Intellinote est un outil de gestion de projet, de collaboration et d'organisation tout-en-un Intellinote: Mettez vos tâches, fichiers, messages et réunions en ligne en un seul endroit Intellinote: Mettez vos tâches, fichiers, messages et réunions en ligne en un seul endroit gérer, collaborer et mieux communiquer avec votre équipe, vos collègues et vos clients grâce à un mélange complet de partage de fichiers, d'organisation et de clavardage vidéo et texte en temps réel. Lire la suite pour les entreprises, les propriétaires, les gestionnaires et les professionnels. Il peut être utilisé pour stimuler la productivité, stimuler l'engagement des employés ou des clients et réduire les coûts d'exploitation tout en le faisant.
La plateforme s'articule autour d'un système d'espaces de travail individuels qui offrent un niveau d'accessibilité vertical aux employés, aux membres de l'équipe et même aux clients qui ont besoin d'un accès, sans être une distraction pour ceux qui ne le font pas.
Bien qu'Intellinote soit relativement simple à mettre en place, l'utilisation efficace de toute plate-forme repose sur le fait de savoir exactement comment l'utiliser au mieux. Nous avons mis au point quelques scénarios d'utilisation dans le monde réel où les équipes commerciales et les employés qui collaborent régulièrement peuvent bénéficier des services offerts.
Gérez votre entreprise pour de meilleurs résultats avec Intellinote
Capturez tout (à peu près)
En tant que plate-forme collaborative, Intellinote cherche à remplacer plusieurs plateformes et outils fragmentés par une solution unique. Pour ce faire, il utilise des espaces de travail personnalisables - des concentrateurs prêts à l'emploi pour la gestion des notes, des discussions et des tâches. Chaque espace de travail peut être utilisé pour créer ces éléments et il n'y a aucune limite au nombre d'espaces de travail que vous pouvez créer.
Notes, Tâches et Discussions sont les supports fourre-tout pour tout ce qui concerne votre organisation. Que vous souhaitiez partager et collaborer sur des recherches, organiser des sessions de brainstorming entre différents départements ou assigner différentes tâches et différents rôles à différents membres de votre équipe, Intellinote peut le faire.
Les exemples du monde réel ne sont pas difficiles à imaginer: plutôt que d'envoyer un e-mail chaque fois que vous modifiez une politique, il suffit de garder une note pertinente à jour et d'y affecter des membres de votre équipe. Créez un espace de travail uniquement pour vos sessions d'idées de groupe et publiez les résultats dans une nouvelle note à chaque fois. Utilisez-vous un tableau blanc pour faire circuler des idées dans une pièce? Prenez une photo et attachez-la à la discussion pertinente pour la garder en sécurité. La liste est pratiquement infinie.
Lorsque vous visitez un espace de travail, vous êtes toujours prêt à ajouter du contenu en utilisant la zone «Ajouter une note rapide», commencez simplement à taper et appuyez sur Entrée pour capturer vos pensées. Pour les tâches ou les documents Google Drive, appuyez sur le bouton Ajouter nouveau.
De nombreuses organisations utilisent l'e-mail pour la discussion tout en s'appuyant sur des outils externes de gestion de projet et d'organisation, ce qui se traduit souvent par un recours excessif à l'e-mail pour prendre des décisions. Bien qu'il y ait toujours une place pour le courrier électronique dans la plupart des organisations, de nombreuses discussions prospèrent lorsqu'elles sont déplacées avec d'autres notes et pièces jointes pertinentes.
Un lieu pour tout travail lié
L'objectif principal d'Intellinote est donc d'être un référentiel organisé de ce qui est le plus important pour votre organisation, votre projet ou votre entreprise. Pour vraiment tirer le meilleur parti de la plate-forme, vous devez l'utiliser pour stocker absolument tout - et les espaces de travail sont la clé pour tout garder rangé et organisé.
L' espace de travail personnel permet même aux membres de votre équipe de créer leurs propres notes et tâches qui n'encombrent pas les espaces de travail des autres membres et qui sont privées à cet utilisateur. Un tel matériel a tendance à se retrouver dans des comptes personnels Evernote ou sur des applications de prise de notes sur iPad, plutôt que dans un lieu pertinent pour le projet ou l'entreprise elle-même. Avec Intellinote, chaque note peut être rapidement déplacée de l'espace de travail à l'espace de travail, ou éditée par d'autres membres.
