Guide de réunion en ligne: logiciels et stratégie

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Table des matières

§1. Introduction

Ce guide peut être téléchargé en format PDF gratuit. Télécharger le Guide de réunion en ligne: logiciel et stratégie maintenant . N'hésitez pas à copier et partager ceci avec vos amis et votre famille.

§2 - Services de réunion gratuits et à faible coût

§3-Services de stockage en nuage

§4 - Préparation et tenue des réunions

§5 - Outils de réunion en ligne et mobiles

§6-Apps iPad pour les réunions

§-Conclusion

1. Introduction

Les services de vidéoconférence modernes sont faciles à utiliser et disponibles pour presque tous les utilisateurs d'un ordinateur ou d'un smartphone. La possibilité de se connecter et de rencontrer des gens en ligne signifie que nous ne sommes plus limités par la situation géographique. En outre, d'innombrables sites Web nous fournissent une grande variété d'outils et de ressources pour mener des réunions, planifier et exécuter des projets, et réduire la quantité de papier imprimé traditionnellement nécessaire pour faire avancer les choses.

Le but de ce guide est de vous présenter de nombreuses ressources et outils en ligne couramment utilisés, gratuits ou relativement peu onéreux pour tenir des réunions en ligne et travailler en collaboration sur des projets, des rapports, des présentations, des documents, etc. Je fournis également des conseils et des suggestions sur la façon dont certaines ressources sont plus utiles que d'autres, ce que vous pourriez considérer lorsque vous faites des choix sur les ressources dont vous avez besoin pour votre équipe ou votre comité.

Gardez à l'esprit que tout en organisant des réunions en utilisant la vidéoconférence en ligne peut souvent économiser du temps et de l'argent, vous devez toujours travailler dans les limites de la vidéoconférence. En outre, la tenue de réunions en ligne nécessite encore autant de préparation aux réunions que pour les réunions en face-à-face traditionnelles. Au chapitre 4, je donne un aperçu général de la préparation et de la conduite des réunions. Je suggère également des livres qui vont plus en détail sur ce sujet.

Le guide n'est en aucun cas exhaustif. En faisant des recherches et en essayant différentes ressources, vous aurez une meilleure idée de vos besoins spécifiques en matière de réunions en ligne et de construction de projets.

En écrivant ce guide, je suppose que vous avez compris de base à intermédiaire comment utiliser un ordinateur, naviguer sur Internet, et vous inscrire à des services en ligne. Je donne un aperçu de base de diverses ressources en ligne, et lorsque vous vous inscrivez sur la plupart des sites, vous verrez que les développeurs de ces sites font du bon travail en fournissant des instructions pas à pas pour utiliser leurs outils et services.

Mais avant de commencer à explorer les sites et ressources de réunion en ligne, les réunions de visioconférence présentent des avantages et des inconvénients - comparés aux réunions physiques traditionnelles - que vous devez prendre en compte lorsque vous décidez des meilleures options pour rencontrer votre équipe, comité ou groupe. .

Avantages des réunions en ligne:

• Des réunions virtuelles peuvent être organisées avec des participants de différentes régions géographiques, réduisant ainsi les frais de voyage.
• Les réunions en ligne sont rentables, ce qui permet aux membres de partager des documents, des sites Web et d'autres médias via des services en nuage ou sur Internet, ce qui réduit le nombre d'agendas papier, de rapports et d'autres documents.
• Les réunions en ligne peuvent être enregistrées et archivées pour un examen ultérieur.
• Les réunions en ligne peuvent se dérouler dans des environnements confortables, tels que la maison ou le bureau d'un participant, ou même dans un cybercafé.
• Les vidéoconférences permettent une communication visuelle entre les participants, ce qui permet de reconnaître la communication non verbale.

Inconvénients des réunions en ligne:

• Les réunions virtuelles peuvent être interrompues en raison d'erreurs techniques et de problèmes (par exemple, mauvaises connexions Internet, mauvaise qualité sonore ou vidéo, problèmes de navigateur Web et dysfonctionnements de l'ordinateur).
• Certains participants à une réunion virtuelle peuvent ne pas posséder les compétences informatiques et Internet nécessaires pour participer de manière adéquate aux réunions en ligne.
• Les réunions virtuelles ne permettent pas toujours un contact direct et physique entre les participants, ce qui est utile pour établir des relations interpersonnelles.
• Les réunions virtuelles peuvent ne pas toujours être propices aux ateliers interactifs, aux sessions de formation et aux grands groupes de dix personnes ou plus.

2. Services de réunion gratuits et à faible coût

Bien que ce guide décrive des services de réunion en ligne gratuits et populaires, tels que Meetings.io, Google Hangouts et LiveMinutes, il existe plus d'une douzaine de sites de vidéoconférence de premier plan à consulter et à examiner. Notez cependant que certains de ces sites, tels que Tinychat, Sifonr et Faceflow, sont essentiellement destinés à des conversations vidéo très personnelles et peuvent ne pas convenir aux réunions en ligne officielles. D'autres sites tels que Skype et Go To Meeting sont puissants, mais nécessitent des comptes premium payants pour l'accès aux réunions de groupe. Les sites que je couvre dans ce guide sont en grande partie gratuits et accessibles via toutes les plateformes informatiques. Voici une liste d'autres sites que je ne couvre pas dans le guide, mais tous fonctionnent de la même manière que ceux que je décris dans les sections suivantes.

• Pligus.com
• Info.vidyo.com
• Réunions.io
• Zoom.us
• Faceflow.com
• Sifonr.com
• Qnext.com
• Goober.com
• Tinychat.com
• Livecage.com
• Vsee.com
• Oovoo.com
• AnyMeeting
• Tokbox
• Meet.fm

Les caractéristiques à rechercher

Voici les caractéristiques que vous voudrez prendre en considération lorsque vous choisissez un outil de vidéoconférence en ligne.

• Le service est-il multi-plateforme? Cela signifie qu'il peut être accessible sur les systèmes d'exploitation Windows, Mac OS X et Linux. La plupart des services sont multi-plateformes, mais pas tous.
• Quel est le nombre maximum de participants pour le service? Par exemple, Google Hangouts est limité à 10 participants à la fois.
• Quel est le prix du service et dans quelle mesure les options gratuites sont-elles limitées?
• Les liens URL peuvent-ils être partagés pour inviter d'autres personnes aux réunions ou le service exige-t-il que les participants aient un compte enregistré pour participer à une vidéoconférence?
• Le service permet-il l'accès aux réunions en ligne via un smartphone ou une tablette?
• Le service permet-il des conférences téléphoniques intégrées?
• Le service inclut-il des outils de collaboration intégrés pour créer des documents, des listes de remue-méninges et des sondages?
• L'outil de visioconférence fait-il partie d'un compte de groupe plus important qui permet aux membres d'ajouter des fils de discussion, des documents, des tâches, etc.?
• Le service inclut-il une fonction de messagerie instantanée afin que les participants à la vidéoconférence puissent partager des messages entre eux de manière privée et publique?
• Les réunions de vidéoconférence peuvent-elles être sauvegardées et archivées pour une consultation ultérieure?
• Le service inclut-il des options pour le partage d'écran sur le bureau afin que les participants puissent voir le bureau de l'ordinateur de l'autre?
• Le service vous permet-il de planifier et d'envoyer des liens vers la page de la conférence plusieurs jours avant la réunion? Fournit-il un lien permanent pour les espaces de réunion en ligne individuels?
• Y a-t-il des fonctions de partage de fichiers intégrées qui peuvent être utilisées lors d'une réunion de vidéoconférence?
• Le service inclut-il un calendrier et un carnet d'adresses intégrés ou intègre-t-il au moins des outils tels que Google Agenda ou Exchange?

Le service en ligne que vous utiliserez dépendra du type de réunions que vous tenez, c'est-à-dire formelles ou informelles; membres du groupe permanents ou changeants; privé ou public. Si vous utilisez le service pour un groupe ou un comité permanent, vous et quelques autres membres devriez discuter du type de fonctionnalités en ligne dont vous pensez avoir besoin pour tenir des réunions en ligne. Si vous souhaitez organiser des réunions publiques et des présentations, vous devez envisager un service facilement accessible aux nouveaux utilisateurs.

Tenir des réunions en ligne peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'argent, mais vous devez également garder à l'esprit le nombre d'autres outils en ligne auxquels votre équipe ou vos membres de comité auront besoin pour se rencontrer et travailler sur des projets. Plus les membres du groupe ont accès aux outils, plus il est difficile de gérer les messages et de collaborer sur les documents. Pour cette raison, Google et sa fonctionnalité Google Hangouts, par exemple, peuvent proposer une gamme d'outils et de services parmi les plus diversifiés pour les membres enregistrés de Google.

