Comment envoyer un courriel comme un pro

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Le courrier électronique est l'une de ces choses qui a commencé comme une caractéristique de commodité, mais est rapidement devenu quelque chose à redouter. Je sais que quand j'ai des centaines de courriels non lus, mon instinct sombre rapidement dans un vide profond et j'ignore ces courriels pour encore plus longtemps. Mais peut-être que si nous devions adopter les trucs et astuces des pros du courrier électronique, nous ne considérerions pas notre boîte de réception comme un obstacle.

Il y a beaucoup de facteurs qui jouent dans l'efficacité du courrier électronique - pas seulement pour écrire les courriels, mais aussi pour configurer la boîte de réception, gérer les courriels, savoir quand vérifier les courriels, et plus encore. Augmenter l'efficacité du courrier électronique signifie augmenter la productivité, ce qui signifie que tout se fait en moins de temps. C'est exactement ce que nous voulons.

Remarque: L'un des aspects d'être un pro au courrier électronique est de rester en sécurité et sécurisé. Lisez ces 7 conseils importants pour la sécurité des e-mails 7 Conseils importants pour la sécurité des e-mails Informations importantes sur la sécurité des e-mails La sécurité sur Internet est un sujet que nous savons tous important, mais qui remonte souvent loin dans nos esprits, nous trompant en croyant que "cela ne m'arrivera pas". Que ... Lire la suite avant de commencer ici. Perdre l'accès à votre compte de messagerie peut être extrêmement préjudiciable.

Planifier l'heure de "vérification des e-mails"

L'une des plus grandes erreurs des utilisateurs qui ont des boîtes de réception extrêmement actives est qu'ils laisseront leur Gmail, Thunderbird ou Postbox ouvert 24h / 24 et 7j / 7 en arrière-plan. Une autre bévue est l'utilisation d'addons de notification ou de fonctionnalités qui vous alerteront dès l'arrivée d'un e-mail, aussi banal soit-il.

Fait indéniable: l'enregistrement fréquent de vos emails signifie que vous ne pouvez pas vous concentrer sur une autre tâche. Fait indéniable: si vous réussissez à créer un focus, les notifications le briseront en un instant.

Par conséquent, vous devriez voir votre boîte de réception comme une activité comme les autres. Ne permettez pas qu'il soit un aspect «toujours sur» de votre vie. Au lieu de cela, planifier des blocs de temps - peut-être une fois par jour, peut-être trois fois par jour - où vous vérifiez dans la boîte de réception, faites tout ce dont vous avez besoin, puis fermez-le. Cela peut prendre un certain temps avant de rompre cette habitude mais, croyez-moi, votre productivité va monter en flèche.

Éliminer l'excès

La première chose à faire lorsque vous ouvrez votre boîte de réception est de l'écrémer rapidement et de supprimer tous les e-mails qui ne semblent pas importants. Pensez à vous en tant que sculpteur avec un énorme bloc de marbre frais. Avant de commencer le vrai travail, vous devez vous débarrasser de vos excès et vous débarrasser de l'excès.

Imaginez-vous vérifier et trouver 350 emails en attente d'une réponse. Tout ce qu'il faut, c'est cinq minutes - oui, vraiment! - pour parcourir et cliquer sur les cases à cocher à côté des e-mails qui n'ont aucune importance. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Supprimer pour effacer tous les e-mails cochés. Maintenant vous avez seulement besoin de répondre à 50 et c'est un gros coup de pouce psychologique.

Lire et répondre immédiatement

Ouvrez-vous souvent un email, voyez-vous que vous devez faire quelque chose, mais laissez-le pour un autre jour? Cela peut être une habitude risquée. Et si tu l'oublies? Que faire si vous perdez l'e-mail en quelque sorte? Que faire si vous avez besoin de réagir plus tôt que vous ne le pensez?

Mieux vaut tout faire immédiatement. Cela évite l'accumulation de pensées «J'ai encore besoin de répondre à ce courriel» qui vous harcèlent jusqu'à ce que vous y arriviez enfin. Cela réduit le risque d'oublier un e-mail important. Vos clients, vos amis et vos contacts d'affaires sont heureux parce que vous répondez avec une telle ponctualité. En bonus, vous aurez une grosse charge de votre esprit.