Pour modifier l'affiliation d'un espace de travail d'un élément ou si l'élément peut être modifié par d'autres membres, sélectionnez-le d'abord, puis cliquez sur le bouton Informations, qui apparaît sous la forme d'un petit « i ». Vous pouvez ensuite modifier qui peut apporter des modifications en cochant la case Autoriser les membres de l'espace de travail à modifier ou cliquez sur le champ Espace de travail pour réaffecter l'élément ailleurs.
Les pièces jointes jouent également un grand rôle dans le système Intellinote, chaque note permettant aux utilisateurs de télécharger des fichiers depuis leur ordinateur ou leur compte Google Drive. En utilisant les applications mobiles (disponibles pour iOS et Android), il est même possible d'ajouter des photos - ou n'importe quel fichier sur votre appareil mobile - directement à partir d'un smartphone ou d'une tablette à une note.
Avec tout sous le même toit, il est surprenant de voir combien il est facile de réduire la quantité de courriels que vous envoyez lorsque vous pouvez simplement modifier une note ou commenter une tâche en ligne - après tout, chaque note, tâche ou discussion a son utilité. propre section de commentaire.
Être attaché est bon
Intellinote espère absorber tous vos fichiers lâches en offrant un environnement très convivial pour les fichiers liés au travail. Les notes, les discussions et les tâches peuvent tous contenir plusieurs fichiers, de même que les commentaires sur ces éléments. Ce qui aurait été un échange de courriels à propos d'une tâche devient une discussion axée sur le travail dans un environnement productif.
Cela vous permet de faire des choses intéressantes comme de discuter des versions révisées de produits avec des clients directement dans Intellinote lui-même, dans un espace de travail que vous avez créé spécifiquement pour ce client. À côté de cela, il ya beaucoup d'autres maquettes que vous avez peut-être déjà escomptées, des enregistrements de discussions, des procès-verbaux de réunions et des enregistrements de conférences téléphoniques tous spécifiques à ce client.
Intellinote est facturé comme référentiel pour tout ce qui touche au travail, car c'est ainsi que cela fonctionne le mieux.
Organisez et partagez tout avec du contexte
Gmail était la révolution dans le courrier électronique qu'Internet avait besoin en 2004, mais en fusionnant recherche efficace et organisation avec un espace apparemment illimité pour les messages électroniques, Google a créé quelque chose dont beaucoup d'entre nous dépendent maintenant pour les tâches liées au travail. Aussi essentiel que cela puisse être, le courrier électronique n'est pas la plate-forme idéale pour la collaboration, l'organisation ou la gestion de projet. Malgré la nécessité du courrier électronique pour de nombreuses années à venir, vous pouvez probablement déplacer la plupart de vos discussions vers une plate-forme plus appropriée et productive.
Si vous êtes habitué à Gmail ou à un compte de messagerie Google Apps, votre capacité à vous organiser est limitée au nombre de filtres que vous avez et aux termes de recherche que vous utilisez. Même si vous êtes particulièrement organisé et compétent pour trouver ce que vous cherchez, la boîte de réception est largement considérée comme un espace très désorganisé.
Une distraction fréquente, le courrier électronique coûte aux entreprises du monde entier des centaines de millions de dollars par an - ou, sur une note plus personnelle, des heures de votre journée autrement productive - donc il y a quelque chose à dire pour éviter autant que possible votre boîte de réception. L'utilisation du courrier électronique pour partager des idées, faire du brainstorming et même communiquer avec des clients ou des fournisseurs doit s'arrêter si vous voulez utiliser votre temps de manière optimale.
Organiser vos notes, tâches et discussions
Les deux éléments qui rendent Intellinote parfait pour organiser vos idées, tâches à faire et idées collaboratives sont les espaces de travail et les tags .
Les espaces de travail sont des concentrateurs spécifiques au contexte et peuvent être adaptés à tous les besoins actuels. C'est un outil organisationnel assez puissant, en particulier si l'on considère que chaque note, tâche ou discussion est liée à un espace de travail en particulier. De par leur nature même, les espaces de travail facilitent l'organisation en liant votre contenu à son contexte pertinent.
