Est-ce que vous semblez passer plus de temps à planifier votre semaine qu'à accomplir des tâches? C'est probablement dû à la propagation du processus de planification sur plusieurs jours. Cependant, il n'est pas nécessaire de le prolonger. Vous pouvez définir un plan pour une semaine de productivité en une demi-heure ou moins.
Se mettre en place pour une semaine de productivité vous donne plusieurs jours de perspective sur la façon de passer du temps à bon escient. Les horaires quotidiens et les plans faits à la volée n'offrent pas ce point de vue prolongé.
Un horaire hebdomadaire fournit également une direction, évitant la panique et l'incertitude. Il peut y avoir des semaines où vous vous concentrez sur un seul thème ou projet.
Dans tous les cas, vous pouvez utiliser un planning hebdomadaire pour décomposer les gros objectifs en blocs gérables. Alors, commençons.
1. Planifiez les dimanches
Vous pourriez penser qu'il n'y a aucune différence concernant le jour de la semaine où vous faites votre planification. Cependant, il est préférable de le faire le dimanche soir . Lorsque le lundi matin arrive, vous pouvez commencer avec confiance et savoir quelles tâches sur votre liste Ces 3 types de listes vous aideront à être plus productif Ces 3 types de listes vous aideront à être plus productif Quand il s'agit d'être organisé et productif, le -La liste est l'outil ultime. Trois types de listes peuvent vous donner toute la puissance dont vous avez besoin sans trop compliquer votre planification. Lire la suite pour plonger en premier.
2. Minimiser les distractions
Beaucoup de gens ont de bonnes intentions de planifier leurs horaires efficacement mais sont distraits. Donc, avant de commencer à planifier la semaine, minimisez les distractions qui pourraient vous mettre hors course.
Pour commencer, dites aux gens de votre ménage que vous n'êtes pas disponible pour la prochaine demi-heure. Aussi, ne planifiez pas votre semaine tout en naviguant simultanément sur votre téléphone mobile Comment faire plus en un jour en bloquant les distractions mobiles Comment faire plus en un jour en bloquant les distractions mobiles Lorsque vous essayez de vous concentrer, les distractions sont un cauchemar. Il est temps de bloquer les distractions et faire avancer les choses avec des applications gratuites pour Android et iOS. Lire la suite ou regarder Netflix.
3. Utilisez le minuteur de votre smartphone
Les tâches peuvent rapidement prendre plus de temps qu'elles ne le devraient sans une bonne gestion du temps. C'est pourquoi vous devez appliquer le délai de 30 minutes lorsque vous planifiez votre semaine. Allez dans l'application de l'horloge de votre smartphone et réglez une minuterie pour une demi-heure.
Alors que les secondes s'égrènent, vous resterez motivé. Le chronomètre vous encouragera également à prendre cette tâche au sérieux.
4. Gérer intelligemment les rendez-vous à venir
Les applications simplifient la vérification des prévisions météo, discutent avec des amis, et plus encore. Bien sûr, les applications facilitent également vos objectifs de planning. Voici quelques-uns qui sont particulièrement utiles.
IFTTT
IFTTT vous permet de configurer des déclencheurs pour gérer des tâches répétitives ou fastidieuses. Pensez à utiliser IFTTT pour ajouter automatiquement des événements à votre agenda Google. Ensuite, vous réduisez la possibilité d'en oublier un ou plusieurs.
Téléchargement: IFTTT pour iOS | Android (gratuit)
QLess
Cette application appelée QLess vous permet de sauter l'attente en ligne en donnant une alternative virtuelle. Vous évitez de vous tenir debout avec d'autres personnes qui veulent également un service ou un produit. Réservez votre place avec l'application et soyez averti quand c'est votre tour. Essayez de l'utiliser pour les besoins de rendez-vous qui surgissent sans avertissement.
Téléchargement: QLess pour iOS | Android (gratuit)
Waze
L'application Waze réduit le temps perdu en transit. Il s'intègre à votre agenda Google et suggère même le meilleur moment pour partir en voyage pour battre le trafic.
Indiquez vos adresses de début et de fin, ainsi que l'heure d'arrivée souhaitée. Waze fait le reste et envoie une notification pour réduire la probabilité d'être en retard.
Télécharger: Waze pour iOS | Android (gratuit)
5. Mettre de côté le temps de prise de décision le matin
En passant en revue votre semaine, déterminez les facteurs substantiels qui exigent des décisions BIG. Ensuite, divisez ces décisions en segments par jour . Vous pouvez décider deux choses un mardi, mais ne prévoyez pas de choix majeurs le lendemain.
Bien sûr, il n'est pas toujours possible de savoir quand votre vie ou votre travail forcera à prendre des décisions. Dans tous les autres cas, planifiez votre semaine afin qu'elle permette de prendre de bonnes décisions le matin .
Des recherches impliquant des médecins et des juges de tribunaux ont trouvé des preuves de fatigue dans la prise de décision. Il a empiré plus tard dans la journée, suggérant que vous devriez essayer de décider les choses tôt.
