiable. Guide de survie MacBook de l'employé distant Guide de survie MacBook de l'employé distant Vous ne pouvez pas imaginer faire votre travail sans votre Mac, mais peut-être que vous ne courez pas efficacité maximale. Lire la suite et un ensemble d'outils de base gratuits, comme ceux que nous avons énumérés ci-dessous. Ces outils ont les bonnes caractéristiques qu'un travailleur à distance (vous!) Doit collaborer avec facilité et efficacité.

Un convertisseur de fuseau horaire

C'est difficile de suivre les fuseaux horaires pour planifier les appels et les réunions à des moments qui conviennent à tous les membres de l'équipe. Gardez un convertisseur de fuseau horaire à portée de main pour visualiser les fuseaux horaires et déterminer le moment idéal pour entrer en contact avec vos coéquipiers ou vos clients. Essayez chaque fuseau horaire. C'est une application Web qui garde les maths de fuseau horaire simples et beaux.

chaque fois-zone

Alternatives à chaque fuseau horaire: World Time Buddy, Timezone.io

Une plateforme de collaboration et de communauté

Votre équipe a besoin d'un bureau virtuel L'esprit d'équipe dépasse la technologie: comment maîtriser la collaboration à distance pour les équipes en ligne L'esprit d'équipe l'emporte sur la technologie: comment maîtriser la collaboration à distance Pour les équipes en ligne Collaborer ne devient pas plus facile comme une connexion commune. La technologie peut aider à naviguer dans le chaos. Mais ce n'est que le glaçage. Lire la suite - un endroit pour tout, des annonces importantes de l'équipe aux discussions sur le travail en passant par les discussions sur les refroidisseurs d'eau. C'est là que vous pouvez commencer à sentir une partie précieuse de l'équipe au lieu de se sentir comme une personne ne travaillant pas dans l'isolement.

Je pense que @SlackHQ a résolu le problème du refroidisseur d'eau virtuel pour nous @universalmind #startupchats

- Joe Johnston (@merhl) 25 septembre 2015

Slack a très bien fonctionné Slack rend la communication de groupe plus rapide et plus facile Slack rend la communication de groupe plus rapide et plus facile Les courriels de groupe peuvent vraiment tuer la productivité. Il est temps de mettre les clients de messagerie au repos et d'utiliser des services de collaboration comme Slack récemment lancé. Lire la suite pour nous à MakeUseOf. Nous n'avons pas abandonné l'email, mais nous le réservons maintenant pour les annonces de choix. Nous vous suggérons de donner un coup à Slack.

Si votre équipe décide d'aller avec Slack, vous aurez besoin de ces conseils Slack Obtenez plus de Slack avec ces 7 conseils Obtenez plus de Slack avec ces 7 conseils Avec une interface utilisateur intelligente, Slack rend un flux de travail potentiellement complexe simple et intuitive. Il a redéfini la communication. Faites une meilleure utilisation de Slack avec ces conseils. Lire la suite et le guide de Ryan sur la façon de faire fonctionner Slack avec vos services préférés La meilleure façon de faire le travail avec vos services préférés La meilleure façon de faire un travail lent avec vos services préférés En plus de la communication, il existe plusieurs façons d'apporter de l'information Slack, mais il y a peu d'intégrations qui vous permettent de contrôler les services externes à partir de Slack - jusqu'à maintenant. Lire la suite .

Même si vous êtes un solopreneur, un tableau de bord centralisé comme Slack peut toujours fonctionner pour vous. Expérimentez-le pour voir s'il peut améliorer la collaboration avec vos clients.

Vous voulez donner une tape dans le dos à votre équipe pour un travail bien fait? Nous avons un canal Slack dédié appelé shoutout pour cela.

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Vous pouvez adopter notre astuce de canal Slack, ou essayer un outil comme Small Improvements, qui vous permet d'avoir un processus de retour d'expérience personnalisé.

Alternatives à Slack: HipChat, tarte

Une configuration de gestion de projet

Le choix d'une configuration de gestion de projet qui va bien avec le flux de travail spécifique de votre équipe nécessite une approche d'essai et d'erreur. Mais Trello fait un excellent choix pour de nombreuses équipes, grâce à sa polyvalence et sa facilité d'utilisation 10 Utilisations uniques de Trello autres que la gestion de projet 10 Utilisations uniques de Trello autres que la gestion de projet Trello est un délice pour les amoureux de la liste. Son approche de style Kanban n'était pas destinée uniquement à la gestion de projet. Ne nous croyez pas? Regardez ces dix utilisations uniques de Trello. Lire la suite .

trello-editorial-calendrier

Trello est capable de gérer tout ce que vous lui lancez. Vous pouvez cartographier les stratégies de votre équipe, fixer des objectifs, discuter des idées, assigner des tâches, les suivre, et faire beaucoup, beaucoup plus.