Ces éléments peuvent être partagés verticalement avec n'importe qui dans votre organisation ou, en ajoutant des utilisateurs à un espace de travail, vous pouvez vous assurer qu'ils voient tous les éléments pertinents qui y sont partagés. Cela se traduit également par un espace de travail moins encombré pour les membres qui n'ont pas besoin d'accéder à absolument tout. Et comme vous pouvez créer autant d'espaces de travail que nécessaire, les contextes peuvent varier énormément.
Créez des espaces de travail pour des services entiers, des projets individuels, des clients ou des fournisseurs et tout regroupement arbitraire dont vous avez besoin. Utilisez des espaces de travail temporaires pour les audits annuels qui peuvent être archivés jusqu'à ce que vous en ayez besoin, mais toujours accessibles depuis le même emplacement.
Sur chaque page Paramètres de l' espace de travail, vous trouverez une option pour Groupe d'espaces de travail. Cela offre un niveau d'organisation plus élevé que vous pouvez utiliser pour regrouper des projets dormants, des contrats terminés ou des espaces de travail archivés dont vous n'avez plus besoin. Vous pouvez créer autant de groupes que vous le souhaitez, il suffit de taper un nouveau nom dans la boîte.
Les espaces de travail sont déjà assez organisés, mais en utilisant les balises, il est possible de filtrer le contenu encore plus efficacement. Les balises existent dans les espaces de travail, y compris dans l' espace de travail personnel, et vous permettent de regrouper différentes tâches, discussions ou notes. Les balises sont conçues pour s'organiser à un niveau personnel, tandis que les espaces de travail aident à organiser tout sur une échelle beaucoup plus grande.
Suivez seulement ce dont vous avez besoin
Intellinote fournit un aperçu complet des espaces de travail dont vous êtes membre, avec des résumés par e-mail et des aperçus des activités pour vous tenir au courant des changements récents. Cependant, il peut y avoir des éléments que vous souhaitez suivre en priorité et dans cette situation, vous devriez suivre une note.
Pour suivre un élément, cliquez (ou appuyez sur) sur l'icône Suivre comme RSS. Les notes que vous avez suivies s'affichent sous Suivant dans l' espace de travail unifié.
Les éléments suivis sont, par défaut, filtrés par note, tâche et discussion. Il peut s'agir des éléments les plus importants sur lesquels vous travaillez actuellement pour les espaces de travail que vous fréquentez, ou d'une autre manière de suivre une note, une tâche ou une discussion sans avoir à vous abonner à l'espace de travail dans son intégralité.
Rendre les réunions utiles à nouveau
La technologie nous a permis d'avoir plus de réunions que jamais, alors pourquoi avons-nous l'impression que notre temps n'est pas utilisé à bon escient? Les réunions sont le fondement d'un travail de groupe efficace, mais trop souvent, elles deviennent des sempiternels frustrations qui occupent une grande partie de vos journées de travail. C'est pire quand vous considérez que ces événements impliquent souvent des tours de ping ping inefficace avant et après - vous seriez pardonné de ne plus jamais vouloir assister à une autre réunion.
La clé pour avoir des réunions en douceur est la planification, et cela implique de considérer ce que vous pouvez faire avant, pendant et après la réunion est terminée. Une grande partie de la misère associée aux réunions est due à la mauvaise gestion des ordres du jour, minutes - et la plupart du temps, ces matériaux sont enterrés dans les boîtes de réception plutôt que d'être facilement accessibles lorsque vous en avez besoin.
Il est même possible que vos réunions soient inefficaces et introduisent un élément de retard dans votre travail - créer des listes de choses qui doivent être faites plutôt que de simplement les faire, par exemple.
Rendre les réunions moins misérables
L'immédiateté de la plate-forme Intellinote la rend parfaitement adaptée à l'agitation des réunions. En tant qu'organisateur de réunion, vous pouvez créer une discussion dans l'espace de travail correspondant décrivant l'ordre du jour de la réunion, qui sera automatiquement visible par tous les membres du département concerné.
