Les chances sont que quelqu'un que vous connaissez a été affecté par la réponse accidentelle à tous. C'est une condition embarrassante et entièrement évitable, et c'est assez commun. Les gens ont communiqué avec leurs collègues de travail, ont partagé des noms de patients et ont affiché des adresses électroniques, simplement en répondant par inadvertance à Répondre à tous. En 1997, Microsoft a enduré une épidémie de réponse accidentelle qui incluait environ 15 millions de courriels.
Ce n'est pas toujours juste de l'embarras; vous pourriez en fait souffrir d'une grave violation de la sécurité avec un usage imprudent de la réponse à tous. Si vous envoyez des informations de compte ou des secrets commerciaux et incluez accidentellement des personnes qui ne sont pas censées être copiées, vous pourriez avoir de sérieux problèmes. Voulez-vous vous assurer que vous ne contractez pas Accidental Reply All? Voici comment vous protéger.
Si vous utilisez Outlook
La meilleure façon de rester en sécurité consiste à supprimer le bouton Répondre à tous. Dans Outlook 2003 ou 2007, vous pouvez simplement cliquer sur la flèche orientée vers le bas à l'extrême droite de la barre d'outils, cliquer sur Ajouter ou supprimer des boutons, et se débarrasser de Répondre à tous. Vous pouvez faire la même chose dans Outlook 2010 ou 2013, mais c'est un peu plus compliqué.
CNET donne les instructions suivantes. Allez dans Fichier> Options> Personnaliser le ruban . Cliquez sur Répondre dans le volet de droite, puis sur Supprimer . Cliquez deux fois sur Nouveau groupe et renommez le premier nouveau groupe (Personnalisé) en tant que «Répondre (personnalisé)» et le second en «Répondre à tous (personnalisé)». Cliquez sur Onglets principaux dans le volet de gauche, puis développez Accueil (Courrier) et Répondre . Dans le volet de droite, sélectionnez Répondre (personnalisé) .
Un par un, ajoutez les commandes Publier réponse, Répondre, Transférer, Réunion, Messagerie instantanée et Plus dans le volet de gauche pour Répondre (Personnalisé). Dans le volet de droite, sélectionnez Répondre à tous (Personnalisé) . Ajoutez la commande Répondre à tous. Sélectionnez Répondre à tous (Personnalisé) et utilisez le bouton bas pour le déplacer sous "Envoyer / Recevoir (IMAP / POP)", puis cliquez sur OK .
Une méthode plus simple consiste à installer le module complémentaire TuneReplyAll pour Outlook. Cela vous permettra d'activer une alerte contextuelle lorsque vous êtes sur le point d'utiliser Répondre à tous. Si vous êtes d'accord pour l'envoyer à tout le monde, appuyez simplement sur Oui - sinon, cliquez sur Non.
Vous pouvez également créer une règle qui indique à Outlook d'envoyer vos messages sur un délai Comment configurer Microsoft Outlook pour planifier la livraison de courrier électronique Comment configurer Microsoft Outlook pour planifier la livraison de courrier électronique En savoir plus; De cette façon, si vous réalisez que vous cliquez sur Répondre à tous, vous avez le temps d'annuler l'envoi. Voici les étapes à suivre pour créer cette règle.
Cliquez sur Outils> Règles et alertes> Nouvelle règle . Dans la zone «Sélectionnez un modèle» sous Règle vide, cliquez sur Vérifier les messages après l'envoi, puis sur Suivant . Sélectionnez les options souhaitées dans la liste "Sélectionner les conditions", puis cliquez sur Suivant (si vous ne sélectionnez aucune condition, la règle s'appliquera à tous les messages que vous envoyez). Dans la liste "Sélectionner action (s)", sélectionnez Différer la remise d'un nombre de minutes . Dans la zone "Modifier la description de la règle", cliquez sur l'expression soulignée un nombre de et entrez le nombre de minutes que vous souhaitez que chaque message soit retardé, jusqu'à 120 minutes. Cliquez sur OK et sur Suivant, ajoutez les exceptions souhaitées, puis cliquez sur Suivant . Attribuez un nom à la règle, cochez la case Activer cette règle, puis cliquez sur Terminer .
