En règle générale, les applications logicielles existent pour faciliter le travail et rationaliser le travail. Ils offrent généralement une variété d'outils efficaces pour vous aider à stimuler la productivité.
Mais que se passe-t-il si je vous disais que peu importe l'application que vous utilisez, il est probable que vous ne l'utilisiez pas à son plein potentiel?
Pour tirer le meilleur parti de vos outils quotidiens, apprenez à débloquer la puissance des modèles .
Pourquoi les modèles?
Prenez des traitements de texte, par exemple. Chaque fois que vous créez un nouveau document, vous partez de zéro. C'est idéal et nécessaire si vous créez quelque chose de nouveau, d'innovant ou de frais. Mais, si vous créez un document qui a un design universel, vous perdez du temps.
Quelle que soit l'application que vous utilisez, et quel que soit le type de projet que vous entreprenez, vous disposez probablement déjà d'un modèle prédéfini. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez généralement créer vos propres modèles à utiliser ultérieurement.
Adopter cette approche de la productivité quotidienne Comment 6 modèles Evernote simples augmentent ma productivité quotidienne Comment 6 modèles Evernote simples augmentent ma productivité quotidienne Créez des modèles personnalisés dans Evernote. Avec ces modèles, vous pouvez augmenter votre productivité au travail et dans votre vie personnelle. Voyons comment vous pouvez créer vos propres modèles Evernote personnalisés rapidement. Read More peut améliorer votre vie en vous faisant gagner du temps, en vous aidant à produire du bon travail et peut-être même en vous aidant à découvrir de nouvelles formules pour vos tâches quotidiennes auxquelles vous n'aviez pas pensé.
Ainsi, lorsque vous vous engagez à utiliser des modèles, il est important de savoir ce qui fait qu'un modèle vaut votre temps en premier lieu.
Comment repérer un bon modèle
La première étape pour choisir un modèle est de déterminer exactement ce dont vous avez besoin. À quoi allez-vous l'utiliser? Quel type d'information allez-vous inclure?
Bien sûr, cela dépendra aussi de l'application que vous prévoyez d'utiliser. Cela m'amène à mon prochain point:
Assurez-vous de bien comprendre la portée complète de l'application pour laquelle vous obtenez le modèle. Assurez-vous de bien comprendre toute la portée du modèle Créer un modèle PDF personnalisé pour planifier n'importe quoi Créer votre modèle PDF personnalisé pour planifier n'importe quel modèle sont des appareils vitaux que vous pouvez utiliser pour presque toutes les situations de la vie. Quand la situation spéciale arrive, pouvez-vous faire votre propre modèle? C'est facile. Nous vous montrons comment. Lire la suite, aussi bien.
En d'autres termes, quel genre de choses pourrez-vous faire avec? Y a-t-il des modifications ou des modifications que vous ne pouvez pas effectuer? De quelles limites ou restrictions avez-vous besoin pour rester au courant? Y a-t-il des éléments qui doivent être présentés d'une certaine manière?
Tout bon modèle est à la fois flexible et personnalisable. Vous devriez être capable de le mouler exactement ce dont vous avez besoin, si ce n'est déjà le cas.
À l'heure actuelle, ces conseils semblent généralisés, mais vous comprendrez leur valeur dès que vous plongerez et commencerez à chercher un modèle. N'oubliez pas d'écrire et de spécifier ce dont vous avez besoin dans le modèle en premier, et de partir de là.
Modèles pour applications populaires
Ensuite, nous allons jeter un oeil à quelques exemples de modèles pour plusieurs applications populaires. Prenez note du type de modèles mis en évidence et essayez de faire la même chose pour vos propres applications, surtout si elles ne figurent pas dans la liste.
Grâce à des modèles efficaces, vous pouvez exploiter le véritable potentiel de vos applications et faire passer votre expérience logicielle au niveau supérieur.
Asana
Asana, si vous ne connaissez pas encore, est un outil de gestion de projet en équipe. Plus important encore, c'est un outil d'organisation sociale pour les petites et grandes équipes, avec des discussions en ligne, des interactions et plus encore.
Cela vous permet de rester en contact avec votre équipe, de créer et d'organiser des projets et d'assigner des tâches aux membres de l'équipe. Vous pouvez organiser des projets de différentes manières, avec différentes tâches pour constituer un tout. Il existe plusieurs outils et fonctionnalités pour augmenter votre expérience. Par exemple, n'importe qui peut joindre des fichiers à partir de services de stockage en nuage, comme Dropbox, ou les télécharger pour un accès en ligne. Cela vous permet de partager facilement des fichiers entre les membres de l'équipe.