Un tel agenda devrait définir des objectifs comme des sujets qui nécessitent une discussion, tout en prenant des suggestions de votre équipe en utilisant la capacité d'Intellinote à commenter tout. Si vous avez des propositions, des documents, des images, des maquettes ou d'autres fichiers à distribuer, vous pouvez le faire simplement en les attachant à votre note.
Cliquez sur le petit bouton "information" sur une note pour modifier sa visibilité et permettre aux autres membres de votre équipe de l'éditer également.
Intellinote peut être utilisé lors de votre réunion pour créer et assigner des tâches directement aux membres de votre équipe. Au lieu de créer une liste de choses à faire une fois votre réunion terminée, vous pouvez commencer à organiser votre équipe immédiatement - créer de nouveaux espaces de travail à la volée pour votre nouveau projet, démarrer des discussions pour des éléments hors sujet qui apparaissent en postant de nouvelles conversations aux départements concernés ou utiliser les prouesses organisationnelles de la plate-forme pour se référer rapidement aux agendas, objectifs et comptes-rendus des réunions passées.
Les minutes sont un mal nécessaire que même les enregistrements audio ou vidéo ne peuvent pas remplacer. Tout en tapant vos minutes directement dans Intellinote ne rendra pas le processus plus agréable, la possibilité de partager instantanément les fruits de votre travail collaboratif avec le groupe de personnes concerné est inestimable. Même si vous ne présidez pas la réunion, l' espace de travail personnel d'Intellinote vous fournit un emplacement ciblé et axé sur le travail pour vos propres notes.
Et une fois que vous avez tenu votre réunion, Intellinote facilite le suivi des tâches que vous avez assignées (ou assignées), des questions soulevées, des discussions hors sujet qui ont été déplacées ailleurs et fixez une date et une heure pour votre prochaine réunion d'équipe. .
Équipes à distance? Gardez-les dans la boucle
Intellinote permet de rester connecté que ce soit pour des voyages d'affaires occasionnels ou de rester en contact avec des employés qui sont régulièrement hors du bureau pour des périodes de temps déterminées. Il peut également gérer des équipes composées entièrement de télétravailleurs permanents disséminés dans le monde entier, que vous n'avez jamais rencontrés face à face.
Le télétravail peut être un travail solitaire, mais si vous faites partie d'une équipe, cela peut être encore pire. il y a un réel danger de se sentir aliéné et hors-la-boucle alors que les progrès continuent en votre absence. Bien que le courrier électronique soit un moyen de rester en contact avec vos collègues, il ne vous donnera probablement pas l'impression d'avoir le pouls. C'est aussi un moyen incroyablement inefficace et distrayant.
Les gestionnaires et les autres travailleurs liés au bureau doivent également rester en contact avec les télétravailleurs. Internet a éliminé de nombreuses restrictions et frontières, mais a également introduit des obstacles à surmonter - comme l'organisation d'une équipe, la collaboration sur des projets, la discussion d'idées, l'assignation de tâches et la myriade d'autres choses qu'Aintinote peut vous aider.
L'importance de se sentir connecté
En plus d'être une plate-forme axée sur le travail conçue en pensant à la collaboration, Intellinote est accessible depuis n'importe quel navigateur Web et sur la plupart des appareils mobiles. Rester en contact pourrait signifier utiliser n'importe quel navigateur Web disponible, ou lancer une application sur votre iPhone, iPad ou appareil Android.
L' espace de travail unifié attire l'attention des employés sur les éléments pertinents des autres espaces de travail, ce qui facilite le «rattrapage» ou le suivi des développements en cours de voyage. Les tâches sont classées sous celles que vous avez à compléter et celles que vous avez définies, et chaque espace de travail a son propre écran d' accueil qui fournit un aperçu utile des modifications, ajouts, commentaires et autres activités récents.
Alors que vous seriez normalement submergé de courrier électronique pour chaque petite requête, tâche ou requête en dehors du bureau, Intellinote fournit des concentrateurs contextuels pour les tâches liées au travail. Non seulement cela ralentit le flux de courriels, mais il concentre les employés et contient des discussions. L' espace de travail unifié regroupe ces discussions en un seul domaine, vous permettant ainsi de consacrer du temps à communiquer avec votre équipe sans avoir recours au courrier électronique.