Cependant, l'interface utilisateur des services Google peut souvent être difficile à utiliser, en particulier pour les nouveaux utilisateurs de Google. Si vous avez des membres de l'équipe qui ne sont pas des utilisateurs de Google, ils devront non seulement configurer et utiliser un compte de messagerie Google, mais ils devront également apprendre à utiliser les applications Google Drive, configurer la vidéoconférence, et éventuellement utiliser les pages et les communautés de réseaux sociaux Google+. Ainsi, si vous ajoutez constamment de nouveaux participants à chaque réunion, vous souhaiterez sélectionner un service auquel les participants peuvent accéder rapidement sans créer de compte et se familiariser avec tous les outils. Meetings.io est un service gratuit qui permet ce type de configuration rapide.

Gardez également à l'esprit que la plupart des services de vidéoconférence en ligne n'offrent pas les outils dont vous avez besoin pour planifier et animer des réunions. Alors, je voudrais regarder dans des services comme yaM.com ou MyCommittee.com, dont je parle dans le chapitre 5.

Dans les sections suivantes de ce guide, je propose un aperçu des services de réunion en ligne gratuits et populaires. Le service que vous choisirez dépendra bien entendu de vos besoins particuliers, mais nous espérons que ce guide vous sera utile pour prendre ces considérations en considération. Je vous recommande d'essayer quelques services avant de vous en occuper, afin de vous assurer que vous obtenez toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre groupe ou vos clients.

Réunions.io

L'un des outils de réunion en ligne les plus rapides et les plus élégants que je recommande est Meetings.io. Le service permet de rencontrer facilement jusqu'à cinq personnes en ligne à la fois, et le site fonctionne bien pour les présentations, les démonstrations de produits, les conférences avec les clients et tout simplement les anciens réseaux sociaux.

Meetings.io ne nécessite pas d'inscription sur le site, sauf si vous souhaitez configurer votre propre page de profil personnalisée avec une URL permanente. Vous pouvez partager l'URL assignée avec d'autres personnes, et après leur liaison, elles doivent simplement configurer leurs connexions vidéo et audio. Cet outil de conférence en ligne est un excellent moyen de se connecter avec des clients ou des groupes existants sans qu'ils se sentent dépassés par trop de fonctionnalités et de services en ligne.

Vous pouvez également créer une page Meetings.io personnalisée avec un nom et un sous-titre, dans lequel l'URL inclut le nom que vous lui donnez (par exemple, https://meetings.io/bakari). Une page personnelle est comme inviter des clients dans votre bureau virtuel ou votre salle de démonstration. Vous pouvez également envoyer des liens directs vers vos sites de réseaux sociaux depuis votre page Meetings.io.

Vous pouvez planifier des réunions instantanées non planifiées ou définir une date, une heure et une durée pour les réunions futures. De plus, à partir du service, vous pouvez envoyer une demande aux autres pour rejoindre une réunion que vous hébergez, et les destinataires doivent simplement créer un lien et configurer leur webcam et leur microphone pour les rejoindre.

Les fonctionnalités incluent:

• Partagez une URL permanente pour les réunions planifiées.
• La possibilité de nommer des réunions.
• La possibilité d'exiger la permission d'entrer dans une réunion.
• Partage d'écran de bureau en direct.
• Live chatbox.
• Bloc-notes personnel intégré pour chaque participant.
• Partage de fichiers entre participants
• La possibilité pour les participants d'éteindre leur microphone ou leur webcam.
• Timer de réunion intégré qui commence lorsque chaque participant se connecte à la réunion.
• La possibilité pour les participants de configurer leur écran de vidéocam en mode paysage ou portrait.
• La possibilité de basculer vers une autre caméra ou source de microphone connectée.
• La possibilité d'ajuster le volume du haut-parleur et le gain du microphone.
• La possibilité de définir l'espace de réunion en mode plein écran.

Caractéristiques non incluses:

• Pas d'outils de création de documents intégrés, à l'exception de la fonction Bloc-notes.
• Aucun outil pour établir des ordres du jour ou tenir des réunions.
• Aucune possibilité de collaborer sur des documents.
• Pas d'accès à l'application mobile, même si les développeurs disent que le soutien sera bientôt disponible pour l'iPhone.
• Aucune fonctionnalité de chat privée

Google Hangouts

Google a lancé Google+ en 2011 pour devenir un réseau social dans la tradition de Facebook et Twitter. Lorsque vous vous inscrivez à un compte de messagerie avec Google, vous obtenez automatiquement une page Google+, un espace en ligne où vous pouvez vous connecter avec d'autres utilisateurs Google+, rejoindre des communautés thématiques et héberger des Hangouts et des événements Google - deux plates-formes de vidéoconférence gratuites. utile pour tenir des réunions privées et publiques.

J'ai écrit en détail sur la façon d'utiliser Google Hangouts pour organiser des réunions Conseils sur la planification et la tenue de réunions efficaces avec Google Hangouts Conseils sur la planification et la tenue de réunions efficaces avec Google Hangouts Avec la technologie Internet actuelle, tenir des réunions en ligne peut être efficace et rentable surtout si vous les planifiez à l'avance et utilisez des outils qui vous font gagner du temps. Au cours des derniers mois, j'ai participé à des réunions en ligne ... Lire la suite - le logiciel a évolué depuis, mais les principales caractéristiques demeurent.

Les utilisateurs de Google Hangouts peuvent organiser des vidéoconférences avec jusqu'à 10 personnes. Si vous hébergez un Hangout, vous envoyez une invitation aux membres de vos cercles Google+ et / ou des e-mails directs pour votre Hangout planifié. Les personnes qui ne sont pas membres Google+ peuvent également participer à des conférences vidéo Hangout si elles reçoivent une invitation sous la forme d'un lien URL. Un hôte Hangouts ou un autre participant peut également ajouter des participants par appel téléphonique, mais cette fonctionnalité est limitée à un participant à la fois. (Voir les instructions supplémentaires ci-dessous pour configurer les réunions Hangouts.)

Google+ et toutes ses fonctionnalités sont disponibles dans ses applications pour smartphones iOS (iPhone et iPad) et Android, que les utilisateurs peuvent utiliser pour participer à Google Hangouts, à condition que leur appareil soit équipé d'une caméra vidéo et d'un microphone.

Avant d'organiser une réunion Hangouts, assurez-vous de rappeler aux participants qu'il est préférable d'utiliser un casque avec un micro pour éviter les bruits ambiants ou les commentaires audio lors de la visioconférence.

Les participants doivent simplement configurer leur webcam et leur microphone pour participer. Cependant, s'ils ne l'ont pas déjà fait, les participants devront installer sur leur ordinateur un plugin audio et vidéo Google. Si vous avez des membres d'équipe qui ne sont pas familiers avec Google, vous devez leur fournir ce lien pour savoir comment démarrer avec Hangouts.

Google+ et Google Hangouts font tous deux partie d'une sorte d'écosystème qui inclut les fonctionnalités suivantes, utiles pour les réunions en ligne privées et publiques:

• Google+ fonctionne comme Facebook en ce sens qu'il permet aux utilisateurs de créer un suivi et de partager du contenu en ligne.
• Les utilisateurs de Google peuvent facilement planifier des événements et des réunions sur leur calendrier Google et partager des dates avec d'autres membres ou clients du groupe.
• Google Hangouts est un service de partage de vidéos instantané qui permet à 10 personnes au maximum, y compris l'hôte, de participer.
• Google contient un service Google Drive, composé d'outils de création de documents pouvant être utilisés dans la zone Hangouts de vidéoconférence.
• Les participants au Hangout peuvent utiliser des notes partagées intégrées et un tableau blanc lors des réunions en ligne.
• Les participants peuvent regarder une vidéo YouTube en même temps dans la zone Hangouts et utiliser la boîte de dialogue située sur le côté droit de la page Hangouts pour en discuter.
• Les Hangouts incluent une boîte de conversation pour les participants au groupe.
• L'espace de réunion Hangouts inclut également le partage d'écran intégré.

Démarrer un Hangout

Vous créez un hangout en accédant à votre page Google+ plus et en cliquant sur le bouton jaune Hangouts sur le côté gauche de la page. Si ce n'est pas le cas, vous devriez le trouver dans l'élément de menu "Plus" sur le côté gauche de la page. Ensuite, cliquez sur le bouton rouge "START A HANGOUT" en haut de la page.

Si vous avez déjà installé le plug-in Google approprié sur votre ordinateur, vous pouvez donner un nom à votre Hangout et ajouter des invités par nom, un ou plusieurs de vos cercles et par adresse e-mail. Les personnes que vous invitez à un Hangout recevront une notification Google+ si elles sont membres d'un de vos cercles ou par e-mail.

Notez que si vous organisez régulièrement des réunions Hangouts avec le même groupe de personnes, vous devez créer un cercle Google+ pour les membres de votre groupe afin que vous puissiez facilement envoyer des invitations.