Contrairement à certaines autres applications de cette liste, vous ne pouvez pas télécharger de modèles prédéfinis à utiliser dans Asana. Mais, vous pouvez créer vos propres modèles à utiliser quand vous en avez besoin.
Il y a plusieurs façons de le faire. Vous pouvez soit créer un modèle à partir de rien, avec l'intention de l'utiliser comme modèle dès le départ, soit transformer un projet ou une tâche existant en modèle, ce qui vous permet de sauvegarder la structure actuelle.
Ceci est idéal pour les tâches telles que la création de nouvelles listes de contrôle client, le contenu marketing du produit, les plans d'assurance qualité, le matériel d'intégration pour les nouveaux employés et plus encore. Vous pouvez enregistrer la structure ou la mise en page actuelle en tant que base à réutiliser et modifier pour les tâches et les projets futurs.
La ressource complète pour travailler avec des modèles dans Asana peut être trouvée ici.
Asana est libre d'utiliser pour les équipes de jusqu'à 15 personnes, ou 8, 33 $ (facturés annuellement) par membre pour les grandes équipes.
Canva
L'une des meilleures choses à propos de Canva, un outil de retouche et de conception d'images en ligne, est qu'il y a une tonne de modèles disponibles pour travailler avec.
Canva est fondamentalement le Photoshop moins complexe de la conception graphique moderne 6 Lieux géniaux pour trouver des modèles InDesign gratuits 6 Lieux géniaux pour trouver des modèles InDesign gratuit Que diriez-vous d'utiliser un modèle InDesign de qualité professionnelle au lieu de faire votre propre? Cet article décrit les meilleurs sites de modèles gratuits sur le Web. Lire la suite . C'est puissant, et il y a une tonne de ressources disponibles à partir de l'application pour créer les graphiques dont vous avez besoin pour les billets de blog, les ressources d'impression et plus encore. Vous pouvez tirer parti des formes, des images clipart, des styles de police et des éléments visuels existants pour produire exactement le type de graphique dont vous avez besoin.
Choisir un modèle existant avec Canva est joyeusement simple. Il suffit de démarrer l'application et vous serez présenté avec une variété d'options à choisir.
Ce que vous ne savez peut-être pas, c'est qu'avec un compte Canva for Work, vous pouvez créer et sauvegarder vos propres modèles de marque pour une utilisation à tout moment. C'est simple car les options sont là devant vous.
Il existe une solution de contournement que vous pouvez utiliser pour la version standard de Canva pour un usage personnel. L'application enregistre automatiquement les documents précédents que vous avez créés, à condition que vous soyez connecté. Assurez-vous de le faire, créez un nouveau document, puis remplissez-le avec des images et du contenu génériques.
Plus tard, vous pouvez modifier le document existant en créant une copie et en partant de là. C'est comme avoir un gabarit personnalisé!
Canva Basic est libre d'utilisation, mais il existe des restrictions sur le contenu que vous pouvez inclure dans vos graphiques. Vous pouvez payer individuellement pour utiliser certains éléments graphiques de l'application, et les coûts varient.
Canva for Work coûte 12, 95 $ par mois pour chaque concepteur faisant partie d'une équipe qui a besoin d'accéder à l'outil, et ce prix est réduit à 9, 95 $ par mois si vous payez sur une base annuelle.
Kanbanize
Kanbanize, un outil de gestion Kanban et agile très apprécié, prend en charge les types de cartes et les modèles personnalisés.
L'outil est utilisé pour rationaliser les processus de travail en fournissant un tableau de progression visualisé. C'est essentiellement une version numérique du processus Kanban. Vous créez ce qu'on appelle un tableau de projet qui agit comme un tableau ou un tableau blanc. Ensuite, vous créez des fiches de tâches pour toutes les différentes étapes à effectuer afin de compléter votre projet - elles agissent comme des notes autocollantes. Ces fiches de tâches sont assignées à chaque membre de l'équipe et vous aident à suivre ce qui a été accompli et ce qui reste à faire.
