Nous savons tous qu'une personne qui semble glisser dans la vie en fait plus en un jour que la plupart d'entre nous pourrait gérer en une semaine. Mais en apprenant ce que vous pouvez externaliser, en plus de quelques conseils sur les «meilleures pratiques» pour déléguer vos tâches quotidiennes, vous pouvez aussi devenir super productif.
Cet article explique comment choisir les tâches à externaliser en ligne, vous montrer quelques exemples, et vous donner quelques conseils sur la façon de devenir un outsourcer en ligne efficace et compétent.
Qu'est-ce que l'externalisation?
En un mot, la délégation. Depuis le lancement (et le succès subséquent) de livres et de blogs tels que la semaine de travail de 4 heures, un grand nombre de personnes technophiles se sont tournés vers des sites comme Elance, Odesk, TaskRabbit et bien d'autres façons de déléguer les tâches. Un assistant virtuel Les 5 meilleurs sites Web pour trouver un assistant virtuel Un assistant virtuel est une personne réelle qui prend en charge vous ou votre entreprise à distance de leur bureau à domicile. Ils peuvent être pratiquement n'importe où et les services qu'ils offrent vont de professionnels administratifs, techniques, personnels, ou ... Lire la suite, les corvées et même des emplois entiers à des pigistes partout dans le monde.
En demandant à quelqu'un d'autre de prendre en charge des tâches que vous ne pouvez pas (ou simplement ne voulez pas) faire vous-même, vous avez soudainement accès à plus (potentiellement beaucoup plus) que 24 heures par jour.
Comment savoir quoi externaliser?
Beaucoup de gens ont envisagé la sous-traitance, mais ils se sont retirés à la dernière minute parce qu'ils ne croyaient tout simplement pas que quelqu'un d'autre pourrait prendre le contrôle de certains aspects de leur vie, aussi petite ou grande soit-elle.
C'est un obstacle que j'ai dû surmonter moi-même il y a quatre ans, lorsque j'ai externalisé pour la première fois, et j'ai appris qu'il y a cinq questions à poser pour chaque tâche afin de décider si elle doit ou non être externalisée.
- Effroi: L'idée de commencer cette tâche me remplit-elle d'effroi?
- Manque de connaissances: Y a - t-il quelqu'un d'autre qui pourrait mieux accomplir cette tâche que moi?
- Répétition: Est-ce que je fais cette tâche encore et encore, sans que cela ajoute une valeur réelle à ce que je vise?
- Procrastination: Est-ce que je tergiverse plutôt que de commencer cette tâche?
- Temps: Mon temps pourrait-il être mieux utilisé pour faire autre chose?
Si je réponds oui à l'une des questions ci-dessus, je choisirai généralement d'externaliser la tâche. La seule fois où je ne sous- traiterai pas la tâche dans ces situations est si l'externalisation sera plus difficile ou prendra beaucoup de temps que d'accomplir la tâche moi-même.
Quel genre de tâches au jour le jour puis-je réaliser de façon réaliste?
Quand j'ai commencé l'externalisation, j'ai commencé à recruter de petits pigistes pour des tâches de saisie de données et de recherche fondamentale, mais comme j'ai appris de plus en plus comment externaliser efficacement, j'ai vite compris que les tâches que je pouvais déléguer étaient limitées .
Vous avez probablement frémi à l'idée de confier la responsabilité de votre boîte de réception à un gars que vous venez d'embaucher sur Internet et qui travaille à l'autre bout du monde. Croyez-moi, je comprends. Votre boîte de réception est votre sanctuaire, non? Commencez donc petit, envoyez simplement l'e-mail étrange à votre pigiste afin qu'il puisse traiter cette demande unique (en entrant un rendez-vous dans votre agenda, par exemple), puis vous pourrez progressivement créer cette confiance si nécessaire.
Au fur et à mesure que la confiance dans votre pigiste augmente, vous pouvez transférer d'autres responsabilités de messagerie, en leur permettant éventuellement de filtrer la totalité de votre boîte de réception afin de répondre uniquement aux messages les plus pressants et les plus productifs.
