Comment imprimer une feuille de calcul Excel sur une seule page

Un tableur magnifiquement conçu perd tout son attrait lorsqu'il est imprimé sur neuf feuilles de papier, dont la moitié est vide. Nous vous montrons comment obtenir tout bien sur une seule page.

Un tableur magnifiquement conçu perd tout son attrait lorsqu'il est imprimé sur neuf feuilles de papier, dont la moitié est vide.  Nous vous montrons comment obtenir tout bien sur une seule page.
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Excel est un truc fantastique 7 Fun & Bizarre que vous pouvez créer avec Microsoft Excel 7 Fun & Bizarre choses que vous pouvez créer avec Microsoft Excel Imaginez Excel était amusant! Excel offre beaucoup de possibilités pour des projets qui vont au-delà de son utilisation prévue. La seule limite est votre imagination. Voici les exemples les plus créatifs de la façon dont les gens utilisent Excel. Lire plus tableur, mais il n'y a rien de pire que de créer une feuille de calcul parfaite et de l'imprimer seulement pour le voir sortir sur neuf feuilles de papier, y compris une seule rangée sur le dernier. À quoi sert une feuille de calcul magnifiquement conçue si elle a l'air terrible sur papier?

Heureusement, vous pouvez modifier votre feuille de calcul et les paramètres du programme pour obtenir tout sur une page, et pour rendre cette page aussi belle que possible. Si votre feuille de calcul est trop volumineuse pour une seule page, vous pouvez utiliser ces paramètres pour la distribuer plus agréablement sur un certain nombre de pages.

Aperçu avant d'imprimer

C'est une étape importante - vous pouvez éviter beaucoup de problèmes avant d'imprimer si vous êtes au courant. Si vous imprimez et vérifiez ensuite son fonctionnement, vous risquez de gaspiller beaucoup de papier. Gérer les coûts d'impression et couper les déchets papier en configurant un serveur d'impression avec PaperCut Gérer les coûts d'impression et couper les déchets papier en configurant un serveur d'impression avec PaperCut Lire la suite en essayant d'obtenir cette dernière ligne ou colonne sur le papier.

Selon votre version d'Excel, vous devrez peut-être cliquer sur Fichier> Aperçu avant impression, Fichier> Imprimer> Aperçu avant impression, ou simplement sur Fichier> Imprimer pour voir à quoi ressemblera votre feuille de calcul lorsqu'elle sortira de l'imprimante. Si cela semble bon, allez-y et imprimez. Sinon, essayez certaines des stratégies énumérées ci-dessous!

Utiliser la vue Mise en page

La vue de mise en page vous montrera comment votre document sera imprimé pendant que vous travaillez dessus. Ce n'est pas une vue géniale pour travailler sur votre feuille de calcul, mais cela peut vous aider à faire des ajustements pour vous assurer que vos colonnes et vos lignes tirent le meilleur parti de l'espace dont vous disposez. Pour activer l'affichage, allez à Affichage> Mise en page .

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Vous verrez maintenant votre feuille de calcul telle qu'elle serait imprimée. Faire des ajustements en utilisant les outils listés ci-dessous dans cette vue vous donnera une meilleure idée de si oui ou non ils ont bien fonctionné. (Cette même fonctionnalité est disponible dans Word et peut vous aider à créer des documents de qualité professionnelle. Comment créer des rapports et des documents professionnels dans Microsoft Word Comment créer des rapports et des documents professionnels dans Microsoft Word Ce guide examine les éléments d'un rapport professionnel. structurer, styliser et finaliser votre document dans Microsoft Word.

Changer l'orientation de la page

Si votre feuille de calcul est plus large que haute, une orientation horizontale vous aidera à l'ajuster davantage sur une page. Une feuille de calcul plus grande bénéficiera probablement d'une orientation verticale. Pour choisir l'orientation de votre feuille de calcul, ouvrez le menu Mise en page et choisissez Portrait ou Paysage sous l'onglet Page.

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Supprimer ou masquer des lignes ou des colonnes

Dans les feuilles de calcul volumineuses, il existe souvent des lignes ou des colonnes qui sont redondantes, contiennent des informations anciennes ou n'ont pas besoin d'être imprimées dans une situation particulière. Ces lignes et colonnes occupent un bien immobilier précieux sur la page et peuvent rendre beaucoup plus difficile le bon ajustement de votre feuille de calcul.