Planification de Hangouts

En règle générale, les invitations sont envoyées pour Google Hangouts à peu près au moment où elles ont lieu, mais il existe un moyen de planifier les invitations dans Google Hangouts. Voici comment:

1. Cliquez sur le bouton Événements sur le côté gauche de la page Google+.
2. Cliquez sur Créer un événement.
3. Ajoutez les informations pertinentes pour votre événement et les participants (dans vos Cercles ou e-mails) que vous souhaitez inviter.
4. Cliquez sur le bouton Event options et choisissez les options appropriées sous Basic.
5. Cliquez sur le bouton Avancé et sélectionnez Google+ Hangout.
6. Cliquez sur le bouton Inviter et tous les participants répertoriés recevront une notification Google+ dans laquelle ils pourront confirmer leur présence au Hangout.

Si vous souhaitez que votre Hangout soit visible par le public et enregistré automatiquement sur votre chaîne YouTube, vous pouvez activer Hangouts en direct, une autre fonctionnalité de Google+.

Hangouts On Air fonctionne de la même manière que les Hangouts Google classiques et peut inclure jusqu'à 10 participants, mais les événements On Air peuvent également être affichés publiquement par toute personne disposant d'un lien vers l'événement.

Caractéristiques non incluses:

• La présélection de Hangouts n'est pas aussi simple qu'elle devrait l'être.
• Il n'y a pas de fonctionnalité de messagerie privée intégrée pour les participants à Hangouts. Toutefois, les membres Google+ peuvent utiliser la fonctionnalité de conversation privée depuis la zone Hangouts.
• Il n'y a pas de modèles intégrés pour créer des agendas ou conserver des minutes.
• Les réunions Hangouts ne peuvent pas être archivées hors ligne sans les enregistrer sur YouTube.

LiveMinutes

Bien que Google Hangouts puisse être un service utile pour traîner avec vos contacts Circle, un service plus formel et moins intrusif comme LiveMinutes peut être meilleur pour les réunions en ligne officielles. Et tandis que Google Hangouts met les participants au centre de sa plateforme, LiveMinutes met les outils de collaboration d'équipe au centre. LiveMinutes ressemble plus à un bureau virtuel qu'à un réseau social. Il possède une interface utilisateur propre et il est facile de configurer une vidéoconférence en quelques clics.

Les fonctionnalités incluent:

• Les participants peuvent se connecter à une réunion LiveMinutes via un navigateur Web, un téléphone ou Skype. Jusqu'à 9 personnes peuvent participer à une réunion à la fois.
• Chaque réunion est associée à un lien de pièce unique, qui peut être partagé.
• Les visiteurs peuvent visiter une réunion sans enregistrer de compte; Cependant, ils ne pourront pas consulter les rapports de réunion en ligne ou recevoir des invitations à le faire.
• Les participants peuvent également se connecter à une réunion par appel téléphonique et une épingle.
• Possibilité de partager, d'annoter et de collaborer sur des documents importés dans l'espace de réunion. Les documents peuvent provenir de n'importe quelle source sur votre ordinateur et peuvent être enregistrés dans l'espace de travail LiveMinutes.
• Chat instantané entre les participants.
• S'intègre à Evernote et Dropbox, ce qui facilite l'importation et l'exportation de documents.
• Outil de dessin en direct pour la collaboration entre tous les participants.
• Toutes les réunions LiveMinutes sont enregistrées et archivées pour une visualisation ultérieure.
• Une fois la réunion terminée, un rapport professionnel comprenant tous les documents peut être partagé et téléchargé au format PDF.

Caractéristiques non incluses:

• Pas de partage d'écran de bureau.
• Aucun modèle dédié pour développer des agendas, prendre des minutes ou créer une liste de tâches.
• Aucune fonctionnalité de chat privée pour les participants.
• Au moment d'écrire ces lignes, aucun support d'accès aux applications mobiles.

Wiggio (Travailler en groupe)

Wiggio est une autre application de vidéoconférence en ligne qui fournit une plateforme de bureau et plusieurs outils pratiques (calendrier, liste de choses à faire, preneur de notes, partage de documents) pour la planification et la gestion de projets. Wiggio Amène ton groupe au prochain niveau avec Wiggio pour faire avancer les choses Amène ton groupe au niveau supérieur avec Wiggio pour que les choses se passent Je crains de travailler et de collaborer à un projet de groupe dans lequel les membres de l'équipe insistent principalement sur l'utilisation du visage physique. réunions face à face, des documents papier, et d'innombrables échanges de courriels. Il y a tellement de ressources en ligne qui peuvent ... Lire la suite est un excellent service de collaboration pour les clubs, les écoles et les salles de classe, ainsi que les entreprises et les organisations. Ses fonctionnalités de visioconférence permettent des réunions de jusqu'à 10 participants à la fois.

Les fonctionnalités incluent:

• Configuration facile d'un compte de groupe avec un compte de messagerie de groupe dédié.
• Plusieurs groupes peuvent être créés.
• Les documents peuvent être téléchargés vers des groupes et partagés.
• Chaque groupe dispose de son propre calendrier pour planifier les événements, les réunions et les dates d'échéance.
• Les participants du groupe peuvent organiser des réunions virtuelles en ligne et des conférences téléphoniques.
• Les réunions virtuelles peuvent être planifiées et les demandes de dates de réunion potentielles peuvent être envoyées par e-mail aux membres du groupe.
• Les participants peuvent participer à des réunions via une URL et un mot de passe personnalisés, un appel téléphonique et une épinglette ou en entrant un identifiant de réunion.
• Les liens vers les réunions en ligne peuvent être partagés avec Twitter et Facebook depuis la zone de réunion.
• Les participants peuvent être informés d'une réunion par SMS et e-mail à partir du compte du groupe.
• Le partage d'écran est autorisé.
• Chat instantané entre les participants en ligne.
• Collaboration entre les membres du tableau blanc.
• Prise en charge de l'application iPhone qui inclut la plupart des fonctionnalités de la plateforme en ligne, à l'exception de la fonctionnalité de vidéoconférence.

Comme vous pouvez le voir, Wiggio est l'un des services les plus riches en fonctionnalités décrits ici. Le site comprend de courts tutoriels sur chacune de ses fonctionnalités, qui peuvent être consultés dans la zone de réunion. L'application en ligne n'est peut-être pas aussi facile à utiliser que Meetings.io, mais elle est très utile pour les groupes, les comités et les équipes qui travaillent ensemble régulièrement. La grande variété de fonctionnalités offertes par Wiggio permet aux participants de planifier et de collaborer plus facilement sur des projets, sans avoir à utiliser plusieurs autres outils en ligne.

Caractéristiques non incluses:

• Aucun modèle dédié pour développer des agendas et des minutes.
• Aucune intégration avec Evernote, Dropbox ou Springpad.
• Impossible d'utiliser l'application iPhone Wiggio pour participer à des conversations vidéo.

3. Services de stockage en nuage

Services Cloud et partage de documents

La plupart des réunions - en ligne et hors ligne - tournent autour de faire avancer les choses. Lorsque nous nous réunissons pour planifier des événements, travailler sur des projets, évaluer des budgets et faire du remue-méninges, nous collaborons en tant qu'équipe ou comité pour accomplir des objectifs et des tâches convenus. En ce qui concerne la collaboration et le travail d'équipe, Internet fournit des outils impressionnants pour travailler et collaborer plus efficacement, tout en réduisant la quantité de papier, de courriels et d'appels téléphoniques dont nous avons besoin pour faire avancer les choses.

Lorsque je démarre un nouveau projet, je crée généralement un nouveau dossier Evernote, Springpad et / ou Dropbox. Pour moi, ces services de stockage en nuage servent principalement à synchroniser des documents, des notes et des pages Web mises en signet entre mon ordinateur et des appareils mobiles. J'utilise rarement le dossier Documents local sur mon ordinateur. Cela n'a pas de sens de le faire quand je travaille entre plusieurs appareils.

Mais j'utilise également ces services de stockage, car ils constituent un moyen pratique de partager des documents avec des personnes avec lesquelles je travaille. Je partage le contenu de mes dossiers en ligne avec quelques clics simples. Si les autres membres de l'équipe avec lesquels je travaille ont des connaissances sur Internet, nous pouvons partager des dossiers et réduire la quantité d'e-mails pour partager et communiquer des documents et des notes.

Avec les services basés sur le cloud comme Evernote, Dropbox, Google Drive et Springpad, vous pouvez partager des liens vers des notes, des fichiers ou des dossiers de votre compte par e-mail, un réseau social ou tout autre site Web.

