Les outils que nous utilisons généralement pour gérer des projets personnels ont un inconvénient majeur. Liste des tâches Liste des tâches Liste des tâches à faire: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Liste des tâches Liste des tâches Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Certaines applications de liste de tâches se tiennent tête et épaules au-dessus du reste. Mais comment se comparent-ils et quel est le meilleur pour vous? Nous vous aiderons à le découvrir. Lire la suite et leurs variantes (comme les tableaux Kanban Comment gérer les tâches à l'aide de la technique Kanban japonaise Comment gérer les tâches à l'aide de la technique Kanban japonaise Kanban est une technique d'organisation japonaise développée à l'origine pour la ligne de production de Toyota. vous pouvez l'implémenter pour vous-même ou dans votre équipe.) (lire la suite) sont bien pour suivre ce qui devrait être fait et (peut-être) qui devrait le faire. Mais ils ne sont pas aussi bon pour planifier le moment . C'est le domaine des outils orientés métier, tels que l'approche de gestion de projet Waterfall.
L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisent un ensemble d'outils et de processus pour gérer leurs projets est la rentabilité. Une fois que la direction décide qu'un projet donné ajoutera de la valeur à l'entreprise, il y a un coût pour chaque heure où le projet n'est pas terminé. En tant qu'individus, cependant, il est très facile de laisser glisser des projets personnels. Nous sommes malades, ou trop fatigués, ou le travail est trop occupé, ou il y a trop de vidéos de chats sur internet. Une partie de la discipline de la gestion de projet consiste non seulement à mener les projets à leur terme, mais aussi à les mettre en place au départ afin qu'ils se terminent dans un délai acceptable .
Dans cet article, nous verrons comment utiliser les outils métier pour rester sur la bonne voie et réaliser vos projets.
Principes de gestion de projet de cascade
Il y a quelques aspects importants de la gestion de projet que vous devrez apprendre:
Structures de répartition du travail
Compte tenu d'un objectif final souhaité, la première étape dans la plupart des projets est de diviser cet objectif en tâches réalisables. Par exemple, si vous cherchez à créer un blog WordPress votre haut niveau pourrait inclure l'écriture de certains contenus, la conception d'un logo, et l'installation / déploiement de WordPress sur votre serveur. La création d'une structure de répartition du travail (WBS) implique de les diviser et de les subdiviser jusqu'à ce que vous vous retrouviez avec des tâches faciles à regarder, à comprendre et à exécuter.
Le WBS réel pour ce projet simple pourrait ressembler à ceci:
- Créer un contenu
- Brainstorm quelques idées de post
- Ecrire du contenu pour les publications (tâches distinctes pour les articles 1 à 6)
- Modifier / vérifier tous les messages
- Créatif
- Conception visuelle (choisir une palette de couleurs, etc.)
- Contact logo artistes
- Choisir un concepteur
- Projet de logo
- Installation et déploiement
- Installer WordPress
- Installer / configurer le thème et les plugins
- Télécharger le logo
- Créer des messages
- Modifier les paramètres DNS
Plus les tâches sont petites, mieux c'est. Par exemple, les éléments "écrire du contenu pour les publications" peuvent être divisés en un par article. Les rendre plus petits non seulement vous permet de voir les progrès plus tôt. Il offre également une certaine souplesse pour les mélanger afin de respecter une date cible. Vous devriez également avoir un concept de ce qui doit être accompli avant que quelque chose d'autre puisse commencer 6 Gestion de projet Conseils que vous pouvez utiliser pour organiser votre vie 6 Conseils de gestion de projet Vous pouvez utiliser pour organiser votre vie Gestion de projet est la profession de faire les choses. Nos conseils vous aideront à appliquer la perspective, les compétences et les outils d'un chef de projet pour organiser votre propre vie. Lire la suite, connu comme prédécesseurs ou dépendances .