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Si vous pouvez supprimer certaines de ces données, utilisez la surbrillance familière > Edition> Supprimer la séquence pour les supprimer. Si elles contiennent des informations dont vous pensez avoir besoin ultérieurement, vous pouvez les masquer en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête de ligne ou de colonne et en sélectionnant Masquer . Pour afficher à nouveau les données, mettez en surbrillance les lignes ou colonnes situées de chaque côté des données masquées, cliquez avec le bouton droit sur l'étiquette et sélectionnez Afficher .

Utiliser les sauts de page

Tout comme dans votre programme de traitement de texte favori, vous pouvez insérer des sauts de page afin de vous assurer que votre feuille de calcul est divisée en plusieurs pages, au lieu d'être choisi par Excel. Utilisez simplement Insertion> Saut de page pour indiquer à Excel où diviser votre document.

Changer la zone d'impression

Si votre feuille de calcul contient une quantité importante de données et que vous ne devez en imprimer qu'une partie, vous pouvez imprimer uniquement la partie de la feuille de calcul que vous sélectionnez. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez imprimer et cliquez sur Imprimer . Modifiez l'option Imprimer quoi: Sélection et l'aperçu sera mis à jour pour ne contenir que les données que vous avez sélectionnées.

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Si vous avez tendance à imprimer régulièrement la même sélection, vous pouvez définir une zone d'impression permanente qui englobe uniquement cette section afin de ne pas avoir à la sélectionner à chaque fois. Pour ce faire, sélectionnez fréquemment la zone à imprimer, puis sélectionnez Fichier> Zone d'impression> Définir la zone d'impression . Maintenant, cette sélection deviendra la zone d'impression standard pour votre feuille de calcul. Pour supprimer ce paramètre, utilisez Fichier> Zone d'impression> Effacer la zone d'impression .

Modifier les marges de page

Si vous avez besoin d'un peu plus de place pour adapter votre feuille de calcul sur une page, l'ajout d'espace supplémentaire aux marges de la page peut résoudre votre problème. Vous pouvez accéder à la boîte de dialogue Mise en page à partir de Fichier> Mise en page ou avec le bouton Mise en page de la boîte de dialogue d'impression. Ajoutez une fraction de pouce à chaque marge et vérifiez à nouveau l'aperçu avant impression.

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Il est facile d'aller trop loin en ajoutant de la place dans les marges pour s'adapter autant que possible sur une page. Cependant, rappelez-vous que le texte courant jusqu'au bout d'un morceau de papier est non seulement esthétiquement déplaisant, mais peut aussi être difficile à lire. Soyez judicieux avec celui-ci!

Envelopper le texte et redimensionner les colonnes

Excel est généralement utilisé pour les données numériques, mais il peut être très utile pour le texte Économiser du temps avec les opérations de texte dans Excel Économiser du temps avec les opérations de texte dans Excel Excel peut faire de la magie avec des chiffres. Ce manuel explique comment analyser, convertir, remplacer et modifier du texte dans des feuilles de calcul. Ces bases vous permettront d'effectuer des transformations complexes. Lire la suite aussi. Si vous avez beaucoup de texte dans vos cellules, ils peuvent vraiment étirer votre feuille de calcul et rendre difficile de l'adapter à une page, ou même à plusieurs pages; vous pourriez vous retrouver avec un schéma d'impression bizarre qui fait ressembler votre document à ceci:

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Une partie du texte est coupée, et les cellules qui ne sont pas coupées vont trop loin vers la droite. Pour limiter la largeur de votre feuille de calcul à la largeur d'une seule page, vous pouvez limiter la largeur de vos colonnes et utiliser l'habillage de texte pour vous assurer que vous ne perdez aucune des données que vous souhaitez imprimer. Tout d'abord, allez dans Format> Cellules> Alignement et assurez-vous que le mode Wrap est activé.

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Maintenant, lorsque le texte d'une cellule est plus large que la largeur de la colonne, le texte se rétrécira jusqu'à la ligne suivante. De là, vous pouvez ajuster la largeur de vos colonnes en faisant glisser le bord d'une ligne ou d'un en-tête de colonne pour le redimensionner.