Les travailleurs à distance trouveront également la possibilité de suivre des Notes, des Tâches ou des Discussions individuelles pendant leur absence. La fonctionnalité permet aux utilisateurs de garder des documents spécifiques à portée de main sans se noyer dans tout le reste, en concentrant l'attention là où elle doit être en supprimant les distractions.
Même si un voyage exigeant vous place dans un fuseau horaire différent de celui de vos collègues, Intellinote ne dort jamais - une méthode de travail asynchrone qu'exigent nos exigences du 21ème siècle, qui nécessitent une solution du 21ème siècle comme Intellinote pour atteindre son plein potentiel.
Se connecter
Il existe une application iOS universelle pour iPhone et iPad, ainsi qu'une application Android récemment lancée qui tire également parti des écrans de plus grande taille. Ces deux applications ressemblent beaucoup à l'application Web elle-même et vous pouvez faire à peu près tout depuis une application mobile que vous pouvez utiliser depuis un navigateur, à l'exception de la création de nouveaux documents Google Drive.
Un dernier avantage Les utilisateurs d'Intellinote bénéficient d'une approche entièrement basée sur un navigateur. Si la poussée vient à se faire sentir, vous pouvez prendre n'importe quel ordinateur portable, PC ou Mac et vous connecter via la page d'accueil d'Intellinote, aucun logiciel nécessaire.
Gestion des fournisseurs simplifiée
Comme nous l'avons discuté ad nauseum, le courrier électronique est souvent considéré comme l'épine dorsale de nombreuses organisations, entreprises et assemblées d'esprits productifs. Les fournisseurs - autrement connus comme fournisseurs, sous-traitants, amis ou simplement les personnes dont vous avez besoin pour vous occuper de choses qui auraient déjà dû être faites - ont aussi tendance à communiquer via cette méthode.
Garder la trace de ces discussions, accords, délais et tout matériel de support en utilisant uniquement le courrier électronique est difficile. Même si vous utilisez déjà des outils collaboratifs comme Google Drive pour les feuilles de calcul ou le partage de documents, vos discussions se déroulent probablement ailleurs et vous utilisez probablement un autre outil pour suivre les échéances et les tâches.
Résoudre les problèmes des fournisseurs
Il y a un moyen plus facile. En mettant en place un espace de travail pour ceux que vous avez besoin de traquer régulièrement, vous pouvez contenir tout ce matériel et utiliser un outil pour tout gérer. Les tiers ne devraient pas tarder à s'adapter à une nouvelle méthode de travail, et les avantages d'un point de vue organisationnel sont énormes.
Si vous commandez régulièrement un produit ou demandez un service, l'affectation d'une tâche à ce fournisseur en fonction de vos besoins précis permet aux deux parties de suivre facilement les arrangements en suspens. Plutôt que de recourir au courrier électronique, discutez des commandes directement dans Intellinote à l'aide des commentaires et il existe un enregistrement permanent des accords les plus importants. Vous pourriez même permettre à vos fournisseurs de vous créer et de vous assigner des tâches - de sorte qu'ils n'ont pas besoin de recourir à une communication fragmentée et à des suivis non plus.
Lorsqu'il s'agit de rechercher ces dispositions ou tâches à effectuer, une visite de l'espace de travail approprié ou une sélection dans Tâches attribuées dans l' espace de travail unifié facilite la tâche aux deux parties.
Les entreprises ont souvent des accords existants concernant les responsabilités, les hypothèses, les taux de rémunération ou les conditions générales. Les notes peuvent être utilisées pour stocker ces documents dans un environnement pertinent avant d'être marqués. Les discussions relatives aux Tâches ou aux fichiers attachés à Notes sont finalement organisées de manière logique, sous une plate-forme - pas trois ou quatre.
Utiliser des modèles aussi
Les modèles sont une autre partie d'Intellinote qui permet de se familiariser facilement avec les nouveaux espaces de travail. Plutôt que de configurer un nouvel espace de travail à chaque fois pour chaque nouveau fournisseur, prenez le temps de personnaliser un espace de travail unique que vous pouvez ensuite transformer en modèle. Les notes décrivant vos attentes, vos coordonnées et les discussions conçues pour lancer le processus peuvent toutes être déployées à l'aide de cette méthode.
