Le suivi est difficile. Cela semble être une chose simple et facile à faire, mais il y a toutes sortes de choses qui compliquent la tâche. Ça prend du temps. Vous devez vous rappeler de le faire. Vous ne voulez pas paraître aussi arrogant. Une réponse semble improbable.
Mais le suivi est la clé dans de nombreuses situations. Du suivi d'un entretien d'embauche à rappeler à quelqu'un que vous leur avez demandé un encadrement 4 Conseils pour contacter quelqu'un et demandez-leur d'être votre mentor de carrière 4 conseils pour contacter quelqu'un et demandez-leur d'être votre mentor de carrière Pour ceux qui cherchent à se développer dans un domaine, les mentors sont essentiels. Hélas, vous ne pouvez pas prendre un mentor sur les étagères de Walmart. Voici quelques conseils lorsque vous cherchez un mentorat de carrière. Lire la suite, des suivis bien faits peuvent donner un grand coup de pouce à votre succès.
Pourquoi suivre est important
En bref, parce que les gens oublient. Ils liront votre email et oublient d'y répondre. Ou oubliez qu'ils ont promis de vous rappeler. Ils pourraient oublier qu'ils allaient vous rencontrer pour un café. Avec une surcharge d'informations sérieuse Gestion de la surcharge d'information numérique - La technologie est-elle la cause et le remède? [Opinion] Gérer la surcharge d'information numérique - La technologie est-elle la cause et le remède? [Opinion] "Boire du feu" est un tour de phrase que vous ne connaissez peut-être pas. Mais croyez-moi, si vous lisez ce blog et bien d'autres comme celui-ci, c'est exactement ce que vous faites ... Lire la suite devenant plus commun, ce n'est pas une surprise.
Les gens font face à trop de stimuli dans un jour donné, et même avec un système de gestion des tâches génial Comment créer le dernier système de gestion du temps parfait Vous utiliserez jamais Comment créer le dernier système parfait de gestion du temps Vous utiliserez jamais la productivité une recherche constante de plus d'organisation avec moins de travail. Un moyen d'accomplir tout ce que vous rêvez d'accomplir, sans perdre votre sommeil. Ce système automatisé de gestion du temps peut-il tout faire? Lire la suite, ils sont tenus d'oublier les choses. Et certaines de ces choses vont probablement être vos emails et vos appels. C'est juste la vie.
Mais cela ne signifie pas que vous devez l'accepter. Suivi de vos e-mails, les appels, les discussions, les connexions et les actions vous distinguent des centaines d'autres personnes qui rivalisent pour attirer l'attention. Steli Efti, par exemple, a suivi avec un investisseur 48 fois avant d'avoir une réunion. Ça marche.
À tout le moins, beaucoup de suivis vous obtiendront un «non», ce qui est mieux que pas de réponse du tout parce que vous pouvez déplacer vos efforts ailleurs.
Peu importe si vous essayez d'obtenir un emploi, demander des conseils, lancer un service à la pige, établir une relation, ou simplement obtenir la réponse à une question, le suivi est crucial. Et le fait de s'améliorer ne vous facilitera pas seulement la vie, mais vous aidera également à améliorer votre taux de communication.
Voici cinq choses que vous pouvez faire pour améliorer votre suivi.
1. S'engager à suivre
C'est peut-être la chose la plus importante que vous pouvez faire pour améliorer vos compétences de suivi. Vous devez comprendre que si vous n'entendez pas de quelqu'un, vous suivrez. Si les enjeux sont extrêmement faibles et que la réponse ne vous inquiète pas, vous pouvez l'ignorer. Mais la majorité de vos communications vont nécessiter des suivis.
Sachant cela à l'avance est la clé. Vous n'aurez pas à débattre de l'envoi ou non d'un suivi, car vous serez déjà totalement engagé à le faire.
2. Mettre en place un système
Systématiser vos suivis sera une aide énorme. Ce ne sont pas seulement les autres personnes qui oublient les choses: vous aussi. Ce qui signifie que si vous n'avez pas de système avec de bons rappels, vous oublierez de suivre, et vous serez de retour là où vous avez commencé.
