Le courrier électronique a presque complètement remplacé la communication par courrier ordinaire. Maintenant, tout le monde essaie d'entrer dans votre boîte de réception. De la famille et des amis aux entreprises et aux annonceurs, ils exigent tous une partie de votre attention. Si vous n'avez pas géré votre boîte de réception avec des filtres et d'autres outils de priorisation, cela doit être un gâchis. Et avec de plus en plus d'e-mails encombrants, il est facile de perdre la trace. Avez-vous déjà manqué un e-mail important?
Il y a environ un an, j'ai dit au revoir à mon client de messagerie et je suis passé à l'interface en ligne de Gmail. Ce fut un grand changement, mais depuis, j'ai appris une chose ou deux sur la gestion des courriels. Cet article vous montre trois façons simples et automatiques de hiérarchiser les e-mails, y compris ceux qui ne nécessitent pas Gmail. Ces outils vous permettront de ne plus jamais manquer un e-mail important.
Recommencer avec un e-mail ou organiser votre boîte de réception pour la première fois
Lorsque vous passez à une nouvelle adresse e-mail, un client de messagerie ou que vous n'avez jamais mis beaucoup d'efforts dans l'organisation de votre boîte de réception, je recommande fortement d'essayer OtherInbox Organizer. C'est à dire si vous utilisez AOL, GMail, Yahoo !, ou iCloud avec leur interface native / web ou IMAP. L'organisateur analyse tous vos e-mails et les trie dans différents dossiers. Il supprime l'encombrement et ne laisse que vos e-mails les plus importants dans votre boîte de réception.
J'ai essayé Organizer avec mon compte Gmail. Une fois l'inscription terminée, Organizer procède à l'analyse des e-mails pour organiser les expéditeurs. Cela peut prendre un certain temps et vous n'avez pas à rester là pour finir.
Le lendemain, j'ai remarqué que de nouvelles étiquettes avaient surgi dans mon compte Gmail. Dans Gmail, Organizer configure une étiquette racine OIB avec plusieurs sous-étiquettes, allant de Business à Travel et tout le reste. Les e-mails que l'organisateur reconnaît, mais ne sont pas sûrs, semblent être étiquetés comme Accueil. Dans mon cas, cela incluait les notifications de Doodle, Dropbox et Skype. En y regardant de plus près, j'ai constaté que l'organisateur avait trié plus de 30 000 courriels dans mon compte Gmail.
Dès le début, Organizer a reconnu presque toutes mes newsletters, notifications de réseaux sociaux, mails de groupe ou de liste, et bien plus encore. En comparaison avec les étiquettes et les filtres que j'avais mis en place précédemment - tout cela dans un travail manuel fastidieux - Organizer a très bien fonctionné. Il a même pris soin de certains nouveaux expéditeurs que je n'avais pas encore soumis à des filtres. Et chaque jour, il y a un résumé quotidien qui résume ce que l'organisateur a fait avec les emails entrants.
L'organisateur n'est pas nécessairement parfait, cependant, il est flexible. S'il existe des e-mails que vous souhaitez trier différemment, vous pouvez revenir à l'interface Web d'OtherInbox, rechercher l'expéditeur correspondant et modifier la manière dont il est traité. Vous pouvez créer un nouveau dossier / libellé ou désactiver le tri pour les expéditeurs sélectionnés.
Ce qui n'est pas immédiatement évident, c'est que l'organisateur peut apprendre. Si vous trouvez un expéditeur que l'organisateur ne reconnaît pas automatiquement, faites glisser l'e-mail correspondant vers un dossier OIB ou étiquetez-le manuellement. Cela va apprendre à l'organisateur à trier tous les futurs courriels de cet expéditeur dans le dossier sélectionné et vous devriez recevoir un courriel de notification, ce qui peut prendre du temps.
OtherInbox Organizer est un outil vraiment impressionnant. Il va désencombrer votre boîte de réception et vous aider à vous concentrer sur les emails qui importent en un rien de temps. Et là où ce n'est pas parfait, vous pouvez l'aider à s'améliorer. Si je n'avais pas mis autant d'efforts pour mettre en place des étiquettes complexes et des filtres d'email, je resterais avec Organizer dans un battement de coeur. Ma seule préoccupation serait de me fier à un outil externe et à ce qui se passerait s'il cessait d'être un service gratuit ou s'il cessait ses activités. En ce sens, je suis content d'avoir déjà un système qui fonctionne pour moi.
Verdict: Outil parfait si vous n'avez aucune idée de la façon de gérer le désordre dans votre boîte de réception!
Correction d'un compte Gmail existant avec boîte de réception et filtres prioritaires
Dans mon compte de messagerie professionnel, j'utilise la boîte de réception prioritaire de Gmail depuis l'année dernière. C'est la seule boîte de réception que j'ai jamais réussi à effacer tous les jours. N'aimeriez-vous pas que votre boîte de réception ressemble un peu à la capture d'écran ci-dessous? La boîte de réception Priorité place les e-mails importants et non lus sur les e-mails les plus importants, les favoris ou importants, ou sur toute autre étiquette sélectionnée (jusqu'à deux) qui se trouvent juste en dessous, et tout le reste en bas.
Vous pouvez activer la boîte de réception Prioritaire dans les paramètres de votre boîte de réception. C'est l'un des cinq types de boîte de réception. Nous avons déjà écrit à propos de la boîte de réception prioritaire ici La boîte de réception prioritaire de Gmail résout le problème de Bacn La boîte de réception prioritaire de Gmail résout le problème de Bacn Lire la suite.