Vous pouvez transformer un espace de travail en modèle en le visitant, en cliquant sur Paramètres, puis en cochant la case intitulée Autoriser l'utilisation de cet espace de travail en tant que modèle. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton Espace de travail de clonage qui apparaît ci-dessous pour effectuer rapidement des copies, et l'espace de travail apparaîtra également dans la liste des modèles.
Une fois que vous avez créé un espace de travail pour un processus d'entreprise particulier (comme la planification d'un événement), vous pouvez le transformer en un modèle afin que vos employés et les membres de l'équipe puissent facilement le suivre sans avoir à réinventer la roue.
Gardez vos clients à proximité
Intellinote n'est pas un outil complet de relations avec la clientèle, mais il peut assumer quelques-uns des rôles couramment associés à la pratique. En fonction de vos besoins et des besoins de vos clients, cela peut vous faire économiser sur le paiement d'une solution de CRM distincte et l'approche tout-en-un assure que les choses sont ce que vous attendez d'elles et qu'elles soient accessibles au même endroit.
Tout comme la gestion des fournisseurs est importante pour une entreprise qui consomme des produits ou des services, il est important de maintenir une bonne relation avec vos clients, et la clé de cette communication est souvent claire. Il est important d'être au courant de vos réponses, il est donc essentiel de pouvoir vous organiser.
Les discussions sont un excellent moyen de communiquer. Non seulement ils prennent en charge les pièces jointes et le formatage, tout comme les bons vieux courriels, mais ils sont liés à des espaces de travail pertinents et ne sont pas éparpillés dans les boîtes de réception. Il y a même une zone appelée Mes discussions sur l' espace de travail unifié qui vous permet de suivre facilement les conversations en cours.
En utilisant Intellinote de cette manière, votre client dispose d'une «base d'accueil» pour tout ce que vous lui fournissez, ce qui, nous l'espérons, lui fournira les outils dont il a besoin pour se sentir proche du projet. En même temps, vous avez un contrôle total sur l'environnement et les interactions de vos clients, ce qui vous permet de les signaler rapidement en créant des Notes, en partageant des fichiers, en vous assignant des tâches ou en démarrant simplement un nouveau sujet de discussion.
Habiliter vos clients
Créer des espaces de travail pour chacun de vos clients n'est pas difficile si vous prenez le temps de configurer un nouveau modèle, après quoi il suffit de quelques clics. Pour vos clients, le processus est tout aussi simple. il ne faut pas longtemps pour s'inscrire à un compte Intellinote.
Si vous voulez vraiment profiter de tout ce que vous offre Intellinote, encouragez vos clients à assigner des tâches. Demandez-leur de définir des dates d'échéance, d'écrire des descriptions complètes, d'ajouter des fichiers de support en tant que pièces jointes et d'utiliser les commentaires pour discuter de l'élément. Une fois la tâche assignée, les deux parties peuvent suivre la progression.
Les tâches assignées à moi et les tâches que j'ai assignées sections de l' espace de travail unifié, il est facile pour les individus de suivre les tâches indépendamment de l'espace de travail, utile lorsqu'il s'agit de plusieurs clients, périodes de l'année ou de rattraper son retard.
Naturellement, ce système fonctionne dans les deux sens, et si vous avez besoin d'informations supplémentaires, de paiement ou d'autre chose d'un client ou d'un client, créez simplement une nouvelle tâche et attribuez-la à la personne concernée. Tout est là où il doit être - dans l'espace de travail du client (ou du projet).
Gardez vos concurrents plus près
Il est impossible pour chaque entreprise de savoir à tout moment quelle est la concurrence, mais il est certainement possible de se faire une idée de ce qu'ils ont déjà accompli. L'évolution de votre stratégie d'entreprise en réponse à ce que font vos concurrents vous assure de rester frais et innovant, quoi que vous fassiez. Intellinote est prêt pour la tâche.
Suivre la présence de la compétition est une façon de suivre. Chaque mention que vous voyez sur les blogs, dans les documents publicitaires ou sur les médias sociaux peut être enregistrée dans une note que vous gardez sur cette entreprise, groupe ou individu. Partager cette note ou ajouter des membres de votre équipe à l'espace de travail en fait un effort de groupe. Vous pouvez même configurer des alertes Google et transférer des courriels concernant des concurrents directement à Intellinote.
