Outlook reste l'une des plates-formes de messagerie électronique les plus populaires sur le lieu de travail, et il est livré avec de nombreux outils de productivité qui peuvent vous faire gagner du temps. Si vous êtes à la recherche de conseils supplémentaires à ajouter à votre arsenal Outlook, voici trois façons d'utiliser le client de messagerie pour rester sur la bonne voie.
1. Marquez les emails comme lus immédiatement
Lorsque vous cliquez sur un courrier électronique non lu dans Outlook et supprimez-le sans passer à un autre message, il reste non lu. Ceci est particulièrement ennuyeux parce que vous finirez par penser qu'il y a des messages non lus dans votre poubelle.
Allez dans Fichier > Options > Mail . Sous les volets Outlook, cliquez sur le bouton du volet Lecture et une boîte de dialogue s'affichera avec quelques options. Le seul paramètre que vous devez modifier est Marquer les éléments comme lus lorsqu'ils sont affichés dans le volet de lecture . Assurez-vous que la case est cochée et entrez 0 pour le nombre de secondes à attendre avant de marquer un élément comme lu.
Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue et à nouveau sur les paramètres de messagerie. Maintenant, lorsque vous cliquez sur un email dans Outlook, il sera marqué immédiatement lu.
2. Créer instantanément de nouveaux messages avec du texte copié
Si vous avez copié du texte à partir de votre navigateur, d'un document, d'un autre e-mail ou de n'importe où sur votre ordinateur, vous pouvez instantanément créer un nouveau message avec ce texte dans le corps de votre e-mail en appuyant simplement sur le raccourci clavier Ctrl + V partout dans Outlook.
Pour les e-mails, vous devez être sur l'onglet Courrier. Si vous êtes sur les onglets Calendrier, Contacts ou Tâches, le texte apparaîtra dans une nouvelle boîte de dialogue d'élément pour cet onglet respectif.
3. Désactiver les notifications avec des exceptions
Si vous devez vous concentrer et que les notifications par courrier électronique d'Outlook vous distraient, vous pouvez les désactiver. Toutefois, si vous souhaitez toujours garder un œil sur les e-mails liés au projet sur lequel vous travaillez ou sur des personnes spécifiques, vous pouvez créer des exceptions à la règle.
D'abord, allez dans Fichier > Options > Mail . Sous Message arrivée assurez-vous que toutes les options pour les notifications sont désactivées, puis cliquez sur OK.
Ensuite, vous allez vouloir créer des exceptions pour des contacts spécifiques. Il y a plusieurs façons de le faire.
Si vous êtes uniquement intéressé par les notifications pour des contacts spécifiques, le moyen le plus simple de le faire est d'accéder à un e-mail à partir d'eux, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Règles> Créer une règle . Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, assurez-vous que sous Lorsque je reçois un e-mail avec toutes les conditions sélectionnées, l'option De est cochée. Pour Procédez comme suit, assurez-vous que Afficher dans la fenêtre d'alerte Nouvel élément est cochée. Si vous le souhaitez, vous pouvez également activer la notification sonore, et également accéder aux options avancées pour plus de conditions telles que le texte dans la ligne d'objet et le niveau d'importance.
Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir parmi plus de conditions en plus de l'expéditeur, mais pour cela, vous devrez aller au menu à onglets en haut de l'écran, cliquez sur le bouton Règles et allez dans Gérer les règles et les alertes . Cliquez sur le bouton Nouvelle règle . Sous Rester à jour, cliquez sur l'option Afficher le courrier de quelqu'un dans la fenêtre d'alerte Nouvel élément et cliquez sur Suivant .
Vous trouverez une liste de différentes conditions pour les types d'e-mails que vous recevez: par expéditeur (un individu ou un groupe), par des mots spécifiques dans le sujet, envoyé uniquement à vous, marqué comme important ou marqué, avec des mots spécifiques dans le corps, avec des pièces jointes, et bien plus encore.
Cochez la case de la condition que vous voulez utiliser à l'étape 1, et à l'étape 2, vous verrez le texte lié pour chaque élément. Cliquez sur chaque lien et suivez les instructions concernant le type de contenu à entrer. Une fois que vous avez fait tous vos choix, cliquez sur Suivant .
Vous pouvez ensuite sélectionner votre action. Pour les notifications, vous pouvez le configurer afin qu'Outlook affiche un message d'alerte spécifique de votre choix, des notifications sur le bureau et / ou un son. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur Terminer . Vous verrez la règle apparaître dans la liste Règles et alertes.
Si vous avez fini de vous concentrer et que vous souhaitez réactiver les notifications, revenez à Fichier > Options > E- mail et sous Retour des messages, réactivez les notifications.
Quels conseils et astuces Outlook utilisez-vous pour rester productif? Partagez-les avec nous dans les commentaires.