Choisir un service cloud

La meilleure façon de choisir et d'utiliser un service cloud pour votre équipe ou votre groupe est d'interroger les services cloud qu'ils utilisent déjà; c'est-à-dire, à moins que votre entreprise ou votre organisation n'utilise déjà une plate-forme d'entreprise telle que Dropbox, Evernote ou Google Drive. Chacun de ces services cloud a ses avantages et ses inconvénients, mais je dirais que Google et sa plate-forme cloud Google Drive ont, à ce stade, la plus large gamme d'outils et de services gratuits - bien que l'interface utilisateur de Google Drive, selon moi peut ne pas être aussi intuitif et attrayant qu'Evernote et Springpad.

Si chaque membre de votre équipe dispose déjà d'un compte Google, Google Drive facilite le partage d'événements Google Agenda et la collaboration sur des documents. La plupart des services de Google s'intègrent également à Google Hangouts. Google est largement accessible et la plupart de ses services sont gratuits, à condition que vous ne soyez pas dérangé par les publicités occasionnelles.

Si les membres de votre équipe utilisent différents services de cloud, vous pouvez décider en tant que groupe d'utiliser un seul service pour les projets de groupe et les réunions afin que la collaboration entre les membres soit plus efficace. Préparez-vous également à passer à un service différent une fois que vous aurez déterminé les besoins de collaboration de votre équipe. Si vos principaux besoins sont le partage de fichiers entre les membres du groupe, Dropbox devrait suffire. Mais si vous souhaitez collaborer à la rédaction de documents, Google Drive, Evernote ou Springpad peuvent être de meilleurs choix car chacun de ces services de cloud dispose d'une application de création de documents intégrée dont je parlerai plus en détail dans la section suivante.

Dropbox et Google Drive

Je recommande Dropbox et / ou Google Drive comme des plates-formes universelles de stockage de fichiers offrant les meilleurs services pour stocker, gérer et partager des fichiers sur n'importe quel ordinateur, sans parler de la plupart des smartphones et des tablettes. Notez, cependant, la plus grande fonctionnalité manquante pour Dropbox: elle ne contient pas d'application d'éditeur de texte intégrée comme les autres services de stockage en nuage. En revanche, Google Drive fonctionne exactement comme Dropbox, mais il contient également une suite d'applications bureautiques permettant de créer des documents, des feuilles de calcul, des présentations, etc.

Bien que j'utilise à la fois Dropbox et Google Drive, j'utilise principalement Dropbox pour tous mes documents et autres fichiers multimédias, principalement parce qu'il s'intègre si bien avec d'autres applications mobiles populaires sur mon iPhone et mon iPad. Au fur et à mesure qu'il gagne en popularité, Google Drive se développera et s'intégrera avec d'autres applications et appareils mobiles.

Dropbox fait un excellent travail en tant que dossier Documents basé sur le cloud. Vous pouvez télécharger et installer les versions Mac, PC et application mobile de Dropbox sur vos ordinateurs et périphériques mobiles, puis tous les documents et fichiers multimédias que vous ajoutez à votre compte Dropbox sont automatiquement synchronisés entre vos ordinateurs et vos appareils. . Vous pouvez également aller en ligne et accéder à votre Dropbox à partir de n'importe quel navigateur Web.

Donc, disons que vous créez un document Word sur votre ordinateur et l'enregistrez dans un dossier de votre compte Dropbox, avec Dropbox, vous serez en mesure d'accéder et de modifier ce document sur vos autres ordinateurs et appareils mobiles, et vice versa.

Partage Dropbox

Pour les projets d'équipe, Dropbox est très utile pour partager des fichiers et des dossiers. Par exemple, vous pouvez faire un clic droit ou Ctrl-clic sur un fichier ou un dossier que vous avez enregistré sur votre compte Dropbox local ou en ligne et obtenir une URL unique qui peut être partagée publiquement par e-mail ou n'importe où en ligne. Le lien permettra à d'autres de voir et de télécharger le fichier en ligne, qu'ils soient membres de Dropbox ou non.

Vous pouvez également partager en privé des dossiers entiers avec d'autres membres de votre équipe, qui doivent également enregistrer un compte Dropbox pour accéder au dossier. Pour partager un dossier dans votre Dropbox, faites un clic droit ou Ctrl-clic sur le dossier que vous souhaitez partager - soit sur votre machine locale, soit sur le compte Dropbox en ligne - et sélectionnez Partager ce dossier. À partir de là, vous serez redirigé vers la fenêtre de partage où vous pouvez saisir ou importer des adresses électroniques pour les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier. Notez également que vous pouvez choisir d'autoriser les contacts désignés à inviter d'autres personnes à partager le dossier.

Les utilisateurs avec lesquels vous partagez des dossiers pourront voir et éditer des fichiers dans ce dossier.

Remarque: Dropbox offre jusqu'à 2 Go de stockage gratuit, mais vous pouvez en obtenir davantage en invitant vos participants à s'inscrire à un compte, ou vous pouvez payer 99 $ par année pour un stockage de 100 Go maximum.

Google Drive

Google Drive fonctionne de la même manière que Drobox. Il vous démarre avec 5 Go de stockage gratuit, dans lequel vous pouvez enregistrer n'importe quel type de fichiers sur votre compte. Comme Dropbox, vous pouvez télécharger et installer l'application Google Drive qui synchronise et reflète tous vos documents Google Doc dans votre compte en ligne. Vous pouvez également accéder au contenu Google sur vos appareils mobiles compatibles avec l'application mobile Google Drive.

Comme je l'ai déjà souligné, l'avantage de Google Drive réside dans le fait qu'il intègre des applications pour créer des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations, des sondages en ligne et des formulaires. Ces applications ne sont pas téléchargées sur votre ordinateur, mais sont accessibles via votre compte Google. Vous n'avez jamais à installer ou mettre à jour le logiciel sur l'ordinateur. Vous pouvez exporter des documents créés dans Google Documents et les ouvrir dans une application comme Word et Excel.

Vous pouvez également partager des documents Google Drive avec d'autres utilisateurs Google et non Google, mais le processus n'est pas aussi simple qu'avec Dropbox, Evernote ou Springpad. Vous devez aller en ligne sur votre compte drive.google.com, cochez la case en regard du fichier ou du dossier que vous souhaitez partager. Ensuite, cliquez sur le bouton Partager au-dessus des documents répertoriés.

Les options de configuration pour le partage apparaîtront et incluront une URL unique pour le document que vous souhaitez partager. Vous pouvez choisir de partager ce lien publiquement ou en privé avec les personnes de votre liste de collaborateurs, qui auront très probablement aussi une adresse e-mail Google.

Malheureusement, vous ne pouvez pas partager des documents directement à partir de l'application Google Drive, des dossiers ou des fichiers stockés sur votre disque local, comme vous le pouvez avec Dropbox, Evernote et Springpad.

Notez toutefois que le plus grand avantage de Google Drive et de ses applications de création de documents réside dans le fait que vous et d'autres membres de votre équipe pouvez collaborer simultanément sur des documents. Vous pouvez en effet regarder les modifications effectuées par d'autres en temps réel. peut voir le vôtre. Avec Dropbox, les membres de votre équipe devront télécharger des fichiers et les ouvrir sur leur ordinateur ou appareil mobile afin de les modifier ou d'y ajouter du contenu.

Partage Evernote basique

Evernote et Springpad - deux services populaires de prise de notes - offrent également de puissantes fonctionnalités de partage de documents et de dossiers, que je décris en détail dans cet article MUO, Comment partager des carnets dans Evernote & Springpad Comment partager des carnets dans Evernote & Springpad Dans Evernote & Springpad Springpad et Evernote sont des classeurs géniaux pour stocker et gérer des articles, des recettes, des produits et des coupures de texte que nous voulons enregistrer pour une révision ultérieure. Mais un moyen supplémentaire de maximiser ces puissants carnets est de ... Lire la suite. Ici, je vais donner un aperçu de base de ces services.

Avec Evernote, vous pouvez cliquer sur le bouton de partage de n'importe quelle note enregistrée dans votre compte, et sélectionner un lien sur Facebook, Twitter ou les réseaux LinkedIn. Cela peut être fait par email, ou en copiant l'URL dans le presse-papiers de votre ordinateur et en le collant où vous voulez. Les liens vers des notes partagées seront téléchargés sous la forme d'une page Web, que les spectateurs pourront à leur tour enregistrer dans leur compte Evernote et partager avec d'autres utilisateurs.

Vous pouvez également partager vos carnets Evernote individuels avec les membres de votre équipe, mais vous aurez besoin d'un compte premium (45, 00 $ par an) pour le faire.