Par exemple, votre concepteur ne peut pas produire le brouillon de votre logo avant de l' avoir sélectionnée. Ainsi, les grandes lignes de votre projet ressemblent à ceci:
- Créer un contenu
- Brainstorm quelques idées de post
- Ecrire du contenu pour les messages 1-3 (dépend de 1a)
- Editer / vérifier tous les messages (en fonction de 1b)
- Créatif
- Aspect visuel
- Contact logo artistes (en fonction de 2a)
- Choisir un concepteur (dépendant de 2b)
- Logo draft (dépendant de 2c)
- Installation et déploiement
- Installer WordPress
- Installer / configurer le thème et les plugins (en fonction de 3a)
- Créer des messages (en fonction de 1d et 2a)
- Télécharger le logo (en fonction de 2e et 3b)
- Modifier les paramètres DNS (dépendants de 1, 2, 3b, 3c et 3d)
La gestion des ressources
Maintenant que vous savez ce qu'il faut faire, vous devez savoir qui va le faire et quand. Pour attribuer une tâche à quelqu'un, vous devez d'abord être sûr de pouvoir le faire (par exemple, n'attribuez pas 3.5 à votre graphiste). Mais vous devez également savoir combien ils sont disponibles en général, ainsi que quand. C'est ce qu'on appelle la gestion des ressources . Il commence par comprendre combien d'heures par jour quelqu'un est disponible, suivi de cette disponibilité par rapport au travail que vous attribuez.
Par exemple, vous pouvez avoir un travail de jour. À votre 9-to-5, vous êtes disponible probablement huit heures par jour. Mais pour vos projets personnels, vous pouvez bloquer une heure ou deux. Time Blocking - L'arme secrète pour une meilleure focalisation Time Blocking - L'arme secrète pour une meilleure concentration Vous cherchez un moyen plus efficace d'organiser vos journées de travail? Essayez le blocage du temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à rester sur la bonne voie tout en évitant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. Lire la suite dans la nuit. Cela signifie que vous avez une capacité hebdomadaire de: (2 * 5) = 10 heures par semaine (continuez, arrêtez les fins de semaine ... vous le méritez). Cela signifie qu'une tâche donnée qu'une personne travaillant à plein temps chez elle pourrait accomplir en une journée vous prendra quatre jours ouvrables. Calculer les choses en fonction de la capacité vous dira combien de temps vos projets prendront réellement .
Planification et planification (optimisée)
Nous appelons cela «Planification optimisée», car la création de la WBS est en fait aussi une planification. Mais ce que vous pouvez trouver, c'est que vous allez faire le plan initial pour le «meilleur scénario». Il y aura une seule et unique tâche à la fois (facile à gérer), et ils tomberont tous les uns après les autres. Mais c'est rarement ainsi que fonctionnent les projets dans la pratique. Au cours de cette phase, vous allez ajuster la structure et les affectations dans le projet en fonction de:
- Contraintes dures sur des tâches particulières (ie ne peuvent pas commencer avant une date particulière)
- Tâches qui peuvent se produire en parallèle (une personne fait A, une autre personne fait B)
- Tâches sur lesquelles deux personnes peuvent travailler en même temps (deux personnes travaillent toutes les deux sur A)
Ce que vous trouverez probablement, c'est que certaines parties du projet prennent de l'ampleur et vous chercherez des façons de raccourcir les autres. Maintenant que vous avez une idée de ce que vous devriez mettre dans votre plan de projet, regardons comment le faire.
Gérer des projets personnels de cascade avec ProjectLibre
Avant l'étape-par-étape, un mot rapide en défense des outils de gestion de projet. J'ai entendu quelque chose comme le suivant plusieurs fois, en suggérant ou en chargeant quelqu'un d'apprendre l'une de ces applications:
- "J'ai juste besoin d'une liste."
- "Les diagrammes de Gantt prennent trop de temps."
- "Projet MS? Je suis dehors!"
Il y a une raison pour laquelle les diagrammes de Gantt (qui existent depuis plus d'un siècle) sont encore utilisés aujourd'hui - et pourquoi ils sont si populaires dans la gestion de projet Waterfall. Ils constituent la meilleure vue unique permettant de visualiser votre chronologie, son statut et les affectations de tâches individuelles, en particulier si vous utilisez la gestion de projet Waterfall.
Les calendriers ne vous donnent pas une vue unique de votre projet. Les listes de tâches linéaires tiennent rarement compte des dépendances, et aucun autre outil ne permet de mettre à jour automatiquement les dates de début et de fin, comme les applications basées sur Gantt.