J'ai trouvé que Priority Inbox est très fiable. Dans de rares cas, des courriels ont été envoyés importants et non lus, même s'ils ne provenaient pas d'un contact régulier et ne m'avaient même pas été envoyés personnellement. Cependant, tous les jours, je ne trouve que des courriels qui comptent par-dessus ma boîte de réception. J'avais en fait oublié que j'avais la Priority Inbox activée - c'est comme ça que ça a marché pour moi!
Verdict: Configurez-le et trouvez que cela fonctionne. Cependant, vous devrez peut-être configurer des filtres de messagerie.
Bien sûr, Priority Inbox n'est pas tout ce que j'utilise pour gérer mon compte de messagerie professionnel. J'ai également mis en place un tas de filtres pour garder ma boîte de réception, en particulier la section tout le reste, sans encombrement. Cela remonte à l'un de nos principaux articles Gmail, que 3 utilisateurs de Pro Gmail ont mis en place dans leurs comptes. 3 choses que les utilisateurs Pro Gmail ont configurées sur leurs comptes 3 choses que les utilisateurs Pro Gmail ont configurées sur leurs comptes Vous pouvez également consulter les 5 filtres Gmail pour vous aider à hiérarchiser et organiser votre boîte de réception 5 Filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception 5 Filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception Quels filtres chaque personne doit-elle avoir dans son arsenal? que leur boîte de réception est aussi ordonnée que la mienne? Je suis là pour vous aider à mettre en place vos cinq premiers filtres, ou ... Lire la suite.
Gestion de plusieurs comptes de messagerie dans Gmail avec plusieurs boîtes de réception
Gmail vous permet de gérer plusieurs comptes de messagerie Comment importer et gérer plusieurs comptes de messagerie dans Gmail Comment importer et gérer plusieurs comptes de messagerie dans Gmail Il n'est pas rare d'avoir plusieurs comptes de messagerie, mais la vérification de plusieurs comptes est difficile. Par conséquent, beaucoup de gens reviennent à un client de messagerie de bureau comme Thunderbird ou Outlook pour gérer tous leurs ... Lire la suite d'une seule interface. Cependant, cela peut devenir assez déroutant si les courriels de plusieurs comptes différents se retrouvent dans une seule boîte de réception. Bien que les étiquettes offrent un excellent moyen de trier les courriels et de distinguer les différentes catégories, elles ne fournissent pas nécessairement un bon aperçu. Entrez plusieurs boîtes de réception, une fonctionnalité Gmail Labs qui vous permet d'afficher jusqu'à cinq boîtes de réception supplémentaires dans votre volet Boîte de réception Gmail.
Au cours de la dernière année, j'ai utilisé plusieurs boîtes de réception pour obtenir un aperçu de ma boîte de réception, des e-mails favoris, des brouillons et des e-mails sous différentes étiquettes. J'avoue que les emails favoris ont un peu perdu le contrôle. À part ça, ça a fonctionné comme un charme.
Plusieurs boîtes de réception est facile à configurer et je l'ai expliqué en détail et avec de nombreuses captures d'écran ici Comment importer et gérer plusieurs comptes email dans Gmail Comment importer et gérer plusieurs comptes email dans Gmail Il n'est pas rare d'avoir plusieurs comptes email, mais vérifier plusieurs comptes dans différents endroits est fastidieux. Par conséquent, beaucoup de gens reviennent à un client de messagerie de bureau comme Thunderbird ou Outlook pour gérer tous leurs ... Lire la suite; faites défiler jusqu'à l'en-tête Gérer plusieurs comptes de messagerie dans Gmail .
Verdict: Excellent outil pour maintenir une vue d'ensemble sur plusieurs étiquettes ou comptes de messagerie. Nécessite que vous définissiez des filtres / étiquettes.
Alternatives
Un autre outil que j'ai fatigué était l'application de bureau infonuagique Inky. Il semble soigné, mais ne semble pas très utile quand il s'agit de prioriser le courrier électronique. Je n'ai pas trouvé la fonctionnalité Trier par pertinence très utile, mais j'ai trouvé que l'application était un peu trop simple et douloureusement lente. Nous avons mentionné Inky dans cet article: Le courrier électronique devient moderne: trois applications de messagerie Windows 8 Le courrier électronique devient moderne: trois applications de messagerie Windows 8 Le courrier électronique devient moderne: trois applications de messagerie Windows 8 Avec votre nouveau périphérique Windows 8 ou votre mise à niveau, les tuiles brillent et en faisant un clin d'œil avec des informations utiles, vous pourriez prendre quelques instants pour jeter un coup d'œil avant d'avoir la chance ... Lire la suite
Pour ceux d'entre vous qui utilisent Outlook ou Yahoo et qui souhaitent gérer plusieurs comptes de messagerie, cet article combine vos comptes de messagerie dans une seule boîte de réception: Voici comment combiner vos comptes de messagerie dans une seule boîte de réception: Comment vérifiez-vous plusieurs boîtes de réception? Arrêter de perdre du temps! Combinez vos comptes de messagerie dans une seule boîte de réception. Nous vous montrons comment pour Gmail, Outlook et Yahoo. Lire la suite peut être utile.
Conclusion
Étant complètement vendu sur Gmail et ayant investi beaucoup de temps dans la configuration des filtres, j'ai découvert que les outils Gmail natifs Priority Inbox et Multiple Inboxes (via Gmail Labs) fonctionnaient toujours mieux pour moi. Cependant, si vous commencez à prioriser les e-mails, si vous avez un compte de messagerie qui n'est pas Gmail et si votre boîte de réception est un désastre, alors OtherInbox Organizer vous sauvera la vie!
Utilisez-vous des outils ou des techniques pour gérer vos emails que nous devrions connaître? S'il vous plaît partager dans les commentaires!
Crédits image: Mail vecteur via Shutterstock