Partage de base de Springpad

Springpad est populaire pour créer des cahiers pour sauvegarder des liens vers tout ce que vous trouvez sur Internet, par exemple, recettes, pages de produits, descriptions de films, livres, articles pratiques, etc. Comme je l'explique dans un article MUO, Springpad est visuellement attrayant utiliser Springpad vs Evernote: Pourquoi l'orientation visuelle importe dans un bloc-notes en ligne vs Evernote: Pourquoi l'orientation visuelle est importante dans un bloc-notes en ligne Il est facile de comprendre pourquoi il existe un grand nombre de blocs-notes beaucoup d'informations à gérer, mettre en signet, et partager dans notre ligne et mobile ... Lire la suite.

Cependant, vous pouvez également utiliser Springpad comme un bon carnet de notes et un outil de collaboration où vous pouvez créer des documents texte de base, des listes de tâches et ajouter des fichiers - y compris des photos et des films de votre ordinateur. Comme avec Evernote, vous pouvez partager des liens vers les notes et autres contenus enregistrés dans vos blocs-notes Springpad. Les liens téléchargés peuvent être consultés et partagés par toute personne à qui vous envoyez les liens.

Vous pouvez également partager des blocs-notes entiers avec d'autres membres Springpad et les inviter à ajouter des notes et d'autres contenus à votre bloc-notes partagé. Contrairement à Evernote, le partage de bloc-notes dans Springpad est gratuit. Toutefois, notez que vous ne pouvez pas définir des paramètres en lecture seule pour vos blocs-notes Springpad partagés. Lorsque vous les partagez, ils sont automatiquement configurés pour la collaboration.

Vous pouvez inviter des contributeurs à un bloc-notes en cliquant sur le bouton engrenages Paramètres situé au recto de l'icône de prévisualisation d'un bloc-notes ou sur le bouton situé à gauche d'un bloc-notes ouvert. Dans Paramètres, vous cliquez sur Contributeurs et envoyez des invitations aux collaborateurs, qui doivent également être des utilisateurs Springpad. Votre bloc-notes n'apparaîtra pas dans son compte tant qu'il n'aura pas approuvé votre invitation.

Springpad inclut plusieurs autres fonctionnalités gratuites non disponibles dans Evernote ou Google Drive. Ceux-ci comprennent les paramètres d'alerte pour les documents, les listes de choses à faire et autres; le partage public de contenu, et un outil de recherche spécial pour trouver des titres de livres, des films, de la musique, des recettes, des produits, des émissions de télévision et des vidéos.

Bien qu'à première vue, Springpad ne ressemble pas à une solution cloud pour les entreprises ou les organisations, vous pouvez envisager Springpad comme un service que les membres de votre groupe peuvent utiliser à des fins privées ou de réunion / projet.

Listes de tâches en ligne

Faire les choses exige que nous utilisions des outils pour nous rappeler des choses que nous nous sommes engagés à faire. Mais les distractions quotidiennes et autres responsabilités peuvent nous faire oublier ou négliger des tâches mineures ou difficiles. C'est là que les listes de tâches peuvent être utiles. Tout comme les services de vidéoconférence en ligne, les listes de tâches numériques peuvent être plusieurs fois plus utiles que les listes de tâches écrites sur papier, car vous pouvez collaborer.

Les services de bloc-notes et de cloud que je décris dans la section précédente de ce guide incluent des listes de tâches intégrées qui peuvent être partagées et utilisées à des fins de collaboration. Springpad inclut même une fonction «Rappelez-moi» qui peut être ajoutée à n'importe quelle note ou liste de choses à faire dans vos blocs-notes, ainsi qu'une note d'alarme dédiée que vous pouvez définir pour recevoir des notifications dans votre e-mail. Ces fonctionnalités fonctionnent également avec les applications mobiles Springpad.

Wunderlist 2

Si vous recherchez une liste de tâches dédiée, multiplate-forme, en dehors des services de bloc-notes que je décris dans la section précédente, vous pouvez essayer Wunderlist 2. Wunderlist peut être consulté dans n'importe quel navigateur Web en ligne, et est disponible en téléchargement sur Mac, Windows, Android, iPad et l'iPhone.

Les fonctionnalités incluent:

• La possibilité de créer différents espaces de travail pour différents projets.
• La possibilité d'inviter vos contacts Facebook et Twitter, vos collègues et les membres de votre équipe à collaborer et à partager des listes de tâches.
• Vous pouvez créer des tâches récurrentes.
• Des alarmes peuvent être ajoutées aux tâches envoyées par e-mail et via des notifications intégrées à une application.
• Les tâches peuvent être favorisées.
• Les espaces de travail et les listes peuvent être sauvegardés et réutilisés pour des projets et des événements récurrents.
• Les listes et les tâches peuvent être associées à des mots clés tels que «réunion», «recherche», «courrier électronique», «contact», «rapport», «document», etc.
• Les espaces de travail incluent une vue détaillée qui liste les rappels, ainsi que des tâches récurrentes et des sous-tâches.
• La conception des espaces de travail peut être personnalisée.
• Les comptes Wunderlist sont sécurisés en utilisant le cryptage SSL 128 bits sur HTTPS.
• Les espaces de travail incluent une fonction Notes autocollantes.
• Les extensions de navigateur Web peuvent être utilisées pour ajouter rapidement des tâches à votre compte Wunderlist.

Caractéristiques non incluses:

• Vous ne pouvez pas importer de documents et d'autres médias dans les tâches et les espaces de travail Wunderlist.
• Il n'y a pas de fonction de messagerie instantanée pour les discussions en ligne.
• Les images ne peuvent pas être ajoutées aux tâches et aux notes.
• Il n'y a pas d'intégration avec d'autres services comme Evernote, Dropbox ou Google Drive.

Gardez à l'esprit que Wunderlist est un service distinct en plus des autres services en ligne que vous et votre équipe pouvez utiliser. Si, par exemple, vous utilisez Google Hangouts ou LiveMinutes pour des réunions en ligne, il peut ne pas être judicieux d'ajouter un service distinct comme Wunderlist. Il serait probablement préférable d'accéder à autant d'outils possibles sur une même plate-forme. Cela étant dit, si vous aimez vraiment Wunderlist, je pense qu'il pourrait certainement être utilisé comme un outil de planification de projet primaire.

Kanban2Go

Kanban2Go est une autre application Web de gestion des tâches qui est un excellent outil pour travailler lors des réunions de vidéoconférence en ligne, en raison de son orientation très visuelle et sa facilité d'utilisation.

Les fonctionnalités incluent:

• Plusieurs cartes de gestion de tâches peuvent être créées pour différents projets.
• Les tâches peuvent être déplacées / déplacées depuis la liste des tâches à faire d'une fiche, jusqu'à «En cours» et «Terminé».
• Les membres de l'équipe peuvent être invités à collaborer à bord des tâches.
• Des alarmes peuvent être attachées à chaque tâche.
• Les tâches peuvent être marquées et filtrées par des tags.
• Un statut de mise à jour peut être ajouté aux tâches.
• Les tâches peuvent être exportées vers iCal ou le calendrier Google.
• Les tâches peuvent être partagées via Evernote et les liens vers les forums peuvent être partagés avec Twitter.
• Les conseils peuvent être reliés au public ou gardés privés.
• Les conseils sont consultables.

Caractéristiques non incluses:

• Vous ne pouvez pas importer de documents et d'autres supports dans les cartes Kanban2Go.
• Il n'y a pas de fonction de messagerie instantanée pour les discussions en ligne.
• Les images ne peuvent pas être ajoutées aux tâches et aux notes.
• Il n'y a pas d'intégration avec d'autres services tels que Facebook, Dropbox ou Google Drive.

4. Préparation et tenue des réunions

D'après mon expérience, le plus grand défi à la tenue de réunions en ligne n'est pas tant d'utiliser les logiciels et les outils en ligne, mais plutôt de planifier et de tenir des réunions et de les rendre aussi productives que possible. Chaque fois que j'assiste à une réunion, en ligne ou hors ligne, où il n'y a pas d'agenda ou d'animateur désigné, je sais à peu près que rien ne sera fait. Une réunion mal planifiée peut être un énorme gaspillage de temps, surtout lorsque les participants ne sont pas conscients de leurs propres rôles et responsabilités pour rendre une réunion productive. La plupart des gens aiment parler et socialiser pendant les réunions, mais ils se plaignent souvent que les réunions sont une perte de temps. Cependant, si les participants à la réunion comprennent et utilisent des stratégies pour tenir des réunions efficaces, les réunions peuvent être très utiles pour faire avancer les choses, en particulier lorsque vous travaillez en collaboration.

