Excel est le roi des tableurs Excel vs Google Sheets: Lequel est le mieux pour vous? Excel vs. Google Sheets: Lequel est le mieux pour vous? Avez-vous vraiment besoin d'Excel? Les solutions de bureau et en ligne ont leurs avantages. Si vous avez des difficultés à choisir entre Excel et Google Sheets pour la gestion de vos feuilles de calcul, laissez-nous vous aider à décider. En savoir plus, mais parfois vous devez ouvrir un document qui n'a pas été formaté spécifiquement pour les programmes Microsoft. Et d'autres fois, vous devrez enregistrer votre document dans un format différent afin que les personnes n'utilisant pas Excel puissent l'utiliser.
Importer et exporter des données dans Excel semble être un processus compliqué, mais c'est en fait assez facile une fois que vous l'avez fait quelques fois. Voici ce que vous devez savoir.
Comment importer des données dans Excel
Peu importe le type de données que vous importez, vous démarrez le processus de la même manière. Hit File> Import pour commencer. Vous verrez cette fenêtre contextuelle, vous permettant de choisir le format du fichier d'origine que vous souhaitez importer:
Cette boîte de dialogue vous permet d'importer des fichiers CSV (valeurs séparées par des virgules), FileMaker Pro, HTML et des fichiers texte. Si vous souhaitez importer un autre type de fichier de feuille de calcul, le mieux est d'exporter la feuille de calcul dans un format différent du programme d'origine. La plupart des programmes ne devraient avoir aucune difficulté à exporter au format CSV ou texte. Je vais utiliser un fichier CSV dans cet exemple, car il s'agit d'un format de données commun, utilisé pour tout, des données de recherche aux feuilles de calcul de contacts sur les réseaux sociaux. Comment faire pour sauvegarder vos contacts Facebook à un compte de courriel [Conseils Facebook hebdomadaires] Comment sauvegarder vos contacts Facebook à un compte de courriel [Conseils Facebook hebdomadaires] Facebook rend de nombreux aspects de votre vie plus pratique. C'est un moyen facile de rester en contact, il vous rappelle les anniversaires de vos amis, et il peut synchroniser vos contacts et événements Facebook à votre ... Lire la suite
Lancer l'assistant d'importation de texte
Cliquez sur Importer et vous verrez l'Assistant Importation de texte:
L'assistant d'importation de texte d'Excel fait tout ce qu'il peut pour rendre ce processus facile, et pour la plupart, cela fonctionne très bien. La plupart du temps, vous n'avez qu'à cliquer sur Suivant> jusqu'à ce que l'assistant disparaisse et que vos données s'affichent dans la feuille de calcul. Comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessus, l'assistant de texte a déterminé que ce fichier est délimité: chaque cellule est séparée par une virgule. Parce que cela est correct, nous pouvons simplement appuyer sur Suivant> pour continuer avec l'importation (si ce n'est pas le cas, lisez la suite pour obtenir des conseils sur l'importation à largeur fixe).
Définir des délimiteurs de données
La deuxième étape vous permet de choisir un certain nombre d'options différentes liées à la délimitation qui vous aideront à vous assurer que vos données sont importées correctement:
D'abord, vous pouvez choisir votre délimiteur. Les données que j'importe ici utilisent des virgules pour séparer les cellules, donc je laisserai la virgule sélectionnée. Tab est également sélectionné, et n'a pas d'effet négatif sur cette importation, donc je vais le laisser tranquille. Si votre feuille de calcul utilise des espaces ou des points-virgules pour différencier les cellules, sélectionnez cette option. Si vous souhaitez diviser les données sur un autre caractère, comme une barre oblique ou un point, vous pouvez entrer ce caractère dans la zone Autre:
Traiter les délimiteurs consécutifs comme une seule boîte fait exactement ce qu'elle dit; dans le cas des virgules, avoir deux virgules d'affilée créerait une seule nouvelle cellule. Lorsque la case n'est pas cochée, ce qui est la valeur par défaut, cela créerait deux nouvelles cellules.
La zone de qualification Texte est importante. Lorsque l'assistant importera une feuille de calcul, il traitera certaines cellules comme des nombres et d'autres comme du texte. Le caractère dans cette boîte indique à Excel quelles cellules doivent être traitées comme du texte. Normalement, il y aura des guillemets ("") autour du texte, donc c'est l'option par défaut. Les qualificateurs de texte ne seront pas affichés dans la feuille de calcul finale. Vous pouvez également le remplacer par des guillemets simples ('') ou aucun, auquel cas tous les guillemets resteront en place lorsqu'ils seront importés dans la feuille de calcul finale.
Définir des formats de données
Une fois que tout a l'air bien, appuyez sur Suivant> pour passer à la dernière étape, qui vous permet de définir des formats de données pour les cellules importées:
La valeur par défaut pour le format de données Column est General, qui convertit automatiquement les données en formats numérique, date et texte. Pour la plupart, cela fonctionnera très bien. Cependant, si vous avez des besoins de formatage spécifiques, vous pouvez sélectionner Texte ou Date:. L'option date permet également de choisir le format dans lequel la date est importée. Et si vous voulez ignorer des colonnes spécifiques, vous pouvez le faire aussi.
Chacune de ces options est appliquée à une seule colonne ou à plusieurs colonnes si vous cliquez dessus pour en sélectionner plusieurs. Si vous disposez d'une feuille de calcul géante, il peut s'écouler un certain temps à parcourir toutes les colonnes, mais cela peut vous faire gagner du temps si toutes vos données sont correctement formatées lors de la première importation.