Avec une boîte de réception propre et vide qui n'est pas encombrée de messages auxquels vous devez renvoyer, vous pouvez plus facilement implémenter le point de contrôle des e-mails uniquement à des heures planifiées. Si vous ne voulez vraiment pas lire et répondre immédiatement, alors au moins regarder dans un addon de rappel d'email Ajouter Scheduling, Tracking & Reminders à Gmail avec ce complément fantastique Ajouter Scheduling, Tracking & Reminders à Gmail avec ce complément fantastique Regardons les choses en face, Gmail est à peu près parfait. Ce n'est pas une coïncidence si c'est aujourd'hui l'un des fournisseurs de messagerie les plus populaires, du moins pour ceux qui préfèrent une interface Web. Il y a, cependant, plusieurs ... Lire la suite.

Réponses en conserve

Les réponses standardisées sont une fonctionnalité étonnante qui est devenue un standard dans tous les principaux services et clients de messagerie. Fondamentalement, une réponse standardisée est un modèle de réponse que vous pouvez construire à l'avance et utiliser en un seul clic. C'est génial quand vous vous retrouvez à taper la même réponse encore et encore, comme lorsque les gens envoient fréquemment des questions sur un sujet particulier.

Vous pouvez activer les réponses standardisées dans Gmail en les basculant dans la section Labs des paramètres. Yaara a écrit un article sur la façon de commencer avec les réponses standardisées dans Gmail Email Plus rapide et mieux avec des réponses en boîte Email plus rapide et mieux avec des réponses en conserve Vous n'avez pas le temps de préparer le déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un peu de camping qui ne va pas mal? Facile, obtenez de la nourriture en boîte. Fatigué de taper les mêmes réponses par e-mail? Essayez les courriels en boîte! Pensez ... En savoir plus.

Keep It Brief

La meilleure façon de réduire le temps que le courrier électronique vous enlève: passer moins de temps à écrire des réponses. Bien sûr, ne sacrifiez pas les bonnes affaires ou l'étiquette personnelle en écrivant des réponses laconiques, mais vous n'avez pas non plus besoin d'écrire 5-10 paragraphes pour chaque email que vous envoyez. Le courrier électronique est moins formel que les lettres traditionnelles!

Identifiez le message principal que vous voulez transmettre, puis essayez de le faire parvenir au destinataire en un à trois paragraphes maximum. Vous savez à quel point vous avez du mal à trouver autant de courriels? Eh bien, le destinataire est probablement confronté au même problème. Non seulement le raccourcissement de vos courriels vous fait gagner du temps, mais cela leur permet aussi de gagner du temps, et ils vous en seront reconnaissants.

Utiliser des filtres pour organiser

L'utilisation de la puissance des filtres peut révolutionner votre flux de travail de messagerie. En substance, un filtre examine chaque courrier électronique entrant et, s'il répond aux critères du filtre, effectue une action sur celui-ci. Cette action peut déplacer l'e-mail vers un certain dossier ou définir une étiquette particulière. Les critères d'un filtre peuvent inclure l'identité de l'expéditeur, l'objet de l'e-mail, le contenu du corps, etc.

Les filtres sont une méthode fantastique pour garder votre boîte de réception organisée. Recevez-vous beaucoup de mises à jour du bulletin d'information provenant des chaînes de vente au détail, de notifications provenant des médias sociaux ou de factures électroniques? Les filtres peuvent séparer ces courriels de votre boîte de réception, réduisant drastiquement le nombre de courriels dont vous avez besoin. De plus, il y a moins de chance que vous en supprimiez un accidentellement.

Consultez la publication de Craig sur la configuration et l'utilisation des filtres Gmail 5 Filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception 5 Filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception Quels filtres chaque personne doit-elle avoir dans son arsenal pour que sa boîte de réception ordonné comme le mien? Je suis là pour vous aider à mettre en place vos cinq premiers filtres, ou ... Lire la suite.

Conclusion

Le courrier électronique est une technologie simple, mais il existe des moyens avancés de s'y prendre. La chose la plus importante à propos d'être un professionnel de l'email est d'identifier où la plupart de votre temps est dépensé et trouver des moyens de réduire ce temps. J'espère que les conseils ci-dessus et quelques conseils d'efficacité e-mail 10 conseils pour vous aider à envoyer plus efficacement 10 conseils pour vous aider à envoyer plus efficacement e-mail Le meilleur conseil que j'ai entendu parler de la productivité e-mail et e-mail est Matin. C'est un peu paradoxal mais vrai que le courrier électronique et la productivité sont en désaccord ... Lisez plus nous avons couvert plus tôt vous aidera à voir où votre temps coule et comment combattre cette inefficacité.

Et vous? Avez-vous des astuces ou des routines que vous utilisez pour optimiser la productivité de votre messagerie? S'il vous plaît partagez-les dans les commentaires!

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