Comment mieux suivre et gérer vos projets avec Podio

Les meilleurs outils de gestion de projet sont simples à utiliser et suffisamment flexibles pour évoluer avec votre projet. Nous vous montrons comment Podio peut répondre aux besoins de votre projet.

Les meilleurs outils de gestion de projet sont simples à utiliser et suffisamment flexibles pour évoluer avec votre projet.  Nous vous montrons comment Podio peut répondre aux besoins de votre projet.
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Quand les gens pensent des outils pour la gestion de projet Intellinote: Mettez vos tâches, fichiers, messages et réunions en ligne en un seul endroit Intellinote: Mettez vos tâches, fichiers, messages et réunions en ligne en un seul endroit Intellinote facilite la gestion, la collaboration et la communication votre équipe, vos collègues et vos clients avec un mélange complet de partage de fichiers, d'organisation et de chat vidéo et texte en temps réel. En savoir plus, généralement, un logiciel comme Microsoft Project vient à l'esprit. Maintenant, bien sûr, c'est un outil formidable à utiliser pour gérer les tâches, les délais, les livrables et les ressources pour un projet. Mais, qu'est-ce que vous utilisez pour garder la trace de plusieurs projets ?

Que vous soyez un employé de un ou dix employés, un outil qui permet de suivre les statuts et les réunions, d'envoyer des rappels et même d'héberger tous les documents d'un projet est également très utile. C'est là que Podio intervient pour vous aider à gérer plusieurs projets, une équipe d'autres ou simplement un moyen de les suivre tous les deux. Voici quelques trucs et astuces pour tirer le meilleur parti de Podio pour suivre vos projets et votre équipe.

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Implémenter les applications Podio

Podio est un outil qui utilise des "applications" pour gérer différents aspects de l'espace de travail. Podio: Un tableau de bord unique pour gérer les tâches de votre organisation Podio: Un tableau de bord unique pour gérer les tâches de votre organisation En savoir plus. Les applications sont disponibles par fonction et secteur d'activité et comprennent des éléments tels que des réunions, des idées, des clients, des bons de commande, des factures, des contacts, etc. La meilleure façon d'utiliser Podio est d'obtenir les applications dont vous avez besoin. Commencez par consulter le Podio App Market et passez en revue les packs disponibles par fonction ou par industrie. Cela vous permettra de bien démarrer et vous pourrez toujours obtenir des applications individuelles plus tard.

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Par exemple, si vous utilisez Podio pour les fonctions de gestion d'événements, il existe un pack contenant des applications pour les participants, les lieux, les fournisseurs, les conférenciers, les événements et une liste d'invités. Un autre exemple utilise l' industrie de la vente et comprend un pack pour la gestion des pistes, qui contient des applications pour les ventes, les prospects, les réunions de vente, les communications et les produits.

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Utilisez les applications de Podio pour suivre tous les aspects de votre projet, grands ou petits. Ceux-ci peuvent tous être disposés sur votre écran d'espace de travail principal et contenir les champs dont vous aurez probablement besoin. Mais, vous pouvez également modifier n'importe quelle application pour la personnaliser exactement comme vous le souhaitez. Ces applications sont l'épine dorsale de Podio et vous donneront une grande flexibilité dans le suivi de vos projets et de leurs pièces mobiles.

Bénéficier des services et des extensions connectés

Une caractéristique utile de Podio est sa connexion à d'autres services. Si vous souhaitez connecter votre calendrier Microsoft Exchange pour l'exportation d'événements, votre compte GoToMeeting pour lancer des réunions directement depuis Podio ou votre compte Evernote pour joindre vos notes, alors Podio vous couvre. Pour suivre vos tâches et suivre vos projets, la connexion d'autres services que vous utilisez est définitivement la solution. Afin d'utiliser Podio avec succès, ces services connectés vous permettent d'insérer les éléments dont vous avez besoin ailleurs, mais qui sont nécessaires à votre projet.

Avec ces services, vous pouvez facilement connecter Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync et Dropbox. La connexion est facile. il suffit de cliquer sur Paramètres du compte dans la barre de navigation principale, puis sur Services . Chaque service a son propre bouton de connexion et après s'être connecté, vous verrez les déplacer vers le haut de la liste où ils sont prêts à utiliser.

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En plus des services de connexion, vous pouvez profiter des extensions Podio qui s'intègrent à de nombreux développeurs tiers. Les intégrations avec MailChimp, Google Maps et Xero vous permettent de rendre votre expérience avec Podio encore meilleure. Par exemple, il existe une extension QuickBooks qui vous permet d'importer des clients et des informations de compte dans Podio, où vous pouvez ensuite configurer la facturation automatisée entre les systèmes.

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Comment Podio se compare à Trello

Si vous n'avez pas essayé d'autres outils comme Podio pour le suivi et la gestion de projet, vous pouvez facilement le comparer à Trello Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant Bonne maison Est-ce que le nom Joel Spolsky vous dit quelque chose? Si oui, vous allez vouloir lire ce post, car il présente le dernier et le plus grand projet de Spolsky. Et sinon, vous devriez savoir que c'est ... Lire la suite, qui est un autre excellent outil. Si vous avez essayé les deux, alors vous avez probablement une préférence ou peut-être les utiliser tous les deux, mais pour des choses différentes. Ils offrent tous les deux les bases pour le suivi des projets, des tâches et des personnes, ainsi que des notifications pratiques, des rappels et des options de formatage personnalisées pour les outils. Alors, où sont-ils différents?