Si vous utilisez Gmail
L'une des meilleures fonctionnalités de Gmail Quoi de neuf dans Good Old Gmail? 5 fonctionnalités que vous devriez vérifier Quoi de neuf dans Good Old Gmail? 5 Fonctionnalités à vérifier Vous avez peut-être manqué quelques nouvelles fonctionnalités que Gmail a progressivement ajoutées au cours de la dernière année. Alors regardons ce qui mérite notre attention. En savoir plus que vous ne pouvez pas utiliser est la fonction Annuler l'envoi, qui vous permet d'annuler l'envoi d'un e-mail jusqu'à 30 secondes après avoir appuyé sur le bouton Envoyer, vous permettant d'éviter une réponse accidentelle à la dernière seconde. Malheureusement, si vous utilisez un client Gmail de bureau, recherchez le client Gmail parfait de bureau de Mac. Recherchez le client Gmail parfait de bureau de Mac Vous avez besoin d'un client de bureau pour Gmail sur votre Mac? Voici les meilleurs que nous pourrions trouver. Lire la suite, cela ne vous aidera pas.
Une autre chose à vérifier dans vos paramètres Gmail est que le comportement de réponse par défaut est défini sur Répondre au lieu de Répondre à tous. Si vous cliquez sur Répondre à tous, chaque fois que vous cliquez sur le bouton de réponse, Gmail remplit les champs À et CC avec les adresses des personnes également copiées dans l'e-mail d'origine.
Boomerang, une application complémentaire de Gmail Programmer vos messages dans Gmail avec Boomerang Programmer vos messages dans Gmail avec Boomerang Baydin (la société derrière Boomerang) vient d'annoncer que les utilisateurs peuvent replanifier des messages dans Gmail une fois qu'ils ont déjà été planifiés. En savoir plus, vous permet de programmer des messages à envoyer plus tard, ce qui vous permet de revenir dans quelques minutes ou quelques jours pour vous assurer que vous n'envoyez rien d'embarrassant à tout le monde dans votre liste de contacts. Sélectionnez l'intervalle de délai, cliquez sur Envoyer plus tard, puis cliquez sur le boomerang dans le coin supérieur droit de l'écran pour gérer vos messages différés. Facile!
Si vous utilisez d'autres fournisseurs de messagerie ou clients
Si vous utilisez d'autres fournisseurs de messagerie ou clients, vous devrez peut-être creuser un peu. Une extension Thunderbird appelée Envoyer plus tard vous permettra de planifier l'envoi de vos courriels à une date ultérieure. Lotus Notes inclut les fonctionnalités d'envoi ultérieur, comme MailMate et Airmail.
Vous pouvez également utiliser des services Web, tels que LetterMeLater, pour envoyer des e-mails à une date ultérieure. Une fois que vous avez créé un compte, vous pouvez créer des e-mails à envoyer ultérieurement. Vous pouvez également les gérer avant de les envoyer. Vous pouvez ainsi apporter les modifications nécessaires. Vous pouvez même l'utiliser depuis votre propre programme de messagerie.
Si votre client de messagerie ne supporte aucune de ces options, vous pouvez toujours prendre l'habitude d'enregistrer votre e-mail en tant que brouillon et y revenir cinq ou dix minutes plus tard pour vérifier que vous n'avez pas fait de désastreux des erreurs, comme copier tout le monde dans votre liste de clients ou CCing l'ensemble du bureau.
Accidental Reply All: Ne laissez pas cela vous arriver!
Le premier e-mail a été envoyé il y a 44 ans; vous penseriez que nous aurions éradiqué toute réponse accidentelle de se produire par comment. Malheureusement, nous n'avons pas encore mis au point un vaccin, vous devrez donc vous protéger vous-même. Désactiver la réponse à toutes les fonctionnalités, retarder l'envoi de vos emails, ou simplement les enregistrer en tant que brouillon pour les envoyer quelques minutes plus tard peut vous aider. Vous seul pouvez empêcher toute réponse accidentelle!
Avez-vous déjà partagé accidentellement trop d'informations avec Répondre à tous? Utilisez-vous l'une des stratégies énumérées ci-dessus? Partagez vos meilleures tactiques pour lutter contre les réponses accidentelles Tous ci-dessous!
Crédit image: tenant sa tête par thodonal88 via Shutterstock