Rendez-vous et réservations
Avoir un assistant indépendant qui peut faire et gérer vos rendez-vous et réservations pour vous non seulement vous fait gagner du temps et des efforts. Cela améliore également vos expériences .
L'année dernière, mon assistant freelance réservé un hôtel pour ma copine et moi pour rester. La nuit avant le séjour, il a appelé la réception et s'est assuré que tout allait bien pour la réservation (il a également mentionné que c'était l'anniversaire de ma copine). Quand nous sommes arrivés le lendemain, je suppose que le personnel de l'hôtel a dû penser que j'étais un coup de feu (ayant mon propre assistant, et tout), et nous sommes arrivés à une chambre améliorée, avec une bouteille de vin et un écrit à la main carte laissée par le lit.
Si mon assistant n'avait pas appelé à l'avance, cela ne serait probablement jamais arrivé. Vous pouvez demander à votre assistant de programmer des appels, de prendre rendez-vous chez le médecin, de réserver des vols, d'acheter des billets pour des concerts - tout ce dont vous avez besoin!
Shopping en ligne
Une fois, j'ai entendu Ramit Sethi parler de la façon dont il a simplifié ses achats en ligne. Dans le passé, il se retrouvait à parler avec un ami qui recommandait un livre, un film ou un album. Comme la plupart d'entre nous, il noterait le nom de la recommandation, poursuivrait la conversation et ne se déplacerait jamais pour faire l'achat. Alors maintenant, quand il reçoit une recommandation, il envoie un e-mail super-rapide à son assistant:
Livre: Le Grand Gatsby
Des instructions passées, son assistant sait exactement quoi faire, c'est-à-dire comment choisir quelle édition acheter, combien il est autorisé à dépenser, où le livre doit être livré. C'est une méthode d'externalisation que j'ai récemment adoptée, et j'aurais seulement aimé l'avoir fait plus tôt. Et il peut être étendu à d'autres formes de shopping, comme la nourriture ou les vêtements (tant que vous avez appris à votre assistant ce que vous aimez).
La navigation sur Internet
Combien de fois vous êtes-vous retrouvés à naviguer sans but sur le web dans l'espoir que quelque chose pique votre intérêt? Combien d'heures par semaine gaspillez-vous à ouvrir une tabulation après l'autre alors que vous êtes assis dans le train ou lorsque vous regardez la télévision, pour les refermer sans lire un seul mot sur la page?
En informant votre assistant de vos centres d'intérêt, du genre de choses que vous aimeriez lire, ou être mis à jour, vous pouvez contourner l'étape de navigation inutile et savoir à la place que vous aurez toujours un flux régulier de contenu cela va vraiment vous intéresser.
Pour moi, mon assistant trouve du contenu dont je vais profiter (ou sur des sujets que je dois apprendre) et les enregistre dans mon compte Instapaper Gérer vos signets et votre liste de lecture avec Instapaper Gérer vos signets et listes de lecture avec Instapaper En savoir plus Je peux y accéder sur mon téléphone, mon iPad ou mon ordinateur portable, ce qui m'aide à économiser d'innombrables heures d'errances en ligne inutiles.
Transcription
Je suppose que vous avez perdu le compte du nombre de réunions que vous avez eues et complètement zoné, manquant un morceau décent d'une conversation importante. Vous êtes probablement aussi sorti d'une réunion avec l'intention d'écrire quelques notes et points d'action, pour ensuite être distrait, oubliant complètement ce que vous étiez censé écrire en premier lieu.
Pour contourner ce problème, essayez d'enregistrer vos réunions et envoyez le fichier audio à un pigiste qui peut transcrire la conversation, ou il peut simplement noter des points importants pour pouvoir les parcourir à l'avenir.
Il existe des centaines d'autres tâches que vous pouvez externaliser, qu'elles soient personnelles ou professionnelles. De la conception de sites Web, du conseil et de l'écriture aux conseils de mode, en passant par la planification de voyages et même les demandes d'emploi. Ce que vous choisissez d'externaliser devrait être basé sur les cinq questions énumérées en haut de cet article pour vous assurer que vous investissez votre temps dans les tâches les plus importantes.
