Le mythe multitâche est omniprésent. Peu importe combien de recherche multitâche nous voyons, nous continuons à nous dire que la plupart des gens ne peuvent pas faire plusieurs choses à la fois, mais nous le pouvons.
Maintes et maintes fois, la recherche montre que lorsque nous pensons que nous sommes multitâches, nous ne faisons pas plus qu'une chose à la fois. Nous passons d'une activité à l'autre, et un phénomène connu sous le nom de «coût de changement» nous rend moins efficaces (et peut nous mettre en danger).
Mais…
Il y a un type particulier de multitâche qui pourrait être plus efficace. Peut-être pas aussi efficace que de se concentrer sur une seule tâche. Mais si vous ne pouvez pas rester concentré sur une chose pendant plus de quelques minutes, vous pouvez avoir de la chance.
(Pour être juste, il y a des cas dans lesquels le multitâche peut être un moyen efficace de faire les choses Simple ou Multitâche: ce qui est le meilleur pour la productivité Simple ou multitâche: ce qui est meilleur pour la productivité Le multitâche est une méthode courante pour augmenter la productivité Il s'avère que ce n'est pas nécessairement la solution miracle pour la productivité, la clé est de savoir quand multitâche.
Une introduction à la répartition des tâches
Différents gourous de la productivité ont défini la mise en lots des tâches de manière légèrement différente. Mais ce qu'il en revient à ceci est:
"Le groupage des tâches est la pratique consistant à regrouper des tâches similaires."
Vous pouvez donc avoir une liste de tâches de «codage», de «débogage», de «documentation» et de «planification», par exemple. Dans ma propre vie, j'appliquerais probablement des tâches de type «écriture», «édition», «recherche», «tangage», etc.
Comment est-ce utile?
Le traitement par lots des tâches vous aide à devenir plus productif en vous encourageant à vous en tenir à un groupe similaire de tâches afin de réduire les coûts de changement lorsque vous vous déplacez d'un groupe à l'autre. Passer de l'édition de photos à la gestion de votre courrier électronique est un gros changement, et pourrait entraîner un coût de changement important, car votre cerveau a du mal à changer de vitesse.
Passer de l'édition de photos à, disons, l'affichage de photos sur des sites de photographie de stock peut entraîner un coût de changement plus faible. Ou imaginez que vous passiez d'appeler des clients potentiels avec des argumentaires de vente à appeler des clients existants pour vous enregistrer. Cela serait plus facile que de passer d'appels de lancement à la création de rapports trimestriels.
Et ce coût de commutation inférieur entraîne une concentration accrue.
C'est à vous de décider comment mettre les tâches en lots - l'important est qu'elles soient similaires . Si vous avez du mal à changer de vitesse entre deux tâches, elles n'appartiennent pas au même lot. Vous pouvez avoir un grand nombre de lots ou un plus petit, selon les types de choses que vous devez faire.
Une fois que vous avez regroupé vos tâches, vous pouvez consacrer du temps à chaque lot.
Planification de vos lots
C'est là que le traitement par lots devient vraiment utile. Lorsque vous désignez un bloc de temps spécifique Comment bloquer l'heure sur Google Agenda pour une journée de travail productive Comment bloquer l'heure sur Google Agenda pour une journée de travail productive Vous vous battez avec la gestion du temps? Nous vous montrons comment bloquer l'heure sur votre agenda Google pour augmenter l'attention, réduire le stress et améliorer la productivité. En savoir plus sur un lot particulier, vous pouvez basculer entre les tâches de ce lot. Ce qui est génial pour ceux d'entre nous qui aiment beaucoup passer d'un projet à l'autre.
Tant que vous ne passez pas à une tâche en dehors de ce lot, vous serez plus efficace. Le coût de la commutation cognitive sera plus bas, et vous aurez plus de travail.
C'est aussi simple que ça.