Il y a beaucoup de façons de faire cela. Le plus simple est avec une feuille de calcul. Voici un exemple de feuille de calcul de suivi par courrier électronique:
Chaque ligne contient la date à laquelle j'ai envoyé un e-mail à quelqu'un, qui ils sont, leur adresse e-mail et les suivis planifiés. Si j'ai envoyé un e-mail de suivi, je souligne le vert de la cellule. Si le suivi a reçu une réponse, il est marqué en violet.
C'est juste un exemple. Vous pouvez utiliser une grande variété de méthodes organisationnelles pour votre feuille de calcul. Ou spécifiez la méthode de contact afin que vous puissiez suivre vos e-mails de suivi de vos appels (ou vice versa). Vous pouvez inclure l'heure de la journée, de sorte que vous pouvez modifier vos heures de contact.
Il y a aussi des tonnes d'autres façons de mettre en place un système. Vous pourriez créer une liste Wunderlist qui vous rappelle quand vous avez besoin de suivre. Vous pouvez utiliser Evernote pour suivre vos contacts.
Si vous avez un iPhone, il y a une astuce que vous pouvez utiliser pour les rappels d'appel: dites à Siri de vous rappeler la liste principale de chaque commande et question Siri. La liste principale de chaque commande Siri et question Siri peut faire beaucoup pour vous. Tu sais qu'elle pourrait faire ça? Voici une liste exhaustive des commandes que Siri prendra. Lire la suite pour appeler quelqu'un qui est déjà dans votre liste de contacts, et vous pouvez appeler directement à partir de l'écran de verrouillage. L'application Call Reminder d'Android offre des fonctionnalités similaires.
Et il existe de nombreuses applications et extensions de messagerie qui vous aideront si vous avez besoin d'un suivi par courrier électronique. Airmail, mon application de messagerie préférée pour macOS La recherche du client Gmail parfait de Mac Desktop La recherche du client Gmail de Mac Perfect Desktop Besoin d'un client de bureau pour Gmail sur votre Mac? Voici les meilleurs que nous pourrions trouver. En savoir plus, vous permet de définir des rappels si personne ne répond à votre courrier électronique. Choisissez simplement une date lorsque vous envoyez un message sortant.
Boomerang est une extension Gmail populaire qui permet de renvoyer des e-mails dans votre boîte de réception et même de planifier des suivis automatiques. Rebump et LeadCooker sont deux autres extensions Gmail qui vous offrent des fonctionnalités similaires.
Avec toutes ces options, vous êtes sûr de trouver (ou créer) quelque chose qui fonctionne pour vous. Assurez-vous simplement que vous avez quelque chose qui va fonctionner. Essayer de se souvenir de tout cela ne suffit pas à le couper.
3. Choisissez les bonnes dates et heures
Cela va beaucoup varier en fonction de votre secteur d'activité, de vos objectifs, des personnes avec lesquelles vous communiquez et d'autres facteurs. Mais avoir une idée de quand vous devriez suivre peut stimuler vos efforts.
Le suivi d'un e-mail sur une opportunité de travail à la pige ou sur un blogueur pourrait être mieux servi en envoyant un e-mail le lendemain, juste pour rester en tête. Certaines personnes recommandent de faire un suivi le lendemain, puis deux jours après, puis tous les cinq jours après, jusqu'à ce que vous obteniez une réponse.
Vous ne voudrez peut-être pas appeler autant, mais cela pourrait dépendre de la raison pour laquelle vous appelez. Attendre jusqu'à une semaine après un entretien d'embauche est probablement une bonne idée. Mais vous pouvez appeler tous les quelques jours après si vous n'avez pas entendu.
Différentes entreprises ont trouvé des choses différentes quand ils recherchent le meilleur moment pour envoyer un email. Ceci est généralement pour les bulletins d'information de l'entreprise, mais 10:00 AM semble être un bon moment, tout comme tard dans la nuit. Lorsque vous effectuez un suivi par e-mail, essayez d'envoyer votre e-mail à une heure différente. Il est possible que vous venez d'envoyer le premier à la fois lorsque le destinataire n'est pas susceptible d'ouvrir de nouveaux messages.
Quand vous appelez, il y a quelques autres choses à considérer. Par exemple, si vous appelez quelqu'un à son numéro de travail, vous aurez envie d'appeler pendant la journée de travail. Et probablement pas autour de l'heure du déjeuner. Vous voudrez également prendre en compte leur fuseau horaire.