Quelques conseils
On ne peut nier que l'externalisation peut être décourageante. Après tout, en embauchant quelqu'un pour prendre en charge certaines de vos activités quotidiennes, vous devenez automatiquement un gestionnaire. Voici quelques conseils pour vous aider à rester sur la bonne voie:
Engagez avec soin
Lorsque vous postez un travail sur Elance of Odesk, vous recevrez probablement au moins 30-40 propositions, et c'est votre travail de trouver la personne qui vous convient le mieux. Avant de prendre une décision finale, établissez une liste d'environ 3-7 candidats et définissez-leur une tâche simple. Assurez-vous de fournir des instructions très claires et une date limite . Dites-leur comment vous souhaitez recevoir les informations que vous avez demandées. Si vous voulez qu'ils vous appellent à l'avenir, demandez-leur de vous envoyer un fichier audio répondant à quelques questions afin que vous puissiez entendre leur «voix de téléphone».
Mettre en place un document "À propos de moi"
La dernière chose que vous voulez faire est de répéter vos besoins à votre assistant encore et encore. Chaque fois que vous leur fournissez de nouvelles informations (les magasins que vous aimez, le type d'hôtel dans lequel vous souhaitez séjourner, vos exigences lors de la réservation d'un vol, les heures d'appels, etc.), demandez-leur d'entrer ces informations dans un document partagé. Ce document sera leur premier point de référence s'ils ont des questions sur une tâche que vous leur avez assignée (réduisant ainsi le nombre de répétitions à effectuer), et si vous commencez à travailler avec un assistant différent, vous pouvez simplement leur remettre cette tâche. document et ils seront en mesure d'en apprendre davantage sur vous et vos préférences beaucoup plus rapidement.
Être spécifique
Avec chaque tâche que vous déléguez, soyez aussi précis que possible. Plutôt que d'écrire des instructions étape par étape, il peut être plus efficace d'enregistrer une vidéo de capture d'écran Ashampoo Snap 7 Review: Easy Capture d'écran et capture vidéo Ashampoo Snap 7 Review: Easy Capture d'écran et capture vidéo Vous cherchez une solution de capture de bureau facile et complète? Snap 7 offre des options de capture d'écran avancées, y compris des prises de vue multiples et la capture vidéo. Mais vaut-il 20 dollars? Lisez notre critique et testez-la vous-même avec la ... Lire la suite pour l'envoyer à votre assistant afin qu'il puisse observer comment effectuer certaines tâches. Assurez-vous de toujours informer votre assistant du temps qu'il peut consacrer à une tâche (et / ou à votre budget), de la date limite et de répondre à toutes les questions avant qu'elles n'apparaissent, afin de réduire le va-et-vient peut s'ensuivre si vous n'êtes pas assez clair.
Soyez juste: Beaucoup de gens embauchent des pigistes, pensant qu'ils peuvent embaucher quelqu'un pour effectuer une tâche après l'autre pour 3 $ l'heure. S'il vous plaît soyez juste avec ce que vous exigez, et le taux horaire que vous offrez. Plus vous êtes juste, meilleurs seront vos résultats.
Comme j'espère que vous pouvez le voir, la façon dont la sous-traitance peut vous aider à libérer votre temps et votre énergie est énorme, mais pour tirer le meilleur parti de l'externalisation, vous devez considérer cela comme un investissement à long terme qui rapportera de plus en plus. comme vos assistants en apprennent plus sur vous, et comment ils peuvent vous aider.
Si vous n'êtes toujours pas convaincu, vous devriez vérifier cette interview avec Dan Andrews de Tropical MBA sur la façon dont il a réussi à sous-traiter la plupart des affaires d'un million de dollars. Si cela ne vous balance pas, rien ne le fera!
Cet article se concentre sur l'externalisation en ligne, mais il existe de nombreuses tâches que vous pouvez également externaliser en mode hors connexion. Des outils tels que TaskRabbit ont été conçus pour faciliter les tâches quotidiennes telles que le nettoyage et la lessive, et même les achats de produits frais.
Avez-vous sous-traité l'une de vos tâches quotidiennes? Si oui, comment est-il allé?
Crédit d'image: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)