Espace de travail

Tandis que Podio et Trello ont des espaces de travail bien organisés, Trello devrait tomber dans la catégorie «installation plus facile». Podio prend un peu plus de temps à configurer pour l'utilisation. Après avoir obtenu les applications dont vous avez besoin, vous pouvez les utiliser pour configurer des tuiles ou des widgets pour votre espace de travail principal et les réorganiser pour qu'ils soient beaux. Avec Trello, vous voyez vos planches tout de suite et après en avoir choisi une, vous voyez vos cartes. Oui, il y a aussi du temps d'installation avec Trello, mais ce temps est passé à configurer vos projets et tâches plutôt que de configurer les outils dont vous avez besoin pour eux comme dans Podio. Mais, si cela ne vous dérange pas de prendre un peu de temps pour créer un espace de travail vraiment personnalisé, alors Podio tient compte de ce que Trello ne fait pas.

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Services connectés

Quand il s'agit de connecter des calendriers, logiciel de réunion Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les petites équipes n'ont pas besoin d'applications d'entreprise coûteuses pour la collaboration. Voici six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données de votre équipe, la communication, et plus encore. Gratuitement. En savoir plus, les gestionnaires de fichiers, et les preneurs de notes, Podio a simplement plus d'options. Vous pouvez joindre des fichiers et des photos aux cartes dans Trello à partir de Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive (ci-dessous). Vous pouvez également connecter Trello à iCal pour voir vos cartes ou même Sunrise Calendar si c'est votre choix de programmation. Mais dans l'ensemble, Podio a plus de flexibilité avec des options pour les services connectés.

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Accès mobile

Podio (iOS, Android) et Trello (iOS, Android) proposent des applications mobiles gratuites qui facilitent le suivi des projets. Pour votre téléphone ou tablette, ils vous ont tous les deux couverts. Si vous êtes une personne visuelle qui apprécie les cartes et les cartes utilisées dans Trello, alors vous serez très heureux avec leur application. Il a une interface élégante et le glisser-déposer est également très réactif. De même, Podio a une bonne application si vous aimez voir vos tables de données, activité récente pour votre équipe, et faire des mises à jour pour les articles. Dans tous les cas, l'utilisation des options mobiles vous permet de rester en contact avec vos projets, notifications et équipe lorsque vous êtes en déplacement.

Conseils pour l'utilisation de Podio

Encore une fois, Podio est un outil de gestion de projets, de tâches et même de votre équipe qui est assez différent des logiciels comme Microsoft Project. Il vous permet de garder une trace, de vérifier les statuts, d'assigner des tâches et de garder vos projets sur ce plan soigneusement conçu. Voici quelques conseils pour utiliser Podio si vous êtes novice ou si vous n'avez pas pleinement profité de ses fonctionnalités.

  • Pour la gestion d'équipe, utilisez l'application Absent du bureau . Chaque membre de l'équipe peut facilement sélectionner Vacation, Remote ou Conference pour décrire le type. Ensuite, après avoir entré les dates, un gestionnaire peut rapidement approuver ou rejeter le temps passé hors du bureau. Des notifications peuvent également être envoyées, qui fournissent d'excellents rappels si quelqu'un de votre équipe a disparu.
  • Essayez les formulaires Web disponibles pour votre site. Podio va créer des formulaires pour votre site web en cliquant sur un bouton. Vous pouvez ensuite personnaliser le formulaire et publier le lien partageable que vous recevez ou mettre le code intégré directement sur votre site Web. En utilisant notre exemple de gestion d'événements précédemment, vous pourriez facilement avoir un formulaire à remplir par les clients intéressés afin de demander vos services pour leur événement.
  • Profitez de la fonction d'exportation simple. Chaque application que vous utilisez contient une option pour exporter les données. C'est très pratique pour mettre à jour votre équipe lors d'une réunion d'état ou votre patron quand il veut des mises à jour sur tous les projets pour votre équipe. La fonction d'exportation peut être vu lorsque vous sélectionnez l'icône de la clé à partir de l'intérieur de l'application.
  • Personnalisez les applications pour une efficacité totale Chaque application est livrée avec les bases dont vous aurez besoin. Mais, chacun peut être édité et personnalisé afin que vous puissiez utiliser les champs, listes, statuts et autres éléments dont vous avez besoin dans chacun d'entre eux. Il suffit de cliquer sur cette icône clé une fois que vous êtes dans l'application et sélectionnez Modifier le modèle .

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Plans Podio

Si vous êtes nouveau sur Podio, vous pouvez choisir parmi différents plans, y compris une option gratuite . Si vous avez une équipe de cinq personnes maximum, vous pouvez obtenir gratuitement toutes les fonctionnalités d'un plan de base, à l'exception de la gestion des utilisateurs. Si vous avez plus de cinq utilisateurs il y a des plans à partir de 9 $ par mois. Vous pouvez bénéficier d'un nombre illimité d'utilisateurs avec des avantages tels que des sessions de formation, un support prioritaire et une configuration avancée, en fonction de votre programme payant.

Utilisez-vous Podio ou en tenez-vous compte?

Si vous êtes un utilisateur actuel de Podio, quels conseils utiles avez-vous à partager avec les lecteurs? Si vous envisagez d'utiliser Podio pour le suivi de projets, quels sont les facteurs décisifs et que recherchez-vous dans un outil? N'hésitez pas à partager vos pensées et expériences dans les commentaires ci-dessous!

Crédit d'image: Homme d'affaires via Shutterstock, Alphaspirit via Shutterstock.com

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