Les applications de listes de tâches sont à la mode ces temps-ci. La science a prouvé que les listes encouragent vraiment la productivité, et vous pouvez encore augmenter la productivité en utilisant des astuces comme rendre votre liste de choses à faire publique. Certaines personnes utilisent même leurs boîtes mail comme des listes de tâches.
Mais que se passe-t-il si vous avez essayé tout cela et que tout cela ne fonctionne pas?
Heureusement pour vous, méthodes de productivité alternatives 5 Nouvelles techniques de productivité Vous n'avez probablement pas entendu parler de 5 nouvelles techniques de productivité Vous n'avez probablement pas entendu parler Si vous êtes toujours à la recherche du meilleur moyen d'augmenter votre productivité, essayez l'une de ces Pomodoro et GTD. N'oubliez pas d'arrêter de regarder une fois que vous avez trouvé une solution «assez bonne». Lire la suite existe. Et si vous trouvez que les listes de choses à faire sont trop gênantes ou trop accablantes, alors nous vous recommandons d'essayer une technique ancienne mais efficace appelée Eisenhower Matrix .
Quelle est la matrice d'Eisenhower?
La matrice Eisenhower est une grille de 2 × 2 cases. La première ligne correspond aux tâches "Importantes" alors que la dernière est réservée aux tâches "Non importantes". Dans le même temps, la colonne de gauche est réservée aux tâches "Urgentes" tandis que la nouvelle ligne concerne les tâches qui sont "Pas urgent." Voici à quoi cela ressemble:
Pour la plupart des gens, les termes Important et Urgent sont synonymes, alors prenons un moment pour définir la différence entre eux:
- Important - Tâches qui contribuent à vos objectifs et valeurs à long terme, qu'ils soient personnels, professionnels, etc. L'importance est liée à la pertinence . Une façon de décider si une tâche est importante est de se demander: "Puis-je encore atteindre mes objectifs et rester fidèle à mes valeurs si je passe cette tâche?"
- Urgent - Tâches qui doivent être traitées avant la fin de la journée. Si votre horaire a plus de marge de manoeuvre, vous préférerez peut-être d'ici la fin de la semaine. De toute façon, l'urgence est tout au sujet du temps . Une façon de décider si une tâche est urgente est de se demander: "Quelle est la date limite pour cette tâche?"
Avant de pouvoir décider si une tâche est importante ou non, vous devez connaître vos propres objectifs et valeurs. Pour beaucoup, la progression de carrière est un objectif à long terme, donc les tâches directement liées à cela sont importantes. Ou si vous accordez le plus d'importance à la famille, il peut être important de rentrer à la maison à l'heure.
Mais comment une tâche peut-elle être urgente mais pas importante? Rappelez-vous que l'urgence ne concerne que le temps. Pensez à la date limite. Supposons aujourd'hui la Journée internationale du café et votre café local distribue gratuitement des cafés. Si vous n'en profitez pas aujourd'hui, l'occasion est perdue - mais le café gratuit n'a aucune pertinence pour vos objectifs ou vos valeurs à long terme. C'est urgent, mais pas important.
En utilisant ces définitions, il devient plus facile de décrire les types de tâches qui appartiennent à chacune des quatre cases. Nous pouvons même penser à la matrice de cette façon:
Pourquoi utiliser la matrice d'Eisenhower?
La matrice Eisenhower est simplement un moyen de hiérarchiser vos tâches .
Les listes de tâches sont excellentes pour suivre ce que vous devez faire, mais il n'est pas toujours facile de déterminer quelles tâches ont une priorité plus élevée. Personnellement, je n'ai jamais utilisé la fonctionnalité "Priorité" dans une application de liste de tâches, car je finis toujours par marquer tout comme "Haute priorité" - et quand tout est hautement prioritaire, rien ne l'est.