Vous pouvez également double-cliquer sur les étiquettes de ligne ou de colonne pour les agrandir automatiquement, comme indiqué dans la vidéo ci-dessous. Pour vous assurer que vos colonnes correspondent à une page comme vous le souhaitez, utilisez la vue de mise en page mentionnée ci-dessus.

Mettre à l'échelle votre feuille de calcul

Si rien d'autre n'a fait le travail, vous pouvez mettre à l'échelle votre feuille de calcul de sorte qu'elle corresponde à une seule page (ou à un certain nombre de pages). Dans Mise en page, cliquez sur le bouton radio en regard de Ajuster à: et choisissez le nombre de pages sur lesquelles vous souhaitez imprimer votre feuille de calcul. La sélection d'un plus petit nombre de pages "larges" mettra à l'échelle le document horizontalement, et la sélection d'un plus petit nombre de pages "grandes" le mettra à l'échelle verticalement. Vous pouvez également sélectionner une échelle de pourcentage.

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L'utilisation de l'option de mise à l'échelle peut aider à limiter la taille de votre document lorsqu'il est mis sur papier, mais peut également rendre votre texte très petit et difficile à lire. Vérifiez l'aperçu et assurez-vous que vous n'effectuez pas de mise à l'échelle si loin qu'il est impossible de lire vos données. Mise à l'échelle est vraiment utile lorsque vous essayez d'imprimer des graphiques Excel 8 Types de graphiques Excel et quand vous devriez les utiliser 8 Types de graphiques Excel et quand vous devriez les utiliser Graphiques sont plus faciles à saisir que le texte et les chiffres. Les graphiques sont un excellent moyen de visualiser les nombres. Nous vous montrons comment créer des graphiques dans Microsoft Excel et quand utiliser au mieux ce type. Lire la suite, aussi.

Rendre votre impression plus facile à lire

Une fois que vous avez réussi à obtenir votre feuille de calcul sur un nombre acceptable de pages, allez un peu plus loin et rendez-le aussi facile à lire que possible. En modifiant quelques autres paramètres d'impression, vous pouvez optimiser l'apparence de votre impression. Voici un couple que vous devriez connaître.

Impression des lignes de quadrillage et des en-têtes de lignes ou de colonnes

Dans le menu Configuration de la page (accessible via la boîte de dialogue Imprimer ou Fichier> Mise en page ), cliquez sur l'onglet Feuille et sélectionnez Quadrillage dans la section Imprimer . Vous pouvez également sélectionner les en -têtes de ligne et de colonne pour ajouter ces étiquettes à votre impression.

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Ajout d'informations d'en-tête et de pied de page

Excel peut ajouter automatiquement des informations utiles à l'en-tête et au pied de page de votre document pour en faciliter la lecture. Dans le menu Mise en page, cliquez sur l'onglet En-tête / Pied de page et utilisez les menus déroulants pour ajouter des informations telles que le numéro de page, le nom de fichier et le nom de l'auteur à l'en-tête ou au pied de page. Si votre feuille de calcul est vraiment longue, cette information peut aider à organiser les pages plus facilement.

Vous pouvez également ajouter du texte personnalisé en cliquant sur Personnaliser l'en-tête ou Personnaliser le pied de page .

Ne pas régler pour des feuilles de calcul mal imprimées

Il peut être frustrant d'essayer d'obtenir une bonne apparence de votre feuille de calcul lorsque vous l'imprimez, surtout si vous devez l'obtenir sur une seule page. Mais avec quelques ajustements aux paramètres et au format de votre document, vous pouvez produire une belle impression! N'oubliez pas d'apprendre d'autres astuces pour réussir avec Excel dans votre bureau. 5 Compétences Microsoft Word et Excel à réussir au bureau 5 Compétences Microsoft Word et Excel à réussir au bureau «Obtenez ce rapport, dès que possible ! " Un ensemble de base d'astuces Microsoft Excel et Word peut rendre cette tâche moins stressante et vous aider à créer un rapport élégant en un rien de temps. Lire la suite pendant que vous y êtes aussi.

Vous avez d'autres conseils pour imprimer des feuilles de calcul à partir d'Excel? Partagez-les ci-dessous!

Crédits image: homme d'affaires avec point d'interrogation par Dooder via Shutterstock

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