Qu'est-ce que vous obtenez lorsque vous combinez deux semaines de vacances avec une vie professionnelle occupée? Un projet géant qui vous attend une fois que vous revenez à la maison - juste en passant au crible tous ces e-mails! Attendez - pourquoi ne pas activer le répondeur d'absence du bureau dans Outlook et automatiser certaines de ces réponses pour vous?
Ici, à MakeUseOf, nous avons couvert comment faire dans Gmail, comme les instructions de répondeur de vacances de Tina. Comment configurer un répondeur d'absence du bureau avant de partir en voyage Comment configurer un répondeur d'absence du bureau avant de continuer un voyage N'aimeriez-vous pas partir en vacances sachant que vous n'avez pas à vérifier votre e-mail? Si vous ne pouvez pas compter sur un assistant pendant votre absence, rendez-vous sur les listes à réponse préenregistrée dans Gmail. En savoir plus, et la méthode de Mark à l'aide d'un filtre d'e-mail Créer une réponse automatique par e-mail avec le nouveau filtre de Gmail Créer une réponse automatique par e-mail avec le nouveau filtre de Gmail En savoir plus. Le client que nous n'avons pas encore couvert est Outlook. Malheureusement, contrairement à Gmail, la version gratuite d'Outlook.com n'offre pas la fonction de réponse d'absence du bureau. Cependant, si vous avez Outlook 2010 et un compte sur un serveur MS Exchange - que de nombreuses entreprises fournissent aux employés - alors vous avez de la chance.
Utilisation du répondeur hors du bureau dans Outlook
Microsoft a rendu extrêmement simple la mise en place d'un système automatisé qui enverra des réponses instantanées à toute personne qui vous envoie un e-mail lorsque vous n'êtes pas au bureau. Peu importe que ce soit seulement pendant 24 heures ou pendant 2 semaines de vacances, vous pouvez configurer le client Outlook pour qu'il réponde exactement comme vous le souhaitez, et précisément pour le temps dont vous avez besoin.
Pour accéder à ces paramètres dans Outlook 2010, sous le bouton Logo Windows, sélectionnez Info. Ici, vous verrez un gros bouton qui lit "Réponses automatiques" avec une porte et une flèche.
Cliquez sur le bouton Réponses automatiques pour lancer l'outil Absence du bureau d'Outlook. La fenêtre pop-up que vous verrez est beaucoup plus avancée que vous ne le pensez. À première vue, c'est un moyen rapide d'activer "Envoyer des réponses automatiques" et tapez simplement une note rapide qu'Outlook enverra automatiquement en votre nom à toute personne qui vous envoie un e-mail. Tout utilisateur Google+ peut vous envoyer des courriels sur Gmail (Et voici comment Désactiver) Tout utilisateur de Google+ peut vous envoyer des e-mails sur Gmail maintenant (et comment le désactiver). À partir d'aujourd'hui, tout utilisateur de Google+ pourra vous envoyer un message sur votre compte Gmail. Pour envoyer un message, tout ce que vous devez faire est d'ajouter cette personne à votre Google+. Lire la suite .
Cependant, en y regardant de plus près, vous verrez qu'il y a beaucoup plus de fonctionnalités ici que ce qui vous vient à l'esprit.
Tout d'abord, vous pouvez définir une plage de dates spécifique pour activer la fonction de réponse automatique, de sorte que lorsque vous revenez de vos vacances, vous n'avez pas à vous soucier de vous souvenir de l'éteindre!
Vous remarquerez également qu'il y a deux onglets. Celui sur la gauche est de mettre en place une réponse automatique Ne me texte pas: Messages de réponse automatique de texte pendant que vous êtes occupé Ne me texte: Messages de réponse automatique de texte pendant que vous êtes occupé Lire plus seulement pour les personnes qui vous écrivent à l'intérieur de l'entreprise.
L'onglet sur la gauche est l'endroit où vous pouvez configurer une réponse spécifique pour toute personne qui vous envoie un e-mail de l'extérieur de votre société.
Configuration des règles de messagerie
Vous remarquerez au bas de cette fenêtre, un petit bouton apparemment insignifiant intitulé "Règles ..."
Ce bouton est en fait assez significatif car il vous permet de définir plus précisément comment Outlook répondra automatiquement en définissant des personnes spécifiques, des mots dans le sujet ou le corps, ou si l'e-mail a été envoyé directement ou par CC.
Vous pouvez créer des règles très spécifiques ici. Par exemple, vous pouvez créer une règle selon laquelle si votre mère vous envoie un e-mail, vous pouvez l'envoyer à un compte personnel que vous surveillerez pendant vos vacances (ou l'envoyer directement à la corbeille, en fonction de votre relation avec votre mère).
Cela devient encore plus intéressant lorsque vous cliquez sur le bouton "Avancé ...".
Ici, vous pouvez définir plus de détails sur les messages auxquels vous voulez répondre d'une manière différente de la réponse automatique standard. Vous pouvez choisir des messages au-dessus ou en dessous d'une certaine taille, quand ils ont été reçus, leur niveau d'importance et plus.
Créer un répondeur hors du bureau avec des règles de messagerie
Saikat a fourni quelques conseils sur l'utilisation des filtres Outlook Astuce MS Outlook: Comment organiser automatiquement les e-mails entrants MS Outlook Astuce: Comment organiser automatiquement les e-mails entrants Lire la suite avant, et Jack a fait la même chose pour Google, Hotmail et Yahoo dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook Comment configurer les filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook Le filtrage des e-mails est votre meilleur outil pour garder votre boîte de réception propre et organisée. Voici comment configurer et utiliser les filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook. Lire la suite . Si vous y réfléchissez, le répondeur d'absence du bureau est en fait une version alternative de ce que vous pourriez faire si vous cliquiez simplement sur Gérer les règles dans le menu Outlook.
À l'aide de l'Assistant de règles, faites défiler jusqu'à l'option pour vérifier les messages "reçus dans une plage de données spécifique".
Définissez cette période comme étant à partir du moment où vous partez en vacances, jusqu'au moment où vous prévoyez retourner à la maison.
Enfin, tout ce que vous avez à faire est de définir quelle réponse ou action vous voulez que la règle prenne quand les messages entrants répondent à ce critère, et vous avez essentiellement un répondeur d'absence!
Comme vous pouvez le voir, il n'y a aucune raison que vous ne puissiez pas répondre aux courriels même lorsque vous êtes en vacances! Tout ce que vous avez à faire est de prendre le temps de dire à Outlook comment vous souhaitez qu'il réagisse pour vous, et les gens vont penser que vous êtes aussi productif que vous l'avez jamais été, même si vous êtes assis sur une plage en sirotant une margarita.
De quelle manière créative utilisez-vous le répondeur Out of Office d'Outlook? Vous avez de bons conseils ou des histoires à raconter? Partagez-les dans la section des commentaires ci-dessous!
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