Et une fois que vous commencez à mettre vos lots de tâches sur votre calendrier, afin que vous disposiez d'un temps défini pour travailler dessus, vous commencerez à voir votre productivité monter en flèche. Parce que vos coûts de commutation sont inférieurs, vous passerez moins de temps à vous mettre au diapason de chaque tâche. Et avoir un temps défini pour des lots spécifiques vous aidera à réduire les distractions (qui ont un énorme coût de commutation).
Utilisation d'un système de gestion du temps comme la technique Pomodoro Comment une minuterie Pomodoro simple a amélioré ma vie Comment une minuterie Pomodoro simple a amélioré ma vie La technique Pomodoro est l'un des plus simples hacks de gestion du temps. Briser les distractions à l'aide de morceaux de 25 minutes et d'une minuterie. Ce pourrait être un changement de routine qui change la vie si cela vous convient. Lire la suite ou quelque chose de similaire va encore augmenter votre productivité.
Si vous êtes prêt à essayer le traitement par lots, voici ce que vous devez faire:
Tâches de traitement par lots avec Google Agenda
La première chose à faire est de créer des lots de tâches. Comme tout le monde aura différents ensembles de tâches et différentes méthodes de traitement par lots, la façon dont vous passez par ce processus dépend entièrement de vous. Comme je l'ai mentionné, il pourrait être bon de commencer avec trois ou quatre catégories. Pour les besoins de notre exemple, nous utiliserons «planification», «construction», «révision» et «reporting».
Nous allons combiner ces lots avec le concept de blocage du temps Blocage du temps - L'arme secrète pour une meilleure concentration Blocage du temps - L'arme secrète pour une meilleure concentration Cherchez-vous un moyen plus efficace d'organiser vos journées de travail? Essayez le blocage du temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à rester sur la bonne voie tout en évitant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. Lire la suite . Il suffit de mettre de côté des blocs de temps dans Google Agenda pour des lots spécifiques.
Ici, j'ai ajouté des événements qui me disent quand je devrais travailler sur des lots spécifiques:
J'ai également ajouté un rappel pour m'assurer de savoir quand mon bloc de rapports commence:
Maintenant, je vais recevoir un rappel quand il est temps de travailler sur mes tâches de reporting. Pendant ce temps, je pourrais utiliser la technique Pomodoro Les meilleures applications de minuterie Pomodoro pour améliorer votre productivité Les meilleures applications minuterie Pomodoro pour stimuler votre productivité Si vous atteignez souvent un mur de productivité après quelques heures de travail, un minuteur Pomodoro pourrait vous aider à garder votre productivité. concentrer. Cette sélection de minuteurs a une option pour chaque plate-forme. Lire la suite pour gérer mon temps sur diverses tâches. Ou je pourrais laisser cela se produire plus naturellement, où je me déplace entre les tâches quand je le veux. Cette partie est à vous.
Vous avez eu l'idée. Maintenant insérez simplement plus de lots dans votre calendrier! Mais gardez à l'esprit que vous avez toujours besoin de temps débloqué. Vous aurez besoin de quelques minutes ici et là pour gérer vos courriels, prendre des appels, discuter avec des gens au bureau ou laisser votre esprit se reposer un peu.
Une question que vous pourriez vous poser en ce moment: comment choisir quand programmer chaque lot? Il n'y a pas de bonne réponse à cela. Si vous avez un type spécifique de tâche que vous faites le mieux le matin, planifiez-le tôt. Si vous aimez moins les tâches cognitivement intenses l'après-midi, planifiez-les là. Vous préférez passer à quelque chose de complètement différent lorsque vous changez de tâche? Vous pouvez faire cela aussi.
Vous savez comment et quand vous travaillez mieux Comment rester productif Que vous soyez une personne du matin ou un hibou de nuit Comment rester productif Que vous soyez une personne du matin ou un hibou de nuit Ne vous efforcez pas de vous lever tôt ou de rester en retard. Au lieu de cela, optimisez les systèmes afin que vous puissiez aborder la phase où votre productivité est faible. Voici quelques stratégies intelligentes. En savoir plus, et vous pouvez mettre cette connaissance à travailler dans votre programme de traitement par lots.