Normalement, vous devez créer des cartes de tâches et des tableaux de projets à partir de zéro, en éditant tous les attributs, champs et détails individuels au fur et à mesure. Pour simplifier les choses, Kanbanize vous permet de créer des modèles de ces éléments.
L'outil vous permet de modifier des modèles prédéfinis de fiches de tâches afin que vous n'ayez pas besoin de les créer à chaque fois. Cela est particulièrement pratique s'il existe des attributs que vous utilisez régulièrement, et vous pouvez faire de même avec les tableaux de projets pour maintenir la cohérence des champs et des attributs entre plusieurs projets.
La configuration d'un modèle dans Kanbanize est assez intuitive, mais si vous préférez des étapes détaillées, le site dispose également d'instructions faciles à suivre sur sa page Types et modèles de cartes.
Kanbanize offre un essai gratuit pour jusqu'à 1 000 actions. Après cela, c'est 9 $ par membre de l'équipe par mois (facturé annuellement) pour les petites équipes de jusqu'à 20 utilisateurs. Pour les grandes organisations, c'est 15 $ par utilisateur et par mois.
Google Docs
Google Docs est un traitement de texte basé sur le cloud qui est extrêmement polyvalent. Si vous avez déjà utilisé Microsoft Word, OpenOffice ou des outils similaires, c'est presque exactement cela, à l'exception qu'il s'agit d'une application en ligne. Il existe également des versions mobiles et tablettes de l'outil qui vous permettent d'éditer des documents en déplacement, et il existe une fonctionnalité hors ligne pour le moment où vous devez laisser votre bulle Wi-Fi protégée.
Comme la plupart des traitements de texte, vous pouvez télécharger des modèles prédéfinis pour créer des documents avec l'outil. Le type de modèle dont vous avez besoin dépend clairement du projet ou du contenu sur lequel vous prévoyez travailler. Par exemple, il existe des modèles pour les calendriers, lettres de motivation, CV 3 Sites Web utiles pour les modèles de CV gratuits téléchargeables 3 Sites Web utiles pour les modèles de CV gratuits Lire la suite, factures, plans d'affaires, échéanciers du projet et bien plus encore.
Vous trouverez quelques-uns des meilleurs modèles de Google Documents mis en évidence ici 24 modèles de documents Google qui rendra votre vie plus facile 24 modèles de documents Google qui rendra votre vie plus facile Les modèles peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Nous avons compilé 24 modèles Google Docs pour gagner du temps, que ce soit pour le travail, la santé, la maison ou les voyages. Continuez vos projets, plutôt que de vous battre pour assembler des documents. Lire la suite .
Vous pouvez également créer facilement votre propre modèle en enregistrant un document avec le contenu de base, puis en le copiant ultérieurement pour le modifier.
Hootsuite
Hootsuite est un outil de marketing social super puissant qui vous permet de gérer les comptes sociaux et d'afficher du contenu sur différents réseaux sociaux.
Ce qui le rend idéal pour les entreprises grandes et petites, c'est qu'il offre plusieurs outils d'analyse concis pour aller avec le contenu social que vous publiez. Vous pouvez suivre les niveaux d'engagement, les vues, le pourcentage de sensibilisation et plus encore.
L'une des excellentes caractéristiques de Hootsuite - et elles sont nombreuses - est que vous pouvez créer des modèles de messages sociaux personnalisés. Cela vous permet de réutiliser le contenu que vous publieriez en permanence. C'est une caractéristique qui manque cruellement à la plupart des réseaux sociaux, surtout du point de vue de nombreux blogueurs et propriétaires de petites entreprises.
Par exemple, disons que vous avez une promotion qui dure tout le mois que vous voulez que vos suiveurs sociaux connaissent. Plutôt que de créer un nouveau post social à partir de zéro chaque fois que vous souhaitez envoyer le contenu promotionnel, vous pouvez stocker le message en tant que modèle à consulter ultérieurement. Ensuite, tout au long du mois, vous pouvez ouvrir ce modèle et programmer des posts sociaux identiques ou légèrement modifiés à chaque fois.
Si vous vous demandez comment configurer des modèles, vous trouverez des instructions détaillées ici.
Hootsuite Pro, qui permet jusqu'à 10 utilisateurs, est de 9, 99 $ par mois facturé annuellement. Hootsuite Business, qui s'adresse aux grandes équipes, n'a pas de prix par utilisateur. Vous devez donc contacter l'équipe d'assistance pour plus d'informations.