En outre, lorsque vous regardez une liste de choses à faire et que vous voyez 30 tâches empilées, comment décidez-vous de la tâche à accomplir? "Commencez par le plus facile", disent certains. "Non, commencez par le plus dur", disent les autres. Mais qu'est-ce qui est facile et difficile? Ce n'est jamais noir et blanc. Souvent, j'ai gaspillé 10, 15 ou même 30 minutes juste en essayant de choisir ma tâche!
C'est pourquoi la matrice Eisenhower brille. Contrairement à une seule liste de tâches, la matrice s'auto-priorise. Il vous indique quelle tâche gérer ensuite. Cela réduit la charge cognitive, car seules les cases Now et Later ont vraiment de l'importance. Et si vous êtes toujours craqué pour le temps, cela vous aide à voir quelles tâches vous pouvez passer.
En outre, la matrice a deux autres avantages mineurs. Premièrement, cela vous force à être plus conscient de chaque tâche. Au lieu de tout jeter dans une grande pile de choses à faire, vous décidez activement si les tâches valent votre temps à l'avance, en gardant votre liste de choses à faire. Deuxièmement, il vous rappelle constamment vos objectifs et vos valeurs.
Le seul problème est que la matrice Eisenhower peut être un peu difficile au début. En particulier, les nouveaux utilisateurs ont tendance à se faire trébucher par les boîtes Delegate et Trivial. Il y a une courbe d'apprentissage, alors passons par un exemple pratique de la façon de mettre en place une matrice, organiser des tâches et passer à travers une journée.
Comment utiliser la matrice Eisenhower
Même si la matrice Eisenhower est un carré de quatre cases, vous pouvez l'approcher en quatre listes distinctes: une liste Now, une liste Delegate, une liste Later et une liste triviale. Les deux listes urgentes viennent avant les listes non urgentes.
Je trouve que Trello est génial pour ça. Mettre en place un tableau pour chaque sphère de votre vie (par exemple personnel, professionnel, église, passe-temps) et mettre en place ces quatre listes dans chacun des conseils. Ou si vous n'avez pas beaucoup de choses, vous pouvez utiliser un tableau pour toutes les tâches. C'est à vous. Vous n'aimez pas Trello? Considérez ces outils Kanban alternatifs Au revoir, Trello! 5 outils de conseil Kanban gratuits au revoir Au revoir, Trello! 5 Outils de conseil Kanban gratuits alternatifs Trello est une application incroyable pour la gestion de projet et l'organisation de vos tâches. Mais il existe d'autres applications Kanban qui pourraient être idéales pour vos tâches. Parlons des meilleures alternatives Trello. Lire la suite .
Une fois que vos listes sont prêtes, vous pouvez commencer à ajouter des tâches:
Disons que vous êtes un employé de bureau traditionnel qui veut utiliser la matrice Eisenhower pour devenir plus productif au travail. Ce sera le scénario qui guidera le reste de cet exemple, mais il devrait être facile d'appliquer ces concepts autrement.
Qu'y a-t-il dans votre assiette pour aujourd'hui? Première chose qui me vient à l'esprit: le courrier électronique. Créons une tâche pour atteindre la boîte de réception zéro, ce qui est urgent (le courrier électronique devrait être vidé quotidiennement) et important (nous parlons des emails liés au travail ici):
Aujourd'hui, c'est le jour du bretzel au bureau et vous avez envie d'un bretzel gratuit avec les œuvres. Cela peut être urgent, mais ce n'est pas important:
Votre patron vous rappelle que le rapport de documentation du dernier projet de votre équipe est attendu à 16h00, ce qui est à la fois urgent et important:
Il vous rappelle également que la demande de budget de votre équipe pour votre prochain projet est attendue à la fin de la journée du vendredi. C'est important, mais pas urgent:
Le chef de bureau vient à vous et dit que les approvisionnements de papier et d'encre sont bas. Vous devez passer une commande dès que vous le pouvez - mais cela n'a pas grand chose à voir avec les objectifs ou les valeurs de votre carrière:
C'est le début de l'été (dans ce scénario) et le bureau devient trop lourd avec la saison des pluies. La productivité de tout le monde grimperait avec un bon déshumidificateur, sans parler de tous les autres avantages de la réduction de l'humidité 4 Bienfaits pour la santé de la température et de l'humidité à la maison Saviez-vous qu'il y a des avantages pour la santé? produits pour la maison? C'est vrai. Un ou deux achats intelligents pourraient considérablement améliorer votre qualité de vie à la maison. Lire la suite .