Une fois que vous avez vos lots dans le calendrier, vous êtes prêt à partir! Il ne vous reste plus qu'à vous mettre au travail.
Utiliser Google Agenda pour booster votre productivité
La planification de vos lots de tâches dans Google Agenda peut suffire à révolutionner complètement votre productivité. Mais si vous avez besoin d'un coup de pouce, vous pouvez utiliser les autres fonctions géniales de Google Agenda.
Par exemple, vous pouvez synchroniser votre liste de tâches avec Google Agenda Comment synchroniser votre calendrier Google avec votre liste de tâches Comment synchroniser votre calendrier Google avec votre liste de tâches En organisant votre vie, deux outils sont indispensables: votre calendrier et votre liste de choses à faire. Mais la plupart des solutions de gestion des tâches gardent ces deux choses séparées. Nous allons vous montrer comment les combiner. En savoir plus et voir vos tâches importantes à côté de votre horaire de lot. Cela peut vous aider à établir des priorités parmi les tâches de chaque lot.
Ou vous pouvez utiliser l'affichage multi-calendrier mis à jour 5 Nouvelles fonctionnalités Google Agenda que vous devez essayer! 5 nouvelles fonctionnalités de Google Agenda que vous devez essayer! Google Agenda est juste devenu plus fantastique. Google a enfin mis à jour son calendrier. Nous vous montrerons comment obtenir le nouveau design et quelles nouvelles fonctionnalités vous devez essayer. En savoir plus pour conserver votre planification de traitement par lots distincte de vos autres rendez-vous.
Vous pouvez même marquer vos entrées de calendrier Comment tirer le meilleur parti de Google Agenda avec 7+ nouveaux outils Comment tirer le meilleur parti de Google Agenda avec 7+ nouveaux outils Utilisez Google Agenda pour gagner du temps et profiter au maximum de votre journée de travail. Ces nouveaux outils et services Google Agenda offrent quelques astuces de productivité supplémentaires. Lire la suite pour voir où votre temps se passe et comment vous pouvez améliorer votre gestion du temps.
Il y a tellement de fonctionnalités et d'outils que vous pouvez faire presque tout ce que vous voulez avec votre Google Agenda.
Task Batching à long terme
Bien sûr, ce n'est jamais aussi simple. Il y a toujours de l'entretien. Par exemple, vous devriez régulièrement mettre de côté quelques minutes pour revoir vos lots. Si vous pensez qu'une certaine tâche ne coule pas avec les autres dans son lot, vous pouvez créer un nouveau lot pour réduire les coûts de changement.
Et vous pouvez trouver que votre planification n'est pas optimale. Peut-être que vous avez besoin de plus de temps entre les lots, ou vous avez besoin d'une journée complète sans activités prévues pour rattraper les choses.
Même lorsque vous trouvez le système de productivité parfait Comment créer le dernier système parfait de gestion du temps Vous utiliserez jamais Comment créer le dernier système parfait de gestion du temps Vous utiliserez jamais La productivité est une recherche constante de plus d'organisation avec moins de travail. Un moyen d'accomplir tout ce que vous rêvez d'accomplir, sans perdre votre sommeil. Ce système automatisé de gestion du temps peut-il tout faire? En savoir plus, il y aura toujours un entretien à effectuer. Les tâches de traitement par lots ne font pas exception.
Toutefois, lorsque vous regroupez vos tâches avec succès et que vous les intégrez dans Google Agenda, vous disposez d'un système de gestion du temps presque automatisé. Et ça ne va pas beaucoup mieux que ça!
Avez-vous essayé le batching de tâches? Que faites-vous pour minimiser le temps et les efforts nécessaires pour changer de tâche? Partagez vos conseils dans les commentaires ci-dessous!
Crédit d'image: photographee.eu/Depositphotos