Décidez des modèles de travail à l'avance et soyez méticuleux au sujet de l'étiquetage et de l'organisation. Cela empêchera vos projets Trello de devenir désordonnés. Et n'oubliez pas d' ajouter une recherche intelligente à votre flux de travail Trello!

Alternatives à Trello: Asana, Quip, Podio (nos astuces Podio) Comment mieux suivre et gérer vos projets avec Podio Comment mieux suivre et gérer vos projets avec Podio Les meilleurs outils de gestion de projet sont simples au départ et assez flexibles pour évoluer avec votre Nous vous montrons comment Podio peut répondre aux besoins de votre projet.

Un outil de prise de décision

Les discussions d'équipe générales peuvent se dérouler sur des tangentes et dégénérer rapidement. Ils ne sont pas propices à faire des appels clairs sur une proposition donnée.

Pour simplifier la prise de décision, une application de vote est en quelque sorte beaucoup mieux. Nous recommandons Loomio, une application Web open-source qui ajoute de la clarté au processus de prise de décision.

sondage loomio

Avec Loomio, vous pouvez lancer une proposition, fixer une date limite pour son résultat et inviter vos coéquipiers à voter. Les gens sont libres d'élaborer leurs choix et de changer leur vote. Ce qui compte, c'est que tous les membres de l'équipe puissent voir en un coup d'œil où la proposition se dirige .

Alternative à Loomio: Tricider

Une application de conversation audio / vidéo

Il y a des moments où vous devez avoir des conversations face à face avec une ou plusieurs personnes de votre équipe. Bien sûr, si vous êtes un introverti timide comme moi, vous pourriez craindre de tels appels, mais il est impossible de les éviter à certains moments. Et lorsque vous avez besoin d'une conversation vidéo (ou audio), Google Hangouts est un choix fiable, à condition que vous disposiez d'une connexion Internet décente .

Donc, je sais que c'est une technologie super vieille mais J / utilisé @Google hangouts 4 un appel de travail, se sentait comme si nous étions dans la même pièce! #DeskJockeyChronicles

- Jeff Sanders (@ JSAND4MAYOR) 15 octobre 2015

Hangouts maintient l'appel vidéo simple Google Enfin fait une application Web Hangouts & ça vaut le coup Google a enfin fait une application Web Hangouts et ça vaut le coup Depuis longtemps, Hangouts sur ordinateur de bureau était un cauchemar. Maintenant, il a une mise à jour majeure sur le web sous la forme d'une toute nouvelle application web dédiée. En savoir plus, crypte votre communication, vous permet d'inviter jusqu'à 10 personnes à un chat en groupe et prend en charge le partage d'écran. Cela fonctionne aussi sur mobile.

Alternatives à Google Hangouts: Skype, Appear.in, Sqwiggle

Un service de partage de fichiers

Un référentiel pour stocker et partager des fichiers de projet est un must pour toute équipe, et un service de stockage en nuage est le choix idéal pour ce rôle. Nous recommandons Dropbox, car il s'agit toujours de la solution de partage de fichiers sécurisée la plus intuitive et de fonctionnalités de collaboration utiles pour les documents. Amélioration collaborative des fichiers Office avec Dropbox et Project Harmony Amélioration de l'édition collaborative des fichiers Office avec Dropbox & Project Harmony évoluer vers l'écriture collaborative et l'édition. Project Harmony offre aux utilisateurs de Dropbox for Business un accès anticipé à une nouvelle fonctionnalité de collaboration de bureau. Lire plus de temps en temps.

La réponse de Dropbox à l'édition collaborative de documents de Google Docs est appelée Paper http://t.co/MakL4FR3J0 pic.twitter.com/IPeO8Wrptk

- The Verge (@verge) 18 octobre 2015

Choisissez un plan Dropbox en fonction de la taille de votre équipe et des besoins de stockage de fichiers. Vous pouvez choisir entre Dropbox Basic, Dropbox Pro et Dropbox for Business.

En outre, vous pouvez rendre Dropbox plus puissant en ajoutant des services tiers. Par exemple, avec Balloon.io, vous pouvez demander aux clients de déposer des fichiers directement dans votre Dropbox.