Vous faites une note pour en parler, mais ce n'est ni urgent ni important:
Et ça continue. Les réunions surgissent, la planification doit être faite, vous vous souvenez des choses que vous voulez faire, etc. Finalement, votre matrice (c'est-à-dire les listes) se remplira, et la meilleure partie est qu'elle est moins intimidante qu'une liste principale de tâches:
Chaque fois que vous êtes libre pour une autre tâche, commencez simplement à gauche et déplacez-vous à droite. Vous devriez tout aborder dans les listes Maintenant et Déléguer avant de vous occuper des listes non urgentes.
Si vous pouvez déléguer, abordez d'abord la liste des délégués et déchargez-en autant de tâches que possible. Ensuite, passez par la liste Now. Une fois que vous avez parcouru la liste Now, considérez votre journée comme un succès. Vous pouvez maintenant prendre de l'avance sur la liste Plus tard ou terminer la journée plus tôt.
Si vous ne pouvez pas déléguer, commencez par la liste Now. Si vous passez par la liste Now et que vous disposez de plus de temps, vous avez le choix: traitez la liste des délégués sous la forme d'une liste Now, prenez une longueur d'avance sur la liste Later ou terminez la journée plus tôt. En pratique, vous voudrez probablement alterner entre les tâches Delegate et Later.
À la fin de la journée, parcourez la liste des délégués et déchargez toutes les tâches dont les échéances ont été dépassées. Gardez ceux que vous pouvez encore faire. Sauvegardez-les pour demain.
Au début du jour suivant, parcourez la liste Later et décidez quelles tâches sont urgentes. Déplacez-les dans la liste Now. Faites de même pour la liste Trivial, sauf que ces tâches soient déplacées dans la liste des délégués. Ajoutez de nouvelles tâches qui surgissent tout au long de la journée. Rincez et répétez.
Quand les listes de tâches ne fonctionnent pas pour vous
Notez que vous pouvez modifier la matrice Eisenhower comme vous le souhaitez. Voici la solution de tri par courriel la plus décisive dont vous aurez besoin Voici la solution de tri par courriel la plus décisive dont vous aurez besoin Une solution de tri simple vous assurera vous êtes toujours au-dessus de vos messages électroniques. Vous n'avez besoin que de quatre étiquettes ou dossiers pour gérer votre boîte de réception et réduire le stress lié à vos e-mails. Lire la suite . L'ensemble du concept d'urgence / d'importance peut s'avérer utile dans tous les types de cas au-delà du travail et du courrier électronique.
Beaucoup de gens ont trouvé un grand succès avec la matrice Eisenhower. Mais si vous avez atteint ce point et que vous ne pensez pas que ça va aider, c'est bon. Continuez à chercher la méthode qui vous convient. Quand tout est dit et fait, la seule technique de productivité qui compte Le meilleur outil de productivité est celui que vous utilisez réellement Le meilleur outil de productivité est celui que vous utilisez réellement Dans un monde à la recherche de productivité, chaque application de productivité nouvelle et brillante promet quelque chose de nouveau. Mais perdons-nous quelque chose quand nous changeons trop souvent nos applications de productivité? Lire la suite est celle que vous utilisez réellement.
Trouvez-vous la matrice d'Eisenhower utile? Si non, quelle technique de productivité utilisez-vous pour rester organisé et en avance? Partagez avec nous dans les commentaires ci-dessous!
Crédit d'image: Amy Bull via Shutterstock.com