C'est une compétence que peu de gens ont perfectionnée; les minutes de réunion parfaites.
C'est une histoire familière dans un monde imparfait. Vous travaillez sur un projet d'importance critique au travail. C'est une affaire interministérielle, avec toutes les politiques interministérielles douloureuses qui vont avec. Comme la date limite approche et que le projet n'est pas prêt, vous planifiez une réunion avec vos collègues. Après avoir défini un programme pour la réunion Créer facilement des programmes de réunion en utilisant les attentes de réunion [iPad] Créer facilement des programmes de réunions en utilisant les attentes de réunion Bien que personne ne se réjouisse de participer à des réunions, il existe heureusement un certain nombre d'applications en ligne et mobiles. comme d'accord, cela rend la tâche de planification des réunions plus facile. Toutes les réunions réussies commencent ... Lisez plus et deux heures de discussion fastidieuse, vous vous retrouvez avec un calendrier convenu et un plan d'action.
Et puis le calendrier convenu n'est pas respecté, et le plan d'action convenu n'est pas exécuté. Vous appelez avec colère vos collègues - "Qu'est-ce qui se passe là-bas? Ce n'est pas ce que nous avons convenu ". Ils sont catégoriques, ils font ce qu'ils ont promis. Ils sont convaincus que vous êtes celui qui a tort. Et malheureusement, il n'y a rien à contester leur version des événements. Vous n'avez pas pris de minutes.
Malheureusement, c'est l'une des compétences les plus vitales nécessaires pour le lieu de travail moderne. Ils vous permettent de créer un enregistrement établi des événements qui sont convenus par toutes les parties, vous épargnant des maux de tête plus loin sur la ligne. Voici comment vous prenez des minutes efficaces lors d'une réunion.
Ne prenez pas de minutes
Cela semble contre-intuitif, n'est-ce pas? Ceci est un article sur la façon de prendre des minutes efficaces, et je dis que vous ne devriez pas les prendre? Quelle folie est-ce?
C'est sacrément difficile de faire deux choses simultanément. Si vous essayez de suivre une conversation tout en prenant des minutes, vous allez probablement faire un mauvais travail d'au moins une de ces choses. Et rappelez-vous comment j'ai dit que les procès-verbaux sont censés représenter fidèlement les événements? Ils sont vraiment quelque chose que vous ne devriez pas gâcher.
Lorsque vous participez à une réunion, vous devez amener quelqu'un qui ne participera pas à la conversation et lui demander de prendre des minutes. Cela vous laisse à vous concentrer sur la conversation, et vous pouvez être assuré que les notes de réunion Collaborer et modifier des notes de réunion en temps réel avec Sync.in Collaborer et modifier des notes de réunion en temps réel avec Sync.in Chaque fois que vous devez travailler avec une équipe en ligne, ou même si vous avez juste à collaborer avec d'autres collègues qui peuvent travailler dans d'autres endroits éloignés, la capacité d'avoir quelque chose de visuel à regarder ... Lire la suite sera de bonne qualité. Si vous participez à une réunion en ligne (peut-être en utilisant WebEx ou Google Hangouts), pourquoi ne lancez-vous pas les fichiers audio Audacity Record avec les fichiers audio Audacity Record avec Audacity En savoir plus et enregistrez la conversation pour référence future?
Rappelez-vous les 5 W
Pensez à l'un de vos cours d'anglais à l'école primaire. Vous avez probablement écrit une histoire à un moment donné, et on vous a enseigné les "5 W". Pour vous rafraîchir la mémoire, ils sont «qui», «quoi», «quand», «pourquoi» et «où».
Quand vous y pensez, c'est ce que sont les minutes. Ils créent un récit sur quelque chose qui s'est passé, ou quelque chose qui va arriver. Et tout comme vous le feriez lors de la rédaction d'un rapport ou d'un article, vous devez ajouter des détails.
Donc, où vous pourriez avoir quelque chose comme ça.
Mettre à jour WordPress vers 3.7
Vous pourriez avoir quelque chose comme.
Ben Smith pour mettre à jour WordPress à 3.7 la semaine prochaine pour les correctifs de sécurité.
Beaucoup plus significatif, oui?
... Mais ne le prenez pas trop loin.
Personne ne se soucie que Ben Smith ne fasse que mettre à jour WordPress 3.7 la semaine prochaine parce que cette semaine il est en vacances à la Barbade avec sa femme et ses deux enfants, mais son animal de compagnie Chihuahua Gee-Fee reste dans les chenils locaux. Pourquoi le mettriez-vous dans vos notes?
Oui, il est important de prendre note de tous les détails importants. Être explicite est super important. Cela dit, ne prenez pas trop loin lorsque vous enregistrez des données qui ne profitent à personne.
