Mail Merge est comme un de ces vieux amis que vous n'avez pas appelé depuis des années. Sous-estimé et ignoré, jusqu'au jour où vous en avez vraiment besoin.
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Entrez votre Email Unlock Lisez notre politique de confidentialitéVous ne réalisez tout simplement pas son potentiel jusqu'à ce que vous ayez reçu le mandat de gérer quelques centaines d'invitations à la dernière minute. Peut-être, ils sont un tas d'invitations de mariage ou une alerte rouge à une apocalypse zombie imminente. Automatiser Office avec fusion et publipostage pour créer des étiquettes d'adresses professionnelles, des badges de nom, etc. Automatiser Office avec Fusion et publipostage pour créer des étiquettes d'adresses professionnelles, des badges de nom et bien plus encore Utilisez-vous toujours le copier-coller pour créer des étiquettes, des badges nominatifs ou des documents personnalisés? Laissez-nous vous montrer un outil d'automatisation Microsoft Office simple qui vous fera économiser des heures! Lire la suite .
Ne t'inquiète pas. Vous pouvez envoyer des courriels de masse personnalisés avec Microsoft Outlook 2016 en quelques minutes en quelques clics. Et sauvez la journée.
Quand devez-vous utiliser la fusion et le publipostage?
Avant de faire un bond en avant, la fusion et publipostage est utilisée lorsque vous voulez créer plusieurs documents qui sont fondamentalement identiques mais où chaque document contient des détails uniques. Les e-mails partagent le même format et le même texte et les graphiques le cas échéant. Par exemple, des invitations où le texte reste le même mais le nom, l'adresse ou même les bits du sujet sont uniques pour chacun.
Fusion et publipostage - contrairement à l'envoi d'un message à un groupe de personnes - fait de chaque destinataire du message le seul destinataire .
La meilleure utilisation que j'ai trouvée jusqu'ici pour eux - utiliser l'email de masse comme outil de recherche d'emploi avec des détails personnalisés pour chaque employeur.
La fonctionnalité de fusion et publipostage utilise deux parties:
- Le document principal constant (ici: Microsoft Word) où vous écrivez le corps de l'email.
- La source de données modifiable (ici: Contacts Microsoft Outlook) est généralement l'adresse et le nom du destinataire.
Ces deux sont "fusionnés". Avec Outlook faisant partie de la suite Microsoft Office, on peut utiliser cette fonctionnalité pour envoyer des mails en masse, chacun personnalisé pour un contact différent. Ce n'est pas du spam, bien que je suppose que dans de mauvaises mains, le publipostage peut être utilisé pour bombarder des tapis avec des emails non sollicités.
Microsoft Office vous permet d'utiliser différentes sources de données pour les détails d'adresse - par exemple, vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel Comment imprimer des étiquettes avec Fusion et publipostage dans Microsoft Word et Excel Comment imprimer des étiquettes avec Fusion et publipostage dans Microsoft Word et Excel utiliser le copier-coller pour créer des étiquettes, des badges de nom ou d'autres communications de masse personnalisées? Mail Merge, un outil d'automatisation Microsoft Office simple, vous permettra d'imprimer vos étiquettes en quelques secondes. Lire la suite ou même une base de données Access. Ici, vous utiliserez vos contacts Microsoft Outlook pour envoyer les emails.
Préparer votre pool de contacts pour la fusion et le publipostage
Alors, décomposons les étapes après le lancement de Microsoft Outlook.
1. Ouvrez Personnes pour afficher la liste de vos contacts.
Sélectionnez les contacts (CTRL + Clic) que vous souhaitez inclure dans la liste de diffusion personnalisée. Pour faciliter la gestion d'une liste énorme, utilisez les options de tri disponibles (cliquez sur la flèche déroulante à côté de Tous ). Pour le rendre plus gérable, vous pouvez trier par catégories via la même liste déroulante.
Remarque: Fusion et publipostage ne fonctionne pas avec les listes de distribution.
2. Sélectionnez Fusion et publipostage à partir du ruban> Accueil> Groupe d'actions .
3. Dans l'écran Contacts de fusion et publipostage que vous devriez voir maintenant, sélectionnez Seuls les contacts sélectionnés si l'e-mail personnalisé est destiné à un lot de contacts sélectionné. Sous la section Options de fusion ci-dessous, sélectionnez les paramètres suivants.
- Type de document: Lettres types
- Fusionner vers: Email
- Ligne Objet du message: La ligne d'objet ne changera pas pour tous les emails. Donc, suivez les règles pour faire ressortir la ligne d'objet Comment faire votre message électronique se démarquer dans une boîte de réception encombrée Comment faire votre message électronique se démarquer dans une boîte de réception encombré Avez-vous déjà envoyé un e-mail que vous pensiez important d'être répondu plusieurs jours plus tard, ou pire oublié? Certes, parfois c'est hors de votre contrôle, mais il y a des choses que vous pouvez faire ... Lire la suite dans une boîte de réception étranglée.