Il existe plusieurs excellents livres sur la planification et la tenue de réunions efficaces que je recommande:

• Comment faire fonctionner les réunions, par Micheal Doyle et David Straus
• Les réunions ennuyeuses sucent: obtenez plus de réunions ou sortez de plus de réunions, par Jon Petz
• Rencontrez l'excellence: 33 outils pour diriger des réunions qui donnent des résultats, par Glenn Parker et Robert Hoffman

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Je réalise que les livres sur la tenue de réunions efficaces ne figurent pas en haut de votre liste de lecture, mais si vous participez régulièrement à des réunions, ou que vous êtes responsable de les planifier, lire et utiliser les méthodes expliquées dans au moins un des livres ci-dessus utile. Cependant, n'oubliez pas que même si vous, en tant que planificateur de réunions, comprenez ce qu'il faut pour tenir des réunions efficaces, vous ne tenez pas de réunions avec vous-même. Les membres de votre équipe, votre comité et votre organisation doivent également connaître et mettre en œuvre des pratiques de réunion productives. Les réunions reflètent généralement la force et l'efficacité globales d'une entreprise, d'une organisation ou d'un groupe.

Ce qui suit est un aperçu de la planification et de la tenue de réunions efficaces. Si vous trouvez que vos réunions ne sont pas productives comme elles devraient l'être, vous devriez, à un moment donné, tenir une réunion avec votre groupe afin de discuter de la façon de rendre la réunion plus productive.

Préparation à la réunion

Vous savez sans doute que toutes les réunions efficaces comprennent généralement un facilitateur qualifié, quelqu'un qui sait comment faire avancer l'ordre du jour et garder les gens concentrés. Mais des réunions efficaces nécessitent également une préparation. Vous - ou une personne de votre équipe - devez assumer la responsabilité de la planification des réunions, ce qui comprend l'heure et le lieu de chaque réunion, l'élaboration des ordres du jour et l'envoi des documents et autres ressources qui seront couverts lors des réunions.

Je trouve que les réunions efficaces se déroulent mieux le jour et l'heure prévus. Les réunions hebdomadaires ou bimensuelles sont très utiles pour développer la participation et la cohésion du groupe, et si les réunions sont planifiées et tenues de manière cohérente, elles devraient devenir plus faciles à gérer et devenir plus productives.

Paramètre d'agenda

Vous devriez certainement créer un agenda standard pour vos réunions, qui devrait inclure les éléments et sections suivants:

En-tête de réunion:

• Date de la réunion
• Heure de début de la réunion
• Heure de fin de la réunion
• Lieu de réunion
• But de la réunion
• Liste des participants
• Liste des documents de référence de la réunion (le cas échéant)

Points de l'ordre du jour

• Pour chaque article, énumérez ce qui suit:
• Titre ou sujet
• Brève description du sujet
• Personne responsable de l'article (responsable)
• Durée de l'article
• Liste des documents de référence liés à l'article (le cas échéant)

Source : MyCommittee

Les points de l'ordre du jour doivent pouvoir faire l'objet d'une action, p. Faire un remue-méninges pour le plan de marketing révisé; Approuver le budget trimestriel.

L'une des raisons pour lesquelles j'aime utiliser MyCommittee est qu'il inclut un modèle pour définir les agendas, et tout ce que je dois faire est de cocher et décocher les éléments dans le modèle pour chaque nouvelle réunion, et ajouter de nouveaux éléments si nécessaire. Dans MyCommittee, votre ordre du jour peut être transformé en un formulaire minute avant le début de la réunion. Le préposé aux procès-verbaux consigne les notes, les tâches et les affectations au cours de la réunion et prépare les procès-verbaux sous forme de rapport à soumettre à l'examen des participants du groupe.

L'ordre du jour d'une réunion devrait être envoyé au moins 24 heures avant la tenue des réunions. Avec MyCommittee, les membres inscrits du site peuvent se connecter et voir l'ordre du jour avant la réunion. Ils peuvent ajouter des notes et des liens aux points de l'ordre du jour avant la tenue de la réunion.

Les ordres du jour doivent également indiquer qui est responsable de chaque point de l'ordre du jour. Les tâches et les autres responsabilités devraient être réparties entre les participants du groupe afin que tout le travail ne tombe pas sur une ou deux personnes.

Rencontrer les attentes Créer facilement des réunions en utilisant les attentes des réunions [iPad] Créer facilement des réunions en utilisant les attentes des réunions [iPad] Bien qu'aucun d'entre nous ne souhaite assister aux réunions, il existe heureusement un certain nombre d'applications utiles en ligne et mobiles, comme AgreeDo, qui facilitent la planification des réunions. Toutes les réunions réussies commencent ... Lire la suite et yaM, dont je discuterai plus en détail au chapitre 5. Avec ces applications, les agendas peuvent être partagés par courriel et sous forme de PDF. Voir la section sur les outils en ligne et mobiles pour d'autres recommandations.

Quelle que soit l'application que vous utilisez pour créer un agenda, vous devriez être prêt à le publier en ligne afin que les participants à la réunion puissent le voir pendant la réunion de vidéoconférence. Bien que les membres du groupe soient responsables d'avoir une copie du procès-verbal ouverte et accessible durant la réunion, cela ne fonctionne pas toujours de cette façon. De plus, si vos réunions incluent souvent des invités ou de nouveaux membres, vous voulez que l'ordre du jour soit affiché pour que tout le monde puisse le voir. Chacun des services de cloud que j'ai décrits dans ce guide propose un moyen de partager des documents rapidement en utilisant un lien URL assigné.

Facilitateur de réunion

Chaque réunion devrait avoir un facilitateur. Si un facilitateur n'est pas choisi, et qu'il n'y a pas d'ordre du jour, les réunions ont tendance à être socialisées, et pas assez. Bien que ce soit formidable si chaque membre devenait facilitateur à tour de rôle, j'ai trouvé qu'il est préférable qu'un ou deux membres ayant des compétences en facilitation fassent le travail, surtout si votre groupe est nouveau. Mieux encore, l'embauche d'un facilitateur professionnel pour des réunions spéciales est un bon investissement. Un facilitateur professionnel n'est bien sûr pas membre du groupe et peut donc être plus neutre lorsqu'il s'agit de conflits qui surviennent lors de réunions.

Un bon animateur encourage tous les membres à participer et tente de garder les participants concentrés sur un seul point à l'ordre du jour. Avec de plus grandes réunions de cinq participants ou plus, il est préférable que l'animateur reste un participant neutre et ne partage pas son opinion ou son opinion sur les idées ou les décisions prises. De cette façon, le facilitateur peut se concentrer sur la facilitation, et ne pas être happé par des arguments et des conflits. Un bon facilitateur protège également les individus et leurs idées contre les attaques. Les Secrets de Facilitation de Michael Wilikinson: Le Guide SMART pour obtenir des résultats avec des groupes, et le Guide de Facilitateur de Prise de Décision Participative de Sam Kaner (Jossey-Bass Business & Management) sont des livres utiles sur le développement des compétences pour une facilitation de réunion efficace.

Procès-verbal

Chaque réunion devrait comprendre un preneur de notes ou un archiviste, une personne chargée de prendre des notes sur les décisions et les tâches accomplies pendant la réunion, ainsi que de prendre des notes sur les noms des membres du groupe responsables de diverses tâches ou affectations. Si une réunion est plus grande que cinq participants, idéalement, l'enregistreur de réunion serait également un participant neutre, de sorte qu'il ou elle peut se concentrer sur être un enregistreur. Généralement, le rapport de minutes doit correspondre aux éléments de l'agenda. Avec MyCommittee et yaM, le formulaire de l'ordre du jour est transformé en un procès-verbal au début de la réunion.

Comme je l'ai décrit dans la section sur les outils de réunion, l'utilisation d'un formulaire de minutes est fortement recommandée pour des réunions efficaces. Je suggère MyCommittee ou yaM, car si votre groupe se réunit régulièrement, les rapports des minutes sont automatiquement archivés dans votre compte MyCommittee ou yaM. Lorsque les minutes sont complétées, vous pouvez envoyer un avis aux participants pour leur faire savoir qu'il est prêt à être révisé, ou dans le cas de yaM, le rapport des minutes est inséré directement dans l'e-mail envoyé directement aux participants.

Agreedo Agreedo: Écrivez et gérez votre réunion d'affaires Minutes Free Online Agreedo: Écrivez et gérez votre réunion d'affaires Minutes gratuitement en ligne Depuis plusieurs semaines, je cherche un site Web ou une application facile à utiliser qui me permettrait de garder et stocker les procès-verbaux des réunions. L'approche traditionnelle des documents texte n'est plus productive ... Read More est une autre source en ligne utile pour enregistrer les minutes, et si cela ne vous dérange pas de prendre des minutes avec l'iPad, quelques bonnes applications iOS (voir la section suivante) sont également utile pour créer et partager des rapports de minutes professionnels.

Une autre recommandation pour la prise de compte-rendu est d'inclure un point de l'ordre du jour pour la fin des réunions afin d'examiner les tâches et les tâches décidées lors de chaque réunion. L'enregistreur lit simplement et clarifie les tâches, les affectations et les dates d'échéance convenues. Le rapport final de la réunion devrait idéalement être complété et distribué dans les 48 heures suivant la réunion, alors que tout le monde en a à l'esprit.

