L'esprit d'équipe l'emporte sur la technologie: comment maîtriser la collaboration à distance pour les équipes en ligne

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Faire partie d'une équipe efficace peut être l'une des expériences de carrière les plus enrichissantes de votre vie. Travailler avec une équipe signifie que vous disposez d'une mine de connaissances, d'expériences et de compétences. Une grande collaboration dépend de nombreux facteurs, y compris le leadership, la confiance, l'esprit d'équipe, le compromis et un objectif unificateur.

Malheureusement, collaborer ne devient pas plus facile si vous devez travailler ensemble à distance et ne partager qu'Internet comme une connexion commune. La technologie peut aider à naviguer dans le chaos, mais c'est seulement le glaçage qui rend une équipe flexible et efficace parfaite. Voyons voir ce que vous pouvez faire pour en tirer le meilleur parti.

Apprenez à connaître votre équipe

Au début de votre collaboration, vous devriez apprendre à connaître votre équipe. Même si vous pensez déjà les connaître, reprenez les points suivants pour vous assurer que rien n'est oublié:

• Quelle est leur configuration, c'est-à-dire quel matériel, système d'exploitation et outils utilisent-ils?
• Quelle est la force de leur connexion Internet?
• Quel est l'environnement dans lequel ils vont travailler? Est-ce qu'ils travaillent dans un bureau, un café ou à la maison avec des enfants?
• Quelles sont leurs heures de travail préférées?
• Pourquoi sont-ils dans cette équipe? Qu'est-ce qui les motive?
• Que considèrent-ils leurs forces personnelles et leurs tâches préférées en ce qui concerne le projet à portée de main?
• Quelles tâches ou responsabilités n'accepteraient-elles pas plutôt?
• Quels sont leurs bêtes noires ou boutons en ce qui concerne le mode dans lequel vous allez travailler ensemble?

10 Trucs et astuces avancés pour Google Forms 10 Trucs et astuces avancés pour Google Forms Si Google Forms n'est pas encore votre créateur de formulaires, il est temps pour nous de changer d'avis. Vous pensez peut-être que vous savez tout ce qu'il faut savoir sur Google Forms, mais grâce à Google ... Lisez plus et basez votre planification sur cette information. Idéalement, vous suivrez une réunion d'équipe en ligne, afin que tout le monde ait la chance de se rencontrer et de se connaître. Pour garantir une expérience agréable pendant la réunion en direct, prenez en compte des informations telles que les heures de travail (fuseau horaire), l'environnement de travail et les outils préférés de votre enquête initiale pour la configuration.

Si votre équipe est confrontée à des problèmes technologiques, essayez de l'appeler via Skype. Vous pourriez même atteindre quelqu'un sur leur téléphone. Si vous avez un compte Skype Premium, vous pourrez utiliser la vidéo avec plus de deux personnes. Avec une équipe de passionnés de technologie, vous n'aurez aucun problème à vous retrouver dans des environnements en ligne plus avancés comme Google Hangouts, AnyMeeting ou Adobe Connect, où vous pourrez partager des écrans. 12 Excellent, partage d'écran gratuit et outils d'accès à distance Vous n'avez pas encore entendu 12 excellents outils de partage d'écran et d'accès à distance gratuits que vous n'avez jamais entendus Grâce à l'accès à distance, vous pouvez voir et contrôler les écrans de n'importe où. Cela peut vous faire gagner du temps et de la confusion lorsque vous participez à une réunion ou que vous voulez aider quelqu'un. Gardez ces outils de partage d'écran à proximité ... Lisez la suite et collaborez sur des documents.

Connaître les membres de votre équipe vous aidera à organiser le groupe de manière beaucoup plus efficace. Se connaître les uns les autres est une étape clé pour renforcer l'esprit d'équipe, renforcer l'éthique de travail et accroître la volonté de compromis en cours de route.

Définissez vos objectifs communs et individuels

Peu importe la façon dont vous collaborez, il doit y avoir un but clair! C'est le carburant pour tout ce que nous faisons dans la vie et cela nous permet de faire face aux difficultés et de faire des compromis. Votre équipe devrait savoir exactement quel est leur but commun.

Diviser le grand objectif en petites étapes et sous-objectifs gérables. Visualiser le parcours de votre équipe permettra également à chaque membre de voir comment ils contribuent au succès de l'équipe. Les équipes fonctionnent mieux lorsque tout le monde a l'impression d'apporter une contribution essentielle - parce qu'elles le font.

