Dire au revoir est si difficile à faire, n'est-ce pas? C'est inconfortable, et parfois c'est gênant. Eh bien, il n'y a peut-être pas d'instructions pour ces situations, mais au moins, nous pouvons vous donner quelques instructions sur la façon dont vous pouvez dire au revoir dans un courriel sans vous sentir mal à l'aise.
Une signature électronique Vous aussi pouvez bénéficier de la puissance des signatures électroniques Vous pouvez aussi bénéficier du pouvoir des signatures électroniques Une signature vous dit quelque chose sur une personnalité. De même que deux personnes ne s'écrivent guère, elles signent aussi différemment. C'est ainsi que la «science» de la graphologie a vu le jour. Mais l'ère numérique et l'email ... Lire la suite est à toutes fins utiles, votre "au revoir". Ce n'est pas si tu embrasses quelqu'un ou si tu leur donnes une poignée de main. Ce n'est pas si vous leur donnez seulement votre nom, ou leur donnez votre carte de visite avec toutes vos coordonnées incluses. C'est comme ça que vous faites une impression. Ou pas.
Dans cet article, je vais partager les cinq leçons les plus importantes que j'ai apprises au cours des deux dernières décennies, à savoir que j'ai communiqué avec des gens sur Internet. Chose intéressante, les dilemmes liés aux signatures électroniques existent depuis que ces premiers messages électroniques ont été envoyés sur BitNet et FidoNet ou même sur le système de messagerie CTSS du MIT dans les années 1960, mais je m'écarte un peu.
L'email a été avec nous pendant très longtemps. Alors, comment avez-vous compris? Comment vous déconnectez-vous sans ressembler à un snob, mais aussi en offrant suffisamment d'informations pour que les gens sachent qui et ce que vous êtes? Commençons. Au moment où nous aurons terminé, vous aurez une bonne idée de ce que vous voulez faire avec votre propre signature électronique.
Qu'est-ce qu'une signature d'email est supposée faire
Ces jours-ci, dans le processus d'emailing des gens, j'ai 3 "niveaux" différents de signature d'email. Pourquoi? Eh bien, il y a trois niveaux de relations à couvrir - tout d'une note brève à un ami, tout le chemin à un e-mail d'entreprise formelle à une entreprise. Trois variations sont vraiment tout ce dont vous avez besoin, et le but de ceux-ci devrait être le suivant:
1. Un sourire rapide - Cette version de signature passe rapidement des courriels à des amis ou des collègues que vous écrivez constamment, plusieurs fois par jour.
2. Smile et une poignée de main - Cette version de la signature va sur des courriels plus longs pour les collègues de travail, où votre email doit être juste un peu plus formel.
3. Une poignée de main ferme et carte de visite - Ceci est pour les moments où vous avez besoin d'écrire un e-mail d'affaires formel et de fournir votre titre et toutes vos coordonnées.
Il existe des règles non écrites pour chacun de ces types de signatures électroniques. Brise-les, et ce ne sera pas la fin du monde. Si vous voulez faire une très bonne impression, vous devez tenir compte de certains de ces conseils pour chaque type d'e-mail que vous envoyez.
La signature Quick Smile
Vous n'avez pas toujours besoin d'une signature électronique. Au moins, vous n'avez pas toujours besoin d'un formel. C'est comme lorsque vous marchez par un collègue dans le couloir. Vous les voyez plusieurs fois par jour. Vous assistez aux mêmes réunions. Avez-vous vraiment besoin de les saluer dans le couloir avec une poignée de main? Non; la plupart du temps, c'est un "Hey Fred" rapide et un sourire, s'il y a quelque chose. Lorsque vous envoyez rapidement un courriel à un collègue pour lui demander conseil ou pour obtenir un pourboire, il se peut que vous n'ayez même pas besoin d'une signature. Si vous ressentez le besoin de vous déconnecter, vous pouvez prendre mon approche, juste votre nom précédé d'un tiret. 
Pas besoin de citations fleuries ou de titres élaborés. La personne sait qui vous êtes, ce que vous êtes, et tout ce qui dépasse votre nom serait gênant. Considérez-le comme une conversation de base par le refroidisseur d'eau, que vous finissez habituellement juste avec quelque chose comme "bien, vous attraper plus tard alors!" Et une vague rapide. Rien de plus n'est nécessaire.
Sourire et une poignée de main
L'autre type de signature est une sorte d'hybride entre formel et informel. C'est le plus difficile à obtenir. Il peut s'agir de collègues que vous souhaitez envoyer par e-mail avec des demandes commerciales semi-formelles, mais vous ne voulez pas qu'ils pensent que vous rencontrez des difficultés. Ils ont besoin d'apprécier l'importance de l'email, mais vous ne voulez pas qu'ils se demandent si vous êtes toujours amis. C'est là que la signature très subtile entre en jeu. Ceux-ci sont généralement de taille réduite et presque imperceptibles dans le pied de l'e-mail lui-même. Une des meilleures approches pour cela est une signature que j'appelle le "one-liner".