4. Cliquez sur OK, puis Microsoft Word lancera pour vous de composer le message personnalisé.
Ecrire le message personnalisé dans Microsoft Word
L'onglet Publipostage sur le ruban est visible à l'avant et au centre. Ici, vous voudrez commencer votre email de masse avec une ligne d'accueil personnalisée . Dans l'onglet Publipostage dans Microsoft Word, sélectionnez Ligne de félicitations .
Comme vous pouvez le voir, la boîte de dialogue a été pré-remplie le nom de M. Randall. Ceci est juste un espace réservé pour les noms de votre liste de contacts. Juste en dessous, vous pouvez vérifier un aperçu des noms de votre liste. Vous pouvez personnaliser les entrées avec les options données ici.
Notez que les champs de fusion proviennent des en-têtes de colonne de votre liste de diffusion. Donc, s'il y a une discordance, utilisez Match Fields pour vous assurer que la fusion reste précise. Si un champ que vous voulez indique "Non apparié", sélectionnez la liste déroulante pour ce champ, puis choisissez le nom de colonne correspondant à cette colonne dans votre liste.
Lorsque vous cliquez sur OK et quittez d'ici, un espace réservé pour la ligne de salutation (Cher Monsieur ...) est placé dans le document Word.
Rappelez-vous ceci: Vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans le document avec des champs supplémentaires.
Cliquez sur Insérer un champ de fusion. Ces données doivent être présentes dans votre source de données d'origine qui est dans ce cas, les informations de Contacts dans Microsoft Outlook. Les exemples incluent - adresse de maison, téléphone à la maison, titre du travail etc. Vous pouvez voir la liste complète quand vous cliquez sur la flèche de liste déroulante minuscule.
Formatez le message d'accueil. Pour formater la ligne d'accueil comme vous le souhaitez, mettez en surbrillance le champ entier, y compris les marques à chaque extrémité. Accédez à l'onglet Accueil et utilisez les paramètres de police. En outre, définissez l'interligne pour vous assurer que l'interligne correspond à l'espacement dans le reste de votre document.
Tapez le message maintenant
Le début du message est l'espace réservé <> et / ou tout autre champ que vous avez inséré à l'aide de champs de fusion supplémentaires. Composez votre message. Rappelez-vous, ceci est l'email de masse à son meilleur. Donc, assurez-vous d'utiliser toute l'étiquette électronique que vous pouvez rassembler.
Lorsque le corps de l'e-mail est terminé, cliquez sur Terminer et fusionner> Envoyer des messages électroniques .
La boîte de dialogue Fusionner vers le courrier électronique s'ouvre. Cliquez sur OK
MS Word fait ensuite le travail de poster automatiquement les emails en un éclair. Word envoie un e-mail individuel à chaque adresse. Vous ne pouvez pas utiliser d'autres destinataires CC ou BCC et vous ne pouvez pas ajouter de pièces jointes à l'e-mail.
Vous pouvez enregistrer le document que vous avez utilisé pour le publipostage, car il enregistre également le lien avec la source de données, c'est-à-dire les contacts. Lorsque vous ouvrez le document de fusion et publipostage, choisissez Oui lorsque Word vous invite à conserver la connexion.
Ajouter ce Timesaver à votre ensemble d'outils d'email
Une fois que vous avez compris, l'ensemble du processus prend à peine quelques minutes du début à la fin. Dans le même temps, il faut composer un email pour une seule personne, maintenant vous pouvez le faire pour un groupe. Peu importe la taille du groupe.
12 Raisons pour lesquelles les gens ignorent encore vos courriels 12 raisons pour lesquelles les gens ignorent toujours vos courriels Avez-vous souvent du mal à convaincre les gens de répondre à vos courriels? Nous vous montrons pourquoi les gens peuvent ignorer vos e-mails et comment les faire remarquer et réagir à votre message. En savoir plus pour utiliser le nom d'un destinataire comme message d'accueil. Il donne une touche plus personnelle à l'email. Quelque chose, un email CC-ed manque cruellement.
Ensuite, vous pouvez essayer le publipostage pour imprimer des lettres, des étiquettes et des enveloppes. C'est une technique puissante pour quiconque à apprendre et à utiliser.
Utilisez-vous la fusion et publipostage pour le courrier électronique? Ou, êtes-vous coincé avec l'habitude la plus commune de copie carbone (CC) et encore plus de copie carbone anonyme "anonyme" (BCC)? Partagez vos astuces de productivité pour Outlook 10 Conseils rapides pour vous améliorer dans Outlook 10 Astuces pour améliorer vos perspectives Outlook Utilisez-vous Outlook à son plein potentiel? Devenez un maître Outlook avec notre sélection de trucs et astuces moins connus et regardez votre productivité décoller. Lire la suite avec nous ci-dessous.