Idéalement, le plan final devrait être co-créé par toute l'équipe, ce qui peut être fait avec un certain nombre d'outils, y compris le courrier électronique, les réunions en ligne, les documents en ligne ou l'édition collaborative d'un tableau de vision.

Choisissez vos armes

Vous ne pouvez pas commencer à travailler ensemble, vous devez d'abord établir la base, ce que vous avez fait en grande partie si vous avez suivi les étapes ci-dessus. Voici une étape importante qui est souvent négligée: décider des outils que tout le monde utilisera.

À l'heure actuelle, tout le monde devrait se connaître et comprendre le but du projet et son rôle dans le projet. En cours de route, vous devriez avoir testé quelques outils avec votre équipe. Idéalement, vous avez maintenant une bonne idée des outils qui sont une possibilité.

Notez que les outils que vous choisissez n'ont pas vraiment d'importance. Il y en a tellement et aucun ne sera parfait. Ce qui importe le plus, c'est que tout le monde se sente à l'aise avec les outils que l'équipe utilise. En d'autres termes, votre équipe doit être d'accord.

Si quelqu'un a une préférence marquée pour un outil spécifique que vous ou d'autres membres de l'équipe ne connaissez pas, permettez-leur de le présenter. Si l'équipe accepte de l'utiliser, faites en sorte que son promoteur soit responsable de sa mise en place, aidez les autres à commencer et continuez à l'organiser.

Voici quelques catégories d'outils que vous devriez considérer pour votre collaboration en ligne Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les petites équipes n'ont pas besoin d'applications d'entreprise coûteuses pour collaborer. Voici six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données de votre équipe, la communication, et plus encore. Gratuitement. Lire la suite :

• communication asynchrone, par exemple courrier électronique, listes de diffusion, forums
• communication en temps réel, par exemple conférences téléphoniques, conversations audio / vidéo, webinaires
• partage de documents, p.ex. stockage en nuage
• outils de collaboration en temps réel, p.ex. rédaction collaborative
• gestion de projet (voir ci-dessous)

Pour chaque catégorie, vous devez définir les responsabilités et discuter des conventions. Par exemple, comment allez-vous nommer les documents? Comment allez-vous les organiser? Et qui sera responsable des documents? L'élimination de ces éléments au début réduira considérablement les frustrations.

Gardez votre équipe organisée

Lorsque vous dirigez une équipe, vous devez définir des objectifs, assigner des tâches, fixer des échéances, envoyer des rappels, encourager, soutenir et féliciter vos collègues. C'est ce qu'on appelle la gestion de projet. Mieux vous connaîtrez les membres de votre équipe et leurs compétences, plus cela sera facile (voir ci-dessus).

Vous trouverez de nombreux outils de gestion de projets en ligne, mais en fonction de votre projet et de vos partenaires, vous n'aurez peut-être besoin de rien de spécial. Parfois, un outil de liste collaboratif Stop, Collaborate and List: 5 applications iPhone pour la liste partagée-Keeping Stop, Collaborate et List: 5 applications iPhone pour la liste partagée-Keeping App Store est plein d'applications qui vous permettent de former des listes et de collaborer avec autres. Que vous cherchiez des listes pour garder une trace des choses autour de la maison, ou pour le travail lié ... Lire la suite est suffisant. Si votre équipe a besoin d'un outil de gestion de projet plus complet Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant Le nom Joel Spolsky vous dit quelque chose? Si oui, vous allez vouloir lire ce post, car il présente le dernier et le plus grand projet de Spolsky. Et sinon, vous devriez savoir que c'est ... Lire la suite, je recommande vivement Trello. Si vous appréciez la micro-gestion, les fonctionnalités complexes et l'horreur d'une interface, vous devrez aller avec Basecamp - cela fonctionne totalement et n'est absolument pas amusant.

Rappelez-vous que les outils ne peuvent pas travailler pour vous. C'est à vous d'accepter votre responsabilité, de garder votre équipe organisée et de faire bouger les choses. La technologie peut simplement rendre cela plus facile.

Quels sont vos outils préférés pour collaborer en ligne? Et quelles stratégies et quels outils vous ont manqué dans le passé?

Crédits image: Réunion virtuelle via Shutterstock, Backcasting via The Natural Step, Template par mattcornock via Flickr