Chronométreur

Idéalement, un facilitateur qualifié devrait être capable de suivre le temps alloué pour chaque point de l'ordre du jour, car lorsque votre groupe se réunit régulièrement, il est préférable de commencer et de terminer les réunions à temps. Un ordre du jour bien pensé devrait inclure le temps nécessaire pour chaque point de l'ordre du jour, mais le facilitateur devra généralement réviser et réajuster le temps au fur et à mesure que la réunion progressera. Pour les réunions avec plus de 10 participants, assigner quelqu'un pour être un gardien de temps pourrait être utile pour l'animateur.

5. Outils de réunion en ligne et mobiles

Si votre groupe est dispersé géographiquement et / ou si les membres de votre groupe utilisent des systèmes d'exploitation différents (Windows, Mac OS X, Linux), vous avez besoin d'outils de réunion que tous les membres de votre groupe peuvent utiliser. Si vous utilisez un Mac et un iPad, cela peut poser un problème si vous utilisez des outils et des applications auxquels les utilisateurs PC et Android de votre groupe ne peuvent pas accéder pendant les réunions.

D'un autre côté, certains outils et applications de réunion en ligne ne sont pas toujours aussi riches en fonctionnalités ou aussi faciles à utiliser que les applications de bureau. La même chose vaut pour les applications de tablette. Il existe plusieurs applications iPad impressionnantes pour l'établissement de l'agenda, la prise de notes et la planification de projet, mais l'utilisation de ces outils lors d'une réunion peut parfois être fastidieuse en raison de la taille de l'iPad. Si tous les participants de votre groupe utilisent le même appareil mobile, il est beaucoup plus facile de convenir des outils de réunion qui seront utilisés par tous les membres.

Dans ce chapitre, je recommande des outils en ligne pour la préparation des réunions, la définition des ordres du jour et la prise de notes. Les outils que vous utiliserez seront basés sur les besoins de votre groupe et sur le type d'appareils et autres services que vous utilisez. J'inclus également des liens vers des critiques d'articles de MUO qui fournissent plus de détails.

Remarque: les outils en ligne comme Evernote et Springpad dont je parle dans la section Planification de projet peuvent également être utilisés pour la planification et la tenue de réunions. Les outils décrits dans les sections suivantes sont spécialement conçus pour les réunions en ligne et les activités connexes. Bien que n'étant pas examiné ici, vous pouvez également avoir besoin d'autres outils en ligne lors de vos réunions; Ceux-ci comprennent un chronomètre, un tableau blanc en ligne et un calendrier en ligne dans lequel les réunions et les événements programmés peuvent être partagés.

AgreeDo

AgreeDo est un agenda en ligne et des minutes qui prennent des applications qui peuvent être partagées et collaborées à la fois publiquement et en privé. Chaque réunion que vous créez dans AgreeDo Agreedo: Écrivez et gérez vos minutes de réunion d'affaires pour Free Online Agreedo: Écrivez et gérez vos minutes de réunion d'affaires pour Free Online Pendant plusieurs semaines maintenant j'ai cherché un site Web ou une application facile à utiliser me permettrait de garder et de stocker les procès-verbaux des réunions. L'approche traditionnelle des documents texte n'est plus productive ... Lisez plus comprend les informations logistiques, l'heure de début et de fin de la réunion, la liste des participants et quatre types d'éléments de l'agenda: Info, Décision, Tâche, Sujet. Vous pouvez également joindre des fichiers à télécharger pour la réunion.

Pour chaque point de l'ordre du jour, le responsable des minutes peut ajouter le nom de la personne assignée ou responsable de cet élément, ainsi que la date d'échéance de la tâche ou de l'action.

Une fois l'ordre du jour créé, vous pouvez envoyer une invitation aux participants pour passer en revue et donner leur avis sur un programme planifié. Lorsque la réunion commence, l'enregistreur de réunion peut utiliser l'agenda pour ajouter des notes et des actions pour chaque élément de l'ordre du jour.

Toutes les réunions sont archivées dans votre compte Agreedo et peuvent être imprimées ou exportées au format Microsoft Excel CSV (UTF-8). Cependant, je recommande aux membres du groupe d'afficher simplement les minutes en ligne au besoin.

MyCommittee

MyCommittee est l'une des plus anciennes applications de réunion en ligne qui permet aux utilisateurs de créer des agendas et de les transformer en minutes. MyCommittee MyCommittee est le meilleur outil en ligne pour créer des agendas et des procès en ligne MyCommittee est le meilleur outil en ligne pour créer des agendas et des procès en ligne Les outils et ressources en ligne pour organiser des réunions efficaces sont très variés. Avec des sites tels que MyCommittee.com, vous pouvez réduire le besoin d'envoyer et de recevoir des courriels et de transmettre des documents pour en faire une synthèse ... En savoir plus consiste en un formulaire / formulaire de réunion standard qui inclut des informations logistiques; les noms des membres des groupes, des invités et des participants à la réunion; anciens et nouveaux points à l'ordre du jour; et la possibilité d'envoyer des invitations pour examiner et modifier les éléments de l'ordre du jour aux membres assignés qui se connectent à leur compte.

Chaque fois que vous créez un nouvel agenda dans MyCommittee, vous pouvez cliquer pour ajouter et ajouter des éléments d'agenda d'une réunion précédente, au lieu de devoir les taper de nouveau. Chaque élément de l'agenda comprend une zone de texte pour écrire une description de l'élément. Vous pouvez également ajouter des éléments d'agenda standard qui apparaissent pour chaque nouvelle réunion que vous créez.

Lorsque vous démarrez votre réunion, vous transformez l'ordre du jour en un formulaire de minutes, et l'enregistreur de réunion ajoute simplement des notes, des actions et des décisions au cours de la réunion.

MyCommittee inclut une fonctionnalité pour exporter les ordres du jour et les minutes au format PDF, mais au moment de la rédaction, cette fonctionnalité est boguée. Je suggère donc aux membres du groupe de se connecter au compte de groupe et de consulter les agendas et les minutes en ligne.

La conception de MyCommittee est devenue quelque peu démodée, et elle ne s'intègre à aucun des sites de réseautage social populaires, mais elle contient tous les éléments traditionnels pour créer des ordres du jour et des rapports de minutes en ligne.

yaM (Encore une autre réunion)

Un programme en ligne plus récemment développé et un outil d'application de minutes que vous devriez absolument jeter un coup d'oeil à yaM, qui signifie «Yet Another Meeting». yaM est similaire à MyCommittee, mais son design est beaucoup plus à jour, et il inclut des outils géniaux qui aident les participants à réfléchir, à analyser les produits et les coûts, et à s'intégrer aux comptes Cloud en ligne, y compris Dropbox, Google Agenda et Evernote. En tant qu'application web, yaM est similaire à Agreedo, mais il est beaucoup plus avancé sans paraître plus compliqué.

yaM vous permet de créer votre premier agenda de réunion dès que vous enregistrez un compte. La plate-forme comprend des fonctionnalités permettant de créer des points de l'ordre du jour, et d'attacher la durée et les personnes responsables de chaque point de l'ordre du jour. Votre ordre du jour peut être distribué aux autres membres par courriel ou par impression. Si les membres de votre groupe ont un compte yam enregistré, ils peuvent accéder et donner leur avis sur l'agenda créé dans yaM.

À son tour, vous utilisez votre agenda YAM pour prendre des minutes. Les minutes dans YAM sont constituées de quatre types de contenu: les notes, les éléments d'action, les fichiers joints et les entrées basées sur un ensemble d'outils d'aide à la décision. yaM permet même à plus d'un utilisateur enregistré dans une réunion de taper en même temps une entrée aux minutes en temps réel.

Là où yaM brille également, c'est sa collection d'outils de collaboration intégrés qui permettent aux membres de faire une analyse pro / con, une analyse de produit, des idées de remue-méninges ou de voter sur des décisions importantes. Il existe également un outil pour ce qu'on appelle une analyse SWAT, qui consiste à discuter et enregistrer les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces d'un projet, d'une idée ou d'une décision en particulier.

Comme dans le cas de l'ordre du jour, les procès-verbaux peuvent être diffusés par courriel, par des rapports imprimés ou simplement accessibles en s'inscrivant en ligne. yaM facilite l'archivage des agendas et des minutes, et permet de copier et coller de façon sélective les éléments de l'ordre du jour des réunions précédentes pour créer un nouvel agenda.

Si votre groupe ou votre comité est sérieux au sujet de l'utilisation des réunions pour collaborer et faire avancer les choses, vous vous devez de vérifier. Il vous permet de créer jusqu'à 10 réunions gratuites par mois, avec jusqu'à cinq participants par réunion. Un compte premium permet des réunions et des participants illimités, une interface personnalisable et un cryptage SSL pour 9, 99 $ par mois.