Convenir des minutes
Donc, vous avez une réunion de trois heures. Quand il aura fini, rester dans la salle de conférence sera probablement assez bas sur la liste des choses que vous aimeriez faire. Vous êtes fatigué. Tu as soif. Les gens quittent le bureau et rentrent à la maison pour chauffer leurs lits et America's Got Talent.
Partez-vous? Non! Si vous avez écrit à la main vos minutes, vous allez les taper laborieusement. Une fois que vous les avez dans un format qui est vaguement utile, vous les envoyez par e-mail à chaque participant. Vous leur demandez de reconnaître qu'ils ont lu les procès-verbaux et qu'ils sont satisfaits du contenu.
Cela clarifie le rôle que chaque personne doit assumer, ainsi que ses responsabilités, et si quelqu'un a un désaccord avec le compte rendu officiel des événements, ils peuvent le corriger. Une réunion collaborative Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les petites équipes n'ont pas besoin d'applications d'entreprise coûteuses pour la collaboration. Voici six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données de votre équipe, la communication, et plus encore. Gratuitement. Lire la suite s'avère mieux à cause de cela.
Apprenez le raccourci
Selon la personne que vous demandez, la sténographie est soit un très bon moyen d'écrire les choses rapidement, ou c'est une forme de cryptage qui résiste même aux regards indiscrets de la NSA. Peu importe ce que vous en pensez, c'est une compétence utile à avoir dans votre arsenal de prise de notes.
Bien qu'il soit assez intimidant à regarder, sténographie n'est pas trop difficile à grok. Il remplace les constructions d'écriture courantes par des symboles et des abréviations, ce qui vous permet d'écrire des centaines de mots par minute. C'est ce que Kim Fletcher, président du Conseil national pour la formation des journalistes, a à dire à ce sujet.
Si vous avez une note sténographique, vous pouvez trouver la citation très rapidement. Vous allez avec un magnétophone ou un enregistreur numérique, et si vous avez passé une heure avec votre enregistreur, vous avez une heure de bande à passer, cela prend beaucoup de temps
Il existe de nombreux systèmes pour l'écriture sténographique, avec les systèmes alphabétiques (AlphaHand, etc) parmi les plus rapides tandis que Gregg Anniversaire, Gregg Anniversary Faire le procès-verbal: Comment prendre des notes efficaces au cours d'une réunion Faire le procès-verbal: Comment Prendre des notes efficaces pendant une réunion C'est une compétence que peu de gens ont perfectionnée; les minutes de réunion parfaites. L'enregistrement des événements vous évite des maux de tête plus loin sur la ligne. Voici comment vous prenez des minutes efficaces lors d'une réunion. Lire la suite, et New Era Pitman étant le plus rapide de la grappe. Jouez avec quelques-uns et trouvez-en un que vous aimez! J'ai trouvé que ce site est incroyablement utile pour décomposer les différences entre chacune des nombreuses méthodologies disponibles.
Structurez vos notes
Lorsque vous prenez des notes, doodlez-vous un flux de travail, ou allez-vous plein-Buzzfeed et le mettre dans une liste? L'efficacité de vos notes dépend entièrement de la manière dont vous structurez les informations que vous enregistrez.
Enregistrez-vous des étapes ou prenez-vous des notes sur les actions que les gens vont réaliser à l'avenir? Les points de balle pourraient être utiles ici. Faites-vous des enregistrements détaillés sur un événement qui a déjà eu lieu? Vous voudrez peut-être utiliser un style plus parical.
Se sentir arty? Une autre technique que vous pourriez trouver utile est la prise de note visuelle. Ici, vous ajoutez du contexte au texte en ajoutant de la couleur, des graphiques et des images. En ajoutant des illustrations, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires sans trop forcer vos notes.
Enfin, vous serez heureux de savoir qu'il existe des outils qui permettent de structurer vos notes. Microsoft a un tas de modèles Microsoft Word pour prendre des minutes dans une réunion. Ceux-ci ne sembleraient pas hors de propos dans un lieu de travail étouffant, «chemise et cravate», mais ont encore quelques éclaboussures de couleur. J'ai aussi pris pour utiliser SimpleNote Move Over TextEdit, Simplenote est maintenant disponible pour Mac Move TextEdit, Simplenote est maintenant disponible pour le Mac Si vous voulez juste ouvrir un outil d'écriture et commencer à écrire sans beaucoup de cloches et de distraction Sifflets, Simplenote peut être exactement ce que vous cherchez. Lire la suite pour mes minutes, en raison de son esthétique propre et de ses sauvegardes cloud intégrées.
Conclusion
Prendre des minutes est super simple, et c'est une compétence stratégique pour tenir des réunions efficaces que nous devrions tous maîtriser. Avez-vous des conseils pratiques pour prendre des notes lors des réunions? Faites-moi savoir dans les commentaires ci-dessous!
Crédit d'image: Mark Jensen John Benson dpstyles