La dernière option de cette boîte de dialogue est le menu Avancé, qui vous permet d'ajuster les paramètres utilisés pour la reconnaissance des données numériques. La valeur par défaut utilise une période comme séparateur décimal et une virgule comme séparateur de milliers, mais vous pouvez le modifier si vos données sont formatées différemment.
Une fois ces paramètres définis à votre convenance, appuyez simplement sur Terminer et l'importation est terminée.
Utiliser la largeur fixe au lieu de délimité
Si Excel supprime vos données incorrectement ou si vous importez un fichier texte sans délimiteur, vous pouvez sélectionner Largeur fixe au lieu de Délimité à la première étape. Cela vous permet de séparer vos données en colonnes en fonction du nombre de caractères dans chaque colonne. Par exemple, si vous avez une feuille de calcul pleine de cellules contenant des codes de quatre lettres et quatre chiffres et que vous souhaitez diviser les lettres et les nombres entre différentes cellules, vous pouvez choisir Largeur fixe et définir la division après quatre caractères:
Pour ce faire, sélectionnez Largeur fixe et cliquez sur Suivant> . Dans la boîte de dialogue suivante, vous pouvez indiquer à Excel où diviser les données en différentes cellules en cliquant sur les données affichées. Pour déplacer une division, il suffit de cliquer et de faire glisser la flèche en haut de la ligne. Si vous voulez supprimer une division, double-cliquez sur la ligne.
Après avoir sélectionné vos divisions et appuyé sur Suivant>, vous obtiendrez les mêmes options que vous auriez dans l'importation délimitée; vous pouvez sélectionner le format de données pour chaque colonne. Puis cliquez sur Terminer et vous obtiendrez votre feuille de calcul.
En plus d'importer des fichiers non délimités, c'est un bon moyen de découper du texte et des nombres Comment extraire un nombre ou un texte d'Excel avec cette fonction Comment extraire un nombre ou un texte d'Excel avec cette fonction Mélanger des nombres et du texte dans un Une feuille de calcul Excel peut présenter des défis. Nous allons vous montrer comment changer la mise en forme de vos cellules et séparer les nombres du texte. Lire plus à partir des fichiers avec lesquels vous travaillez. Enregistrez simplement le fichier en tant que fichier CSV ou texte, importez ce fichier et utilisez cette méthode pour le découper comme vous le souhaitez.
L'importation de HTML est la même que l'importation de fichiers CSV ou texte; sélectionnez le fichier, faites les mêmes choix que ci-dessus, et votre document HTML sera transformé en une feuille de calcul avec laquelle vous pouvez travailler (vous pouvez trouver cela utile si vous voulez télécharger des tables HTML à partir d'un site Web ou si enregistré au format HTML).
Exportation de données à partir d'Excel
L'exportation de données est beaucoup plus simple que l'importation. Lorsque vous êtes prêt à exporter, cliquez sur Fichier> Enregistrer sous ... (ou utilisez un raccourci clavier Excel pratique. 35 Raccourcis clavier Microsoft Excel pour Windows et Mac 35 Raccourcis clavier Microsoft Excel pour Windows et Mac Les raccourcis clavier peuvent vous faire économiser beaucoup de temps. utilisez ces raccourcis Microsoft Excel pour accélérer l'utilisation des feuilles de calcul sous Windows et Mac.), et vous aurez accès à un certain nombre d'options. Choisissez simplement celui dont vous avez besoin.
Voici une répartition de quelques-unes des plus courantes:
- .xlsx / .xls : formats Excel standard.
- .xlt : Modèle Excel.
- .xlsb : format Excel écrit en binaire au lieu de XML, ce qui permet de sauvegarder des feuilles de calcul extrêmement volumineuses plus rapidement que les formats standards.
- .csv : valeur séparée par des virgules (comme dans le premier exemple d'importation utilisé ci-dessus, peut être lue par n'importe quel tableur).
- .txt : un certain nombre de formats légèrement différents qui utilisent des onglets pour séparer les cellules de votre feuille de calcul (en cas de doute, sélectionnez Tab Delimited Text au lieu d'une autre option .txt).
Lorsque vous sélectionnez un format et cliquez sur Enregistrer, vous pouvez obtenir un avertissement qui ressemble à ceci:
Si vous cherchez à enregistrer votre fichier sous une autre forme que .xlsx ou .xls, cela risque de se produire. À moins qu'il n'y ait des fonctionnalités spécifiques dont vous avez vraiment besoin dans votre feuille de calcul, appuyez simplement sur Continuer et votre document sera sauvegardé.
Un pas de plus vers la maîtrise d'Excel
Pour la plupart, les gens utilisent simplement des tableurs au format Excel, et il est vraiment facile de les ouvrir, de les modifier et de les sauvegarder. Mais de temps en temps, vous obtenez un type de document différent, comme celui extrait du Web ou généré dans une suite Office différente. Quelle est la suite Office la mieux adaptée à vos besoins? Quelle est la suite bureautique qui vous convient le mieux? Vous serez pressé de trouver un métier qui n'exige pas de traitement de mot ou de nombre de quelque sorte. Et vous vous demandez peut-être si Microsoft Office est vraiment la meilleure solution? Voici vos options. Lire la suite . Savoir comment importer et exporter différents formats peut rendre le travail avec ces types de feuilles beaucoup plus pratique.
Importez-vous ou exportez-vous régulièrement des fichiers Excel? Que trouvez-vous utile pour? Avez-vous des conseils à partager ou des problèmes spécifiques pour lesquels vous n'avez pas encore trouvé de solution? Partagez-les ci-dessous!