Doodle pour la planification des réunions

La planification des réunions peut devenir très fastidieuse, surtout lorsque vous rencontrez un groupe dont les membres sont dispersés géographiquement. Doodle vous permet de publier en ligne un événement ou une réunion Doodle supprime la frustration de planifier des réunions ou des événements Doodle supprime la frustration de planifier des réunions ou des événements Souvent planifier une réunion ou un événement pour un groupe de personnes à accepter peut être aussi frustrant et fastidieux que de trouver vos enfants perdus dans un centre commercial très fréquenté. L'application web de sondage en ligne, ... Lire la suite dans laquelle les invités peuvent choisir la date et l'heure auxquelles ils peuvent participer. Toutes les réponses individuelles seront affichées, et vous choisissez la date et l'heure qui conviennent le mieux à tout le monde. Les sondages peuvent être rendus publics ou confidentiels pour vous seul, l'administrateur à voir.

Pour plus d'outils en ligne, consultez les 10 meilleurs outils en ligne d'Angela Alcorn pour la coordination et les réunions de groupe 10+ Outils en ligne pour la coordination et les réunions de groupe 10+ Outils en ligne pour la coordination et les réunions de groupe Comment gérer un équipe de personnes qui sont dispersées géographiquement? Comment coordonnez-vous les fuseaux horaires internationaux? Le concept de travailler via Internet a commencé à se glisser dans le lieu de travail quotidien, ... Lire la suite.

6. Apps iPad pour les réunions

L'iPad et d'autres tablettes similaires sont devenus de plus en plus populaires pour accéder au Web, écrire, lire et stocker des documents et des ebooks, et utiliser d'innombrables applications mobiles qui nous aident à faire avancer les choses.

L'iPad est toujours la tablette la plus vendue et la plus utilisée. Il comprend un clavier à l'écran, mais vous pouvez également utiliser un clavier externe pour une saisie plus rapide. Presque tous les services que j'ai décrits jusqu'à présent dans ce guide peuvent être consultés sur l'iPad, via un navigateur Web mobile ou directement dans des applications conçues pour des services tels que Google+ (qui inclut également Google Hangouts), Google Documents, Evernote, Springpad et patate douce. L'iPad est très portable, léger et assez facile à naviguer.

Dans une interview, le PDG d'Apple Tim Cook a déclaré qu'il ne prévoyait pas de développer un iPad qui se transforme en un ordinateur portable. Mais cela n'empêche pas de nombreux utilisateurs d'iPad d'utiliser l'appareil comme un ordinateur portable ... Lire la suite, je ne le recommande pas fortement comme un appareil pour les réunions difficiles. Un ordinateur portable réel est beaucoup mieux.

Quelques inconvénients à l'iPad est que vous ne pouvez pas avoir plus d'une application ouverte sur l'écran à la fois. Il n'y a pas de gestionnaire de presse-papiers intégré pour stocker plusieurs extraits de texte. Et même si vous utilisez un clavier externe pour taper sur l'appareil, dans la plupart des cas, il ne sera pas aussi rapide et efficace que de taper sur un ordinateur portable.

Malgré ces inconvénients, il existe de nombreuses applications iPad créatives et très pratiques utiles pour la planification et la conduite de réunions. En fait, la plupart des applications suivantes que je décris feraient d'excellentes applications Mac et PC en raison de leur nouvelle approche pour aider les utilisateurs à produire des agendas et des rapports de minutes.

Un autre avantage pour l'utilisation de l'iPad est la plupart des applications dans l'iTunes App Store sont relativement abordables, allant en moyenne de 0, 99 $ à moins de 5, 00 $. Après avoir payé et téléchargé une application, toutes les mises à jour sont gratuites. Donc, si vous avez un iPad ou prévoyez d'en obtenir un, je vous recommande vivement de vérifier les applications suivantes pour voir si elles pourraient être des outils utiles pour vos réunions.

Réunions - Carnets de travail

Meetings (3, 99 $) est une application de minutes élégante et épurée pour l'iPad. Il est conçu pour enregistrer le titre, la date, l'heure et les participants des réunions. Il comprend également un espace pour la prise de notes et la liste des éléments d'action pouvant être regroupés par projet ou par date d'échéance. Bien que l'application puisse être utilisée pour créer des agendas, ce n'est pas le meilleur outil pour cela.

La force de Meetings réside dans le fait qu'il crée un rapport professionnel de vos minutes que vous pouvez partager via des copies imprimées, des courriels aux participants ou l'exportation en PDF vers Dropbox ou un compte de stockage en nuage Box. Vous pouvez gérer tous vos rapports dans des cahiers où ils sont répertoriés par la date des réunions.

Minute Taker

Minute Taker est une autre application élégante qui vous permet d'ajouter un titre de réunion, la date et l'heure, ainsi que de tirer les noms des participants de votre liste de contacts. Au fur et à mesure que la réunion progresse, vous ajoutez simplement des notes, des tâches et des devoirs. Lorsque vous souhaitez attribuer une tâche à un membre, vous pouvez simplement appuyer sur la liste des participants et ajouter son nom à la liste, ce qui réduit le besoin de taper des noms encore et encore. Chaque tâche peut également recevoir une date d'échéance et une étiquette.

Lorsque le compte-rendu des minutes est prêt, Minute Taker crée un fichier PDF conçu par des professionnels, comprenant les minutes de la réunion. La disposition multi-colonnes des rapports de minutes est si bien faite que les participants vont certainement les revoir.

Minute Taker fonctionne mieux pour les petits groupes, avec des tâches et des responsabilités très définies pour chaque réunion. C'est certainement une application iPad qui devrait être construite pour les ordinateurs Mac et PC.

Agenda Maker

Agenda Maker (0, 99 $) pour l'iPad et l'iPhone est l'une des rares applications de l'application iTunes consacrée à la création d'agendas pour les réunions, ateliers, conférences et événements. C'est utile si vous avez besoin d'élaborer un programme pour de longs agendas complexes où vous devrez peut-être déplacer des éléments et les ajuster dans la bonne séquence.

En réfléchissant et en triant les éléments du programme dans Agenda Maker, vous réajustez et calculez le temps pour vous. Vous pouvez partager l'ordre du jour par courrier électronique, une page HTML ou en format PDF joint.

Pour le prix, l'Agenda Maker est un outil puissant et rapide qui est beaucoup plus utile que le brainstorming et le tri d'éléments de l'agenda dans un traitement de texte ou sur un tableau blanc. Ce serait encore mieux si cette application était une application de bureau ou en ligne.

Attentes réunion

Meeting Expectations est une autre application de création d'agenda qui peut, à la rigueur, être également utilisée comme un preneur de minutes. Cette application vous permet d'inclure le titre obligatoire, la date, l'heure et le lieu des réunions, ainsi que d'ajouter des participants à partir de votre liste de contacts.

J'aime la façon dont les attentes des réunions créent facilement des agendas de réunion en utilisant les attentes de réunion [iPad] Bien que personne ne se réjouisse d'assister aux réunions, il existe heureusement un certain nombre d'applications utiles en ligne et mobiles, comme AgreeDo, qui facilitent la planification des réunions. Toutes les réunions réussies commencent ... Lire la suite inclut un champ Objectif, qui ne doit pas être négligé. Chaque réunion doit avoir un but clairement défini, et en indiquant que le but dans l'ordre du jour aide à rappeler aux participants pourquoi la réunion est tenue.

Au fur et à mesure que vous créez votre agenda, Meeting Expectations réajuste également et calcule l'heure, de sorte que vous n'avez pas à le faire manuellement. Il comprend également des préréglages de l'ordre du jour pour prendre des pauses.

Lorsque votre ordre du jour est terminé, il peut être envoyé par courriel aux participants.

Conclusion

Allez-y et rencontrez

Les outils et services pour tenir des réunions en ligne continueront à croître et à s'étendre, et ils répondront à de nombreux besoins et défis auxquels les utilisateurs sont confrontés lorsqu'ils travaillent sur des projets et trouvent des moyens de mieux communiquer en ligne. Au moment d'écrire ces lignes, par exemple, Google a ajouté un nouvel outil appelé Keep à ses services Google Drive; et Springpad publiera une version 4.0 de ses services de bloc-notes qui promet de rendre encore plus facile la création et la gestion de documents, de signets et d'autres ressources. De même, Evernote révise actuellement son service de cloud computing et a lancé un service d'entreprise qui permet aux entreprises et aux organisations de sauvegarder et de rechercher tous leurs documents en ligne afin qu'ils soient facilement accessibles aux employés et aux membres.

À cet égard, MakeUseOf.com continuera à publier des articles et des critiques sur les meilleurs services et applications en ligne gratuits et abordables disponibles pour la planification et la tenue de réunions en ligne, et la planification de projets.

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