Dans cette version, toutes les informations sont divisées avec un caractère "|". Cela pourrait être aussi simple qu'une adresse ou un courriel, des numéros de téléphone, des numéros de téléphone ou autres. Il devrait être bref, inclure juste un peu d'information nécessaire, et c'est tout. J'ai même vu certaines personnes faire cette signature dans une police qui est plus faible que le reste de l'e-mail - peut-être en gris. Une autre approche que j'ai noté est un très court deux lignes. Fondamentalement, un nom et une forme de contact qui pourrait être un seul numéro de téléphone ou une adresse e-mail. 
Évidemment, c'est pour les destinataires qui savent déjà qui vous êtes, avec quelle compagnie vous travaillez, et vous leur envoyez simplement un des nombreux courriels de correspondance. Il fournit la "sensation" d'un email amical, mais si la personne a besoin de vous contacter et ne peut pas garder votre numéro dans son Rolodex (les gens utilisent-ils encore ces ...?), Alors il y a vos coordonnées au bas de l'email, juste à portée de main.
Une poignée de main formelle
Bien sûr, il y a des moments où vous envoyez un courriel à quelqu'un à l'extérieur de l'entreprise, ou peut-être que vous envoyez un courriel à quelqu'un au sein de l'entreprise à propos de quelque chose d'officiel qui exige que la conversation soit formelle. C'est comme porter une tenue officielle lors d'une cérémonie de remise de prix pour vos collègues. Avant de couvrir ce que vous devriez faire dans ces cas, il est plus instructif de couvrir ce qu'il ne faut pas faire en premier. Oui, vous devez fournir des informations de contact, telles que le nom de votre société, votre site Web et votre adresse e-mail, mais vous n'avez pas besoin d'en faire trop. Est-il vraiment nécessaire de fournir quatre numéros de téléphone différents, y compris un télécopieur? 
Non, fournissez suffisamment d'informations de contact afin qu'il existe plusieurs méthodes pour vous contacter - e-mail, téléphone, ou peut-être même via un site Web - mais ne vous laissez pas emporter. Fournir une liste de numéros de téléphone donne l'impression que vous êtes si mobile que vous n'êtes jamais à votre bureau et trop difficile à contacter.
Une autre erreur commune se présente comme un auto-promoteur. Les gens comme ceci surchargeront leurs signatures d'email avec leurs comptes de réseautage social au point où la signature est plus de 10 lignes longues et remplies de la plupart du marketing de soi.
Une autre façon de donner une impression horrible est d'utiliser toutes sortes de couleurs et de polices funky dans votre adresse e-mail. Il est difficile de retirer quelque chose comme ça, parce que les couleurs doivent correspondre, et les polices doivent bien paraître. Malheureusement, beaucoup de gens n'ont aucune idée de comment faire correspondre correctement les couleurs, et leur signature électronique finit par ressembler à quelque chose d'une usine de Willy Wonka. 
Ce genre de signature de clown n'est pas professionnel et quiconque vous l'enverra pensera que vous n'avez aucune idée de ce que vous faites, peu importe le domaine dans lequel vous vous trouvez. Évitez donc les couleurs extravagantes. Rester simple.
Ce que vous pouvez faire correctement
Alors, à quoi ressemble une bonne signature électronique formelle si vous voulez faire bonne impression? Aller avec les informations de base requises, garder le formatage et le style simple, et ne pas en faire trop avec des informations.
Voici un exemple. Celui-ci comprend 4 lignes - nom, société, numéro de téléphone et adresse e-mail. C'est tout.
Cette personne a utilisé le texte brut seulement, et le garder à seulement quatre lignes le fait apparaître comme chic et professionnel.
Avec ma propre adresse, je vais un peu plus loin en gardant la signature modeste en utilisant l'italique et en la faisant disparaître en gris foncé. En gardant une ombre plus claire que le texte de l'e-mail lui-même, il indique au destinataire que vous considérez que votre propre information est secondaire au message lui-même. C'est un soupçon subtil d'humilité.
De plus, les titres ne doivent être utilisés que lorsqu'ils sont pertinents pour la conversation en cours. Dans la plupart des correspondances liées à mon propre site, les gens doivent savoir que je suis le propriétaire du site, donc le titre est important. Seulement assez d'informations sont incluses pour un contact rapide - email et numéro de téléphone, c'est tout.
Un autre exemple est la signature que j'utilise pour la correspondance interne et externe de MakeUseOf.
Ici, j'ai vraiment hésité entre l'utilisation du titre ou non. Il est généralement important uniquement dans les communications par e-mail externes et marginalement important dans certaines communications internes. J'ai commencé en utilisant deux versions - une pour l'externe et une pour l'interne - mais je me suis fatigué de basculer manuellement entre les deux, que j'ai décidé de coller avec celui ci-dessus. Au risque de paraître comme important, il reste fané et secondaire. Il utilise également le caractère "|" mentionné ci-dessus, une petite touche de couleur pour faire ressortir le nom du site, et j'ai décidé d'être en gras et d'ajouter une cinquième ligne pour un devis.
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