En fin de compte, il est préférable d'expérimenter quelques horaires différents pour vos suivis. Mon meilleur conseil est d'y réfléchir avant de commencer à envoyer des courriels et des appels. Demandez-vous si le jour et l'heure actuels sont une bonne idée. Si c'est le cas, allez-y. Si ce n'est pas le cas, attendez un peu. Tant que vous êtes intentionnel à ce sujet, tout ira bien.
4. Keep It Quick
L'importance de la communication concise Comment écrire le parfait Email professionnel (soutenu par des données) Comment écrire le parfait Email professionnel (soutenu par des données) Email reste la principale forme de communication dans les affaires. Pour réussir dans cet environnement, vous devez apprendre à composer des courriels professionnels efficaces. Nous vous montrons 9 astuces simples qui ont fait leurs preuves. Lire la suite ne peut pas être surestimée. Cela vaut pour presque tous les types de communication, mais c'est particulièrement important lorsque vous faites un suivi. Il y a de fortes chances que celui avec qui vous communiquez déjà sache qui vous êtes et ce que vous voulez parce que vous le lui avez déjà dit. Contentez-vous de demander une réponse.
Cela pourrait être aussi simple que «Hé, je voulais juste vérifier avec vous sur [tout ce que vous écrivez à propos de]. Je sais que vous êtes très occupé, alors j'ai pensé que je suivrais. J'attends de vos nouvelles!"
Vous pouvez également coller le contenu de votre précédent e-mail ci-dessous votre message afin qu'ils se souviennent de ce que vous avez envoyé par courriel en premier lieu.
Les appels sont très similaires: laissez-les simplement savoir qui vous êtes, que vous avez appelé plus tôt, et ce que vous voulez.
"Ce que vous voulez" est également important. Si vous ne dites pas à l'autre personne ce que vous aimeriez qu'il fasse ensuite, il y a de bonnes chances qu'il ne fasse rien. "J'espérais avoir votre avis sur cet article, " "J'aimerais vous poser une question par e-mail - faites-moi savoir si tout va bien", et "Est-ce que ça ira si je vous appelle la semaine prochaine?" toutes les grandes indications de vos désirs.
Si vous avez tendance à vous promener ou à vous laisser distraire dans vos courriels, essayez d'utiliser un outil d'écriture de courriel. 5 Outils qui peuvent vous aider à écrire de meilleurs messages 5 Outils qui peuvent vous aider à écrire de meilleurs courriels Alors, parlons aussi de l'habitude la plus fondamentale de tous - l'art d'écrire de meilleurs emails. Avec l'aide de quelques outils sympas. Lire la suite .
5. Restez dessus
Lorsque vous avez du mal à entrer en contact avec quelqu'un, il est facile de tomber dans le piège de la pensée négative. Gardez à l'esprit que - au moins la plupart du temps - cela n'a rien à voir avec vous ou avec votre demande. Cela a probablement tout à voir avec le fait que tout le monde est très occupé.
En fait, beaucoup de gens apprécieront le fait que vous avez suivi. Peu de gens ont le temps de rester au courant de tous leurs courriels et messages vocaux, mais cela ne veut pas dire qu'ils ne veulent pas vous parler. Dans la plupart des cas, ils ont juste oublié.
Alors continuez à suivre. Vous n'avez pas besoin d'appeler tous les jours ou de harceler quelqu'un sur Twitter jusqu'à ce qu'ils répondent. Mais continuez à vous enregistrer jusqu'à ce que vous obteniez une réponse, même si c'est un "Non".
Comment suivez-vous?
Les méthodes de suivi des communications sont assez personnelles. La façon dont je suis mes courriels pourrait être très différente de la façon dont vous le faites. Peut-être que vous ne suivez pas du tout les appels ou que vous n'envoyez des courriels qu'après les deux premiers appels. Votre situation, votre secteur d'activité et vos objectifs affectent tous vos suivis. Nous voulons entendre vos expériences!
Que trouvez-vous utile lors du suivi? Continuez-vous à nous contacter jusqu'à ce que vous ayez une réponse? Attendez longtemps avant de renvoyer un message? Partagez vos meilleurs conseils dans les commentaires ci-dessous!
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