Si Dropbox for Business est excessif pour la configuration de votre entreprise, essayez la fonctionnalité d'équipe de Dropbox. Il vous donne un ensemble d'outils de collaboration dans votre compte Basic ou Pro.

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Alternatives à Dropbox: Google Drive, OneDrive

Un service d'automatisation

Que vous travailliez en solo ou en équipe, il y a forcément des tâches répétitives qui prennent beaucoup de votre temps. La chose intelligente à faire est d'affiner ceux qui n'ont pas besoin de votre contribution et de les automatiser en utilisant un service comme Zapier ou IFTTT.

Nous avons beaucoup de ressources ici à MakeUseOf pour vous aider à automatiser divers aspects de votre travail. Commencez avec la liste des recettes IFTTT de Ryan pour une collaboration plus facile 7 Recettes IFTTT que vous devriez configurer pour faciliter la collaboration avec d'autres 7 Recettes IFTTT que vous devriez configurer pour faciliter la collaboration Lorsque vous collaborez avec d'autres, IFTTT offre encore plus d'occasions d'automatiser et de simplifier le processus de travail avec les autres. Voici 7 recettes utiles pour un projet que vous gérez avec quelqu'un d'autre. Lire la suite .

D'ACCORD. Je viens de nerdgasm'ed. Vous pouvez configurer Zapier pour prendre des événements de calendrier et les placer dans une liste Trello pour automatiser le flux de travail. J'ai peut-être crié.

- Elon James White (@elonjames) 12 octobre 2015

L'ingrédient secret: un système de support robuste

En dépit d'être bien connecté avec vos coéquipiers, le travail en ligne à distance peut vous faire sentir seul - comme si vous travailliez dans le vide. C'est à vous de vous cultiver et de vous concentrer sur la mise en place d'un système de soutien des personnes et des activités. 9 conseils pour combattre la fatigue informatique et protéger votre journal de santé dans la vie: Les 9 meilleurs conseils pour lutter contre la fatigue informatique et protéger votre santé Saviez-vous que votre style de vie sédentaire pourrait vous tuer de la à l'envers? Ryan a déjà présenté un cas sur les risques potentiels pour la santé de siéger trop longtemps, et pour ceux d'entre nous qui ... Lire la suite à la baie et prospérer malgré les pressions du travail à distance.

Si vous voulez des conseils réguliers sur la façon de mieux gérer le travail à distance, inscrivez-vous à la newsletter de Remotive.io.

Pourquoi avez-vous besoin d'une stratégie de travail à distance

Un méli-mélo d'outils juste-à-temps et d'activités au hasard fait votre travail. Mais cela crée aussi beaucoup de confusion et est une perte de temps et de ressources.

Mettre en place un système avec les bons outils peut prendre du temps, mais cela en vaut la peine. En tant qu'élément d'une équipe qui a un flux de travail assez rationalisé, je peux témoigner des avantages de cette approche.

Très peu de choses sont aussi satisfaisantes qu'un flux de travail fluide

- Gage Glupker (@CheckYourGages) 13 septembre 2015

L'essentiel est qu'il est important de travailler avec vos coéquipiers ou vos clients pour mettre en place des outils partagés pour les tâches régulières. De cette façon, tout le monde peut s'en tenir à un workflow standard, qui:

  • Prend des décisions inutiles hors de l'équation,
  • améliore la communication en temps réel, et
  • permet aux gens de sortir du mode "toujours disponible" sans craindre que les choses ne tournent mal.

Remarque: En fonction du type de projets sur lesquels votre équipe travaille, vous aurez besoin d'outils dédiés pour certaines tâches telles que la collaboration sur des documents Travail en équipe: 10 conseils pour une collaboration efficace en temps réel Travail en équipe: 10 conseils pour une utilisation efficace en temps réel Collaboration En savoir plus et obtenir des commentaires sur les conceptions.

Prêt à travailler plus simple et mieux?

Les outils répertoriés ici constituent un bon point de départ pour améliorer votre configuration de collaboration à distance. Vous n'avez pas besoin de tous les avoir - seulement ceux qui peuvent faire une différence significative dans votre flux de travail. Moins il y a d'applications, mieux c'est!

Quels outils numériques utilisez-vous régulièrement pour collaborer avec des personnes sur des projets? Lesquelles ont transformé votre flux de travail? Partagez vos secrets de travail à distance avec nous dans les commentaires.

Crédits d'image: Collègues par VoodooDot via Shutterstock

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