Ce que beaucoup de gens se trompent sur ces applications, c'est comment ils les utilisent. Mais nous allons vous montrer comment faire les choses facilement. Nous allons utiliser ProjectLibre pour notre exemple de projet Waterfall, bien que les étapes devraient fonctionner de manière presque identique dans tout ce qui fournit un diagramme de Gantt interactif. Besoin d'un modèle de diagramme de Gantt pour Excel ou PowerPoint? Voici 10 options uniques Besoin d'un modèle de diagramme de Gantt pour Excel ou PowerPoint? Voici 10 options uniques Vous n'avez pas besoin de Microsoft Project pour suivre les progrès. Ces modèles de diagramme de Gantt pour Excel et PowerPoint vous aideront à gérer votre projet tout aussi bien. Lire la suite (bureau, mobile, web, même fichiers Excel).
Installation de ProjectLibre est aussi simple que de télécharger la dernière version (1.7 au moment de l'écriture) et d'exécuter l'installateur EXE (Windows), en faisant glisser le DMG dans votre dossier Applications (Mac) ou en installant le paquet RPM ou DEB via votre méthode préférée ( Linux).
Une fois installé, lancez ProjectLibre et sélectionnez l'option Créer un projet . Il vous donnera une boîte de dialogue pour entrer certaines informations préliminaires comme le nom et une date de début.
Étape 1: Créez votre WBS
La première étape consiste à créer votre WBS. Commencez à noter toutes les tâches que vous connaissez: courrier électronique, fichier texte brut, document Traitement de texte, OneNote. Tout ce que vous êtes à l'aise lorsque vous faites du brainstorming, c'est bien. Maintenant, ouvrez ProjectLibre dans la vue Gantt et collez le texte dans les cellules de gauche qui ressemblent à une feuille de calcul.
La première erreur de beaucoup de gens utilise ces applications dans un mode pointer-cliquer. Ne pas. Traitez le côté gauche de l'écran exactement comme des feuilles de calcul et utilisez les raccourcis clavier 35 Raccourcis clavier Microsoft Excel pour Windows et Mac 35 Raccourcis clavier Microsoft Excel pour Windows et Mac Les raccourcis clavier peuvent vous faire gagner beaucoup de temps! Utilisez ces raccourcis Microsoft Excel pour accélérer l'utilisation de feuilles de calcul sous Windows et Mac. En savoir plus: boutons fléchés pour se déplacer, F2 pour modifier et Entrée pour valider.
Les seules choses additionnelles que vous devez savoir sont les frappes à indenter ( Ctrl +. (Période) pour ProjectLibre, bien que ce soit Tab dans MS Project) et outdent ( Ctrl +, (virgule) dans ProjectLibre, Shift + Tab dans Project) les tâches. Cette partie fonctionne comme un contour dans Word. Il vous permet de créer rapidement les différentes phases et tâches (qui sont des entrées de niveau inférieur) dans votre plan.
Ensuite, placez vos prédécesseurs (c'est-à-dire que vous devez terminer avant que B puisse commencer). Ici encore, utilisez les touches fléchées et Entrée / Tab pour une saisie rapide. Enfin, ajoutez Travail, ou le temps que vous pensez que chaque élément prendra.
Vous remarquerez que deux choses se produisent lorsque vous commencez à ajuster le WBS. Premièrement, les lignes qui deviennent des éléments «parents» sont converties en phases, ce qui signifie qu'elles se terminent lorsque toutes leurs tâches enfants sont terminées. Deuxièmement, lorsque vous ajoutez des prédécesseurs, vous remarquerez que les dates de début et de fin sont automatiquement ajustées. Bien que cela puisse sembler encore une entreprise importante, regardez ce qui suit pour un exemple de la rapidité et de la facilité avec laquelle cela peut être. (Le temps nécessaire pour créer ce plan était d'un peu plus de trois minutes, la seule partie non illustrée ci-dessous était la saisie des tâches précédentes.)
Étape 2: Enregistrer les ressources et attribuer des tâches
Bien que vous ayez entré Travail pour chaque tâche, vous remarquerez que leurs durées affichent toutes quelque chose comme ".25 jours?", Y compris le point d'interrogation.