Pour transférer un e-mail à votre compte Intellinote. envoyez simplement un e-mail à [email protected] depuis votre adresse Intellinote enregistrée et votre note sera enregistrée dans la section Mes notes de votre espace de travail personnel . Inclure #tag ou @ "Workspace" dans la ligne d'objet à des fins organisationnelles. Et, si vous ajoutez "+ task" à la ligne objet, votre note devient une tâche dans Intellinote.
Avec cette information qui circule dans Intellinote, vous pouvez commencer à étiqueter les notes pour les organiser par entreprise, les convertir en tâches et les assigner aux membres de votre équipe pour suivre et lancer les discussions pour formuler des réponses. La possibilité de convertir des éléments entre Notes et Tâches, de les affecter à différents membres de l'équipe et de collaborer à des études de marché vous aide à dresser un tableau complet de la concurrence.
La concurrence est bonne
Chaque entreprise doit répondre à la concurrence. Non seulement cela encourage l'innovation, mais cela garantit également que l'attractivité directe auprès des clients reste un élément clé de votre stratégie commerciale. Si vous perdez face à un concurrent, vous pouvez suivre et gérer votre réponse dans une note et suivre sans effort les tâches assignées aux membres de l'équipe.
Les discussions utilisées pour formuler des réponses à des campagnes concurrentes peuvent être utiles comme références la prochaine fois que vous êtes obligé de vous adapter. Les nouveaux membres de l'équipe peuvent instantanément avoir accès à une mine de connaissances sur les personnes auxquelles ils vont être en concurrence, et en tant que société, vous surveillez activement la concurrence et vous obtenez une image de plus en plus détaillée.
Imaginez que vous l'avez fait au cours des années. Non seulement vous auriez une liste des stratégies de vos concurrents sur une période donnée, mais une image vivante de la façon dont vous réagissez en tant que business à de telles menaces. Avoir accès à ce matériel facilite la critique de votre stratégie plus large, faire appel à des décisions antérieures réussies ou, mieux encore, éviter de faire deux fois les mêmes erreurs.
Déléguer efficacement
Il est hautement improbable que tous les membres de votre organisation soient en mesure de suivre toutes les avenues de la concurrence, mais vous voudrez probablement maintenir l'engagement élevé. En invitant tout le monde à contribuer à l'espace de travail, il est facile de noter des campagnes, des mentions ou des promotions.
Cela peut être extrêmement bénéfique pour votre organisation, mais vous pouvez aller plus loin. En déléguant des sociétés ou des domaines d'intérêt particuliers à des individus, ils peuvent utiliser l'outil Suivre pour rester au fait de ces éléments prioritaires tout en contribuant à la situation d'ensemble. Les éléments apparaissent dans leur espace de travail unifié sous Suivant, tout en étant également inclus dans les résumés de courrier électronique.
Comprendre Google Drive
Google Drive (anciennement Docs) propose une suite complète d'outils de collaboration en temps réel pour le traitement de texte, la tenue de dossiers, le traitement des données, les présentations et bien plus encore. L'avantage d'une solution de productivité abordable et éprouvée est compréhensible du point de vue d'un groupe ou d'une entreprise, mais cela signifie également que Google Drive est une plate-forme supplémentaire à laquelle vous devrez faire face.
Les avantages de l'une des plus grandes réussites de Google l'emportent souvent sur les négatifs, mais les frustrations sont toujours là: un système d'organisation reposant sur des dossiers, des commentaires qui apparaissent en ligne et difficiles à suivre et le sentiment de fragmentation ajouter un autre produit à votre suite d'outils métier.
L'association de ces documents avec les membres de l'équipe et le département implique souvent le partage d'URL, des erreurs et des conversations «Vous avez besoin d'autorisation pour accéder à cet élément» dans un document difficile à suivre et encore plus difficile à suivre. Intellinote est le lien contextuel utilisé pour conserver vos documents Google Drive dans leurs contextes pertinents.