FreshBooks
Gérer une entreprise, grande ou petite, n'est pas une tâche facile, surtout lorsqu'il s'agit de gérer les finances. FreshBooks est un outil comptable qui rapporte qu'il peut libérer en moyenne deux jours entiers par mois pour les clients qui autrement seraient dépensés pour effectuer des tâches comptables régulières.
C'est une alternative QuickBooks qui fonctionne très bien et possède une interface minimale, mais capable.
Je ne peux pas passer en revue toutes les caractéristiques du service parce que je serais là toute la journée - il y en a beaucoup. Ce dont je peux parler, c'est l'excellent support de modèle que l'application offre.
FreshBooks dispose déjà d'un outil de création de modèles prédéfinis pour générer des factures et des estimations. Vous pouvez personnaliser les modèles directement à partir du panneau d'administration de votre compte. Cela vous permet de réduire le temps que vous consacrez normalement à la création de ces types de documents en personnalisant les informations et les champs nécessaires à l'avance. De cette façon, quand il est temps d'envoyer une facture Les meilleures façons de créer et gérer vos factures en ligne Les meilleures façons de créer et gérer vos factures en ligne C'est une tâche de passer au crible les outils de facturation pour trouver ceux qui offrent les fonctionnalités dont vous avez besoin . Ne laissez pas cela ralentir votre productivité. Nous examinons six des meilleures solutions. Lire plus à un client, ou générer des estimations, vous avez seulement besoin de modifier un petit lot d'informations.
FreshBooks est de 39, 95 $ par mois pour le forfait Premium, qui vous permet de facturer un nombre illimité de clients et de créer un nombre illimité de factures et de rapports. Si vous avez seulement besoin de facturer 50 clients ou moins, vous pouvez utiliser le forfait Plus pour 24, 95 $ par mois, qui offre également un nombre illimité de factures et de rapports.
Zapier
Zapier est un outil puissant qui peut vous aider à automatiser les tâches Créer des automatismes impressionnants avec des Zaps multi-étapes Créer des automatismes impressionnants avec des Zaps multi-étapes Zapier, le plus grand concurrent d'IFTTT, a annoncé qu'il offre désormais aux utilisateurs la possibilité de créer plusieurs actions automatisations appelées zaps multi-étapes. Lire la suite en définissant une série de déclencheurs et d'actions. Grâce à l'application, vous créez ce que l'on appelle un "zap", qui sert de règle générale, ou de modèle, pour l'action que vous souhaitez effectuer.
L'outil peut être utilisé pour connecter deux applications prises en charge par Zapier pour accomplir un travail.
Par exemple, vous pouvez configurer un zap ou une règle qui enregistre automatiquement les pièces jointes Gmail dans votre compte Dropbox. Vous pouvez également définir des règles pour créer une carte Trello sur une base hebdomadaire, remplir de nouvelles lignes dans Google Sheets avec des rapports récapitulatifs RescueTime et bien plus encore.
Essentiellement, chaque règle ou action que vous créez dans Zapier est un modèle.
Cet outil est inestimable pour les propriétaires d'entreprise et ceux qui travaillent dans des environnements en évolution rapide. Vous pouvez automatiser une variété de tâches à travers plus de 500 applications tierces comme Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote et plus encore.
Pensez à tout le temps que vous pourriez économiser en automatisant les tâches banales que vous effectuez sur une base régulière.
Zapier propose une large gamme de niveaux de paiement allant de Basic (20 dollars par mois) à Business Plus (125 dollars par mois) et Infrastructure (250 dollars par mois). Le nombre de règles que vous pouvez créer dépend du plan d'abonnement que vous avez choisi.
Quels modèles utiliserez-vous?
Les modèles, tant qu'ils sont efficaces, peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts. Ils vous permettent de passer outre les étapes générales des outils de création de documents et de tâches pour aller droit au but. Avec toutes les applications énumérées ci-dessus - et beaucoup non mentionnées ici - vous pouvez charger un modèle et éditer des champs spécifiques pour obtenir exactement ce dont vous avez besoin.
Nous pourrions tous utiliser un peu plus de temps et, en tirant parti des modèles, vous vous le permettrez exactement.
Alors, comment allez-vous utiliser des modèles pour rendre votre vie un peu plus facile? Quels sont les modèles que vous utilisez déjà? Dites-nous dans la section commentaires ci-dessous!
Crédit d'image: Helloquence