C'est parce que l'application suppose que chacun sera effectué dans un jour de huit heures. Mais cela peut être affecté par d'autres facteurs, y compris la capacité des ressources. Votre capacité
Pour ce projet, je suppose que je serai disponible pour quelques heures par jour. Basé sur une journée de huit heures, cela équivaut à 25 pour cent de la capacité (si j'étais disponible à temps plein, ce serait 100 pour cent). Quand j'entre mon nom comme ressource pour chaque tâche, j'ajouterai "[25%]" après, ce qui est la notation de ProjectLibre pour la capacité. Regardez dans le bref screencast ci-dessous ce qui se passe dans la colonne "Durée" pendant que je m'assigne ces tâches. Compte tenu de mes capacités, ProjectLibre a quadruplé la durée de chaque tâche.
Maintenant, je peux voir que même si le projet ne dure qu'un peu plus de 80 heures, il faudra environ cinq semaines pour le terminer.
C'est l'un des avantages de la méthodologie Waterfall: elle vous montre des délais plus réalistes.
Mais ne vous inquiétez pas! Il y a quelques ajustements que nous pouvons faire pour rappeler cette date.
Étape 3: Ajuster la chronologie pour une vue réaliste
Une fois toutes vos ressources saisies, vous avez la possibilité de prendre du recul et d'examiner votre plan. Par exemple, vous pouvez voir que les tâches Visual Design et Logo Draft ne me sont pas affectées. C'est parce que je suis un artiste terrible, et si j'essayais de le faire moi-même, ça ne se passerait pas bien. Mais cela signifie aussi que si un artiste talentueux travaille sur ces tâches, je peux travailler sur autre chose entre temps.
Nous définirions la version initiale de notre plan de façon strictement linéaire: chaque tâche était lancée lorsque celle-ci était terminée, et de même avec les phases. Mais ajustons les prédécesseurs de telle sorte que les phases ne dépendent pas, et enlevons celles pour les tâches que je ne ferai pas. Notez comment il déplace les parties de la ligne de temps autour.
Nous avons maintenant réduit le projet d'environ une semaine. Considérant que je fais la majeure partie du travail, ce n'est pas trop minable. Nous pourrions probablement faire encore mieux en déplaçant d'abord la section Creative, et en travaillant sur le contenu pendant que ce logo est en production.
Utilisez la méthodologie de la cascade pour planifier de manière réaliste
Avec vos propres projets, il est trop facile de sortir un calendrier Comment synchroniser votre calendrier Google avec votre liste de tâches Comment synchroniser votre calendrier Google avec votre liste de tâches En organisant votre vie, deux outils sont indispensables: votre calendrier et votre liste de choses à faire. Mais la plupart des solutions de gestion des tâches gardent ces deux choses séparées. Nous allons vous montrer comment les combiner. Lire la suite, choisir quelques dates, et allez sur votre chemin joyeux.
Utiliser des outils légers comme OneNote (comment utiliser OneNote pour la gestion de projet Comment utiliser Microsoft OneNote pour la gestion de projet Comment utiliser Microsoft OneNote pour la gestion de projet OneNote est l'outil de collaboration idéal pour gérer des projets simples en petites équipes. OneNote peut aider vos projets à décoller!) Ou Trello (comment utiliser Trello pour la gestion de projet Guide de Trello pour la vie et la gestion de projet Guide pour Trello pour la vie et la gestion de projet Trello peut vous aider à vous organiser. Pour en savoir plus sur la structure de base, la navigation et la façon dont Trello peut vous être utile, lisez ce guide pour vous rendre un peu plus proche de la cible, car ils représentent au moins qui fait quoi. .
Mais passer par cet exercice dans quelque chose comme ProjectLibre vous oblige à réfléchir à combien de temps vous devez réellement y consacrer, quels goulots d'étranglement existent, et les endroits où vous pouvez avoir besoin d'aide. Cela permet également de décomposer vos projets en éléments maniables afin de vous assurer que vous progressez. Même si vous pensez peut-être qu'un outil comme ProjectLibre était trop puissant, j'espère que nous avons montré à quel point cela est facile.
Habituez-vous simplement l'aile quand il s'agit de vos projets pour animaux de compagnie? Ou utilisez-vous un système comme la gestion de projet Waterfall? Faites-nous savoir comment vous "auto-projet-gérer" ci-dessous dans les commentaires!