Résoudre le problème Google Drive
Tout simplement, Intellinote fournit une interface utilisateur contextuelle pour votre contenu Google Drive, en organisant vos documents collaboratifs avec les Notes, Tâches et Discussions existantes. Vous n'avez même plus besoin de visiter Google Drive, car vos documents apparaîtront dans les espaces de travail correspondants, ce qui signifie que vous n'avez pas non plus à gérer le système de dossiers désordonné de Google.
Google Drive pose également des problèmes aux utilisateurs en ce qui concerne plusieurs comptes: à moins que vous n'utilisiez un navigateur avec plusieurs profils, vous devrez changer de compte chaque fois que vous voudrez accéder à un document. Toutefois, si vous connectez Intellinote à votre compte «professionnel», vous pouvez accéder aux documents de votre entreprise sans avoir à vous déconnecter de votre Google Drive personnel.
Déplacez les discussions hors des documents et dans l'espace de travail, en les rendant instantanément consultables et toujours disponibles depuis un emplacement. Créez de nouvelles versions d'idées en téléchargeant et en joignant des fichiers, en surmontant les problèmes d'autorisation ou en doublant les problèmes de fichiers.
Le contenu de vos documents Google Drive vous aide à fournir un contexte, avec des tâches et des notes sur les documents de support ou des informations pertinentes, à côté de vos feuilles de calcul et de vos présentations Google. Les discussions prennent la relève des commentaires en ligne, ce qui permet aux membres de l'organisation de partager leurs idées au sein de l'espace de travail pertinent.
Enfin, si vous traitez avec des clients qui utilisent d'autres types de fichiers tels que .DOCX et .PDF, Intellinote permet de garder ces ressources sous la forme de pièces jointes sur Notes ou commentaires, à côté de vos propres documents Google. Intellinote est conçu pour garder tout ensemble, en un seul endroit.
Obtenez au travail!
Bien qu'il soit impossible pour n'importe quel produit d'être bon à tout, Intellinote est conçu pour être simple. Cela signifie qu'il est flexible et peut être adapté à toutes sortes de situations. En créant un système simple de Notes, Tâches et Discussions épinglé à des espaces de travail à usages multiples, il est possible de tout organiser; de départements entiers à des événements uniques.
Le tour de passe-passe d'Intellinote est l'organisation, qui, dans ce contexte, signifie plus que simplement déplacer quelques documents au bon endroit. Essayez de déplacer toutes vos discussions liées au travail hors de votre boîte de réception et directement dans les départements concernés. Partagez des fichiers avec vos supérieurs en les attachant directement à la tâche qui vous a été assignée. Plutôt que d'envoyer un courriel à propos de cette maquette ou de cette proposition, vous vous rendrez compte que commenter directement l'élément lui-même est une façon de travailler plus productive.
Une fois que vous avez réalisé cela, les alternatives ne semblent pas si désirables. Perdre du temps, de l'intérêt et de l'argent en s'appuyant sur le champ de recherche de Gmail n'est pas exactement un plan d'affaires.
Libre d'essai
Que vous débutiez dans une petite entreprise en démarrage et que vous souhaitiez créer votre entreprise sans les inconvénients d'utiliser le courrier électronique pour tout, ou que vous découvriez simplement comment votre organisation établie peut bénéficier d'un tel système; vous pouvez essayer Intellinote gratuitement (pour toujours) pour voir si elle correspond à vos besoins.
Des équipes de cinq personnes maximum peuvent créer jusqu'à dix espaces de travail avec deux gigaoctets de stockage par utilisateur pour le téléchargement de fichiers. Ces comptes de démarrage sont gratuits pour toujours et bénéficient d'une prise en charge complète de Google Drive, de l'accès mobile et de l'intégration des e-mails. Pour les startups particulièrement petites, Intellinote est essentiellement gratuit. La tarification professionnelle place Intellinote à 10 $ par utilisateur et par mois, avec 5 Go de stockage en nuage disponibles pour chaque membre et la possibilité de créer un nombre illimité d'espaces de travail.
Quels que soient vos besoins - que ce soit une entreprise ou autre - Intellinote permet aux individus corporatifs, techniques et créatifs qui ont besoin d'une solution puissante et collaborative de faire le travail.
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Crédits image: PlaceIt