6. Classer toutes les activités par priorité par jour
Il est temps de regarder toutes les tâches pour une semaine donnée et de les organiser par priorité . Assurez-vous de rester réaliste sur le temps estimé nécessaire pour chacun d'eux. Envisagez d'utiliser une application de suivi du temps L'appli Best Time Tracking pour Android, iOS et Desktop L'appli Best Tracking Time pour Android, iOS et Desktop Nous vous montrons comment le suivi du temps peut bénéficier à vous ou votre équipe, à rechercher dans le temps logiciel de suivi, et la meilleure application multi-plateforme que nous pourrions trouver pour le travail. Lire la suite si vous avez besoin d'aide pour faire ces calculs.
Classez les activités par ordre décroissant de priorité. Ensuite, vous ne perdrez pas de temps à déterminer comment commencer chaque jour. Ensuite, utilisez un système où vous remplissez chaque jour de la semaine avec ces priorités classées.
Essayez une méthode qui vous donne un outil de référence visuelle. En fonction de l'un, vous pouvez rapidement évaluer la charge de travail moyenne d'une journée. Parfois, vous pouvez déléguer des tâches de faible priorité aux personnes ou les transmettre à des jours plus tard. Lors du classement de vos tâches, concentrez-vous toujours sur les responsabilités à faire en premier.
Indépendamment de l'utilisation d'un calendrier quotidien numérique ou traditionnel Ces planificateurs imprimables gratuits qui bloquent le temps vous aideront à éviter de surcharger ces temps bloquant les planificateurs imprimables gratuits vous aideront à éviter l'accabler Les blocs de temps peuvent vous aider à prioriser vos objectifs importants. Ces planificateurs imprimables gratuits sont idéaux pour bloquer le temps et accomplir vos tâches efficacement et efficacement. En savoir plus, envisagez de mettre en œuvre une approche de codage par couleur pour afficher la priorité. Le rouge pourrait être pour les tâches les plus critiques, les moins cruciales apparaissant en vert.
Vous pourriez dépendre de ce système pour gérer des tâches que vous ne connaissez pas le dimanche soir. Par exemple, essayer les étapes décrites ici vous permet de planifier la majorité d'une semaine. Et si votre patron donne une nouvelle responsabilité mercredi et veut un délai pour l'achèvement, cependant?
Grâce au code couleur, vous pouvez voir d'un coup d'œil que le jeudi a quatre tâches hautement prioritaires. À l'inverse, le vendredi n'en a qu'un. Cette information rend plus facile de dire à un supérieur que vous ne pouvez pas aborder le nouveau travail jusqu'à vendredi.
Télécharger: MyHours pour iOS | Android (gratuit, premium à partir de 6 $ / mois)
7. Construire des pauses dans chaque jour
Arrêter votre flux de travail peut sembler une mauvaise idée lorsque vous faites avancer les choses. Cependant, une étude a révélé que les personnes les plus productives travaillent 52 minutes et font une pause de 17 minutes. Chaque bloc de travail est comme un sprint, tandis que les pauses sont des périodes de récupération.
Lors de la planification de votre semaine de productivité, le calendrier se brise comme des tâches. J'espère que vous utilisez une minuterie maintenant comme suggéré ci-dessus. Comptez sur un quotidien. Cela vous assurera de prendre des pauses quand vous le devriez mais que les temps d'arrêt ne persistent pas trop longtemps.
8. Anticiper le temps pour les événements inattendus
Vous devriez idéalement construire de petits segments de temps dans vos jours pour les choses qui défient la prédiction. Même en utilisant un outil de suivi du temps, les tâches peuvent prendre plus de temps que vous ne le pensiez.
Les réunions pourraient se terminer. Un mal de tête du matin peut réduire votre efficacité pour les tâches dans la première moitié de la journée.
La plupart des gens commencent immédiatement à se sentir fatigués face à ces circonstances. Le blâme personnel pourrait également entrer dans l'équation si les gens sont trop durs sur eux-mêmes.
C'est pourquoi il est utile de réserver du temps dans votre semaine pour des choses inattendues. Si un jour particulier n'en contient aucun, utilisez l'heure disponible pour commencer les tâches du jour suivant.
Le dépassement de soi nuit à la productivité en provoquant un stress inutile. Il est facile d'emballer trop sur votre calendrier, en particulier lors de la planification des jours à l'avance.
Des choses comme des conditions météorologiques difficiles et des retards dans la circulation rendent les défis causés par le sur-planning encore plus frustrants. L'ajout de quelques minutes de chaque côté des événements planifiés, tout en restant conscient des limitations, évite les problèmes.
Pourquoi développer une routine hebdomadaire de productivité?
Passer ces étapes pour la première fois nécessitera probablement toute la demi-heure. Cependant, se familiariser avec les processus et applications suggérés devrait vous rendre plus efficace. Quand c'est le cas, vous n'aurez pas besoin de beaucoup de temps, malgré la planification d'une semaine entière à la fois.
Vous trouverez probablement que certaines stratégies fonctionnent mieux pour vous que d'autres. N'hésitez pas à ajuster les étapes ci-dessus et à les adapter à vos besoins. 10 Modèles de feuilles de calcul incroyablement utiles pour organiser votre vie 10 Modèles de feuilles de calcul incroyablement utiles pour organiser votre vie Votre vie est-elle un raccourci de délais non respectés, d'achats oubliés et d'engagements renégociés? On dirait que vous devez vous organiser. Lire la suite qui peut vous aider à bloquer le temps pour vos tâches.