Ou devriez-vous utiliser les deux? Microsoft Access et Excel proposent tous les deux un filtrage, une collation et une interrogation de données, mais quel programme est adapté à vos exigences professionnelles et comment obtenez-vous le meilleur des deux mondes?
Comprendre à quoi sert chaque outil
Le tableau ci-dessus devrait vous fournir un aperçu des comparaisons clés entre l'utilisation de Microsoft Access ou d'Excel pour vos besoins en données. Dans un monde idéal, nous utilisons tous Microsoft Excel et Access de manière interchangeable, l'un pour ses calculs mathématiques avancés et ses comparaisons statistiques, l'autre pour sa capacité à organiser et afficher des radeaux de données de manière structurée.
Questions clés avant votre choix
Vous devriez vous poser ces questions clés avant de vous lancer avec un logiciel par-dessus l'autre:
- Comment voulez-vous organiser vos données?
- Répétitif? Reproduction?
- Suivi d'action / gestion d'événements?
- Stockez-vous et gérez-vous ou stockez-vous et analysez-vous?
- Combien de données avez-vous?
- Texte?
- Numérique?
- Avez-vous besoin de formatage pour une sortie partageable?
Excel est pour l'analyse des données
Excel excelle dans les données numériques, son stockage et les nombreuses permutations d'analyse dont vous pourriez avoir besoin pour découvrir des tendances, des tendances ou des erreurs d'interprétation dans vos données. La courbe d'apprentissage pour Excel est assez courte - en ce sens, elle peut sembler extrêmement difficile au début, mais vous allez rapidement vous pencher sur les tableaux croisés dynamiques Comment utiliser un tableau croisé dynamique Excel pour l'analyse des données Comment utiliser un tableau croisé dynamique Excel pour l'analyse des données Le tableau croisé dynamique est l'un des outils les plus puissants du répertoire Excel 2013. Il est fréquemment utilisé pour l'analyse de données volumineuses. Suivez notre démonstration étape par étape pour tout savoir à ce sujet. Lire la suite pour votre propre usage en un rien de temps.
Les dernières versions viennent absolument bourré de modèles 10+ Modèles Excel utiles pour la gestion de projet et le suivi 10+ Modèles Excel utiles pour la gestion de projet et les modèles de suivi sont pour les chefs de projet ce que les couteaux sont pour les chefs professionnels: indispensable. Nous vous montrons comment vous pouvez répliquer des projets réussis en utilisant des modèles prêts à l'emploi dans Microsoft Excel et au-delà. Lire la suite, des raccourcis pratiques et une interface graphique très conviviale, mais il y a des considérations à prendre en compte. Excel est un outil superbe lorsque vous utilisez quelques feuilles de calcul à la fois, mais lorsque vous commencez à augmenter la taille de votre base de données, par exemple avec un jeu de données gouvernemental, Excel commence à craquer sous la pression.
Maintenir une feuille de calcul Excel massive avec des milliers, sinon des dizaines de milliers d'entrées devient de plus en plus difficile et au fur et à mesure que vos données évoluent, vos gammes récapitulatives et macros peuvent entraîner des erreurs apparaissant dans vos données.
Ressources Excel
Voici quelques excellentes ressources en ligne, des tutoriels et des modèles pour vous donner l'avantage lorsque vous maîtrisez Excel:
- Apprenez Excel sans dépenser une Penny - liste de référence pour les didacticiels Excel, couvrant littéralement tout ce dont vous avez besoin à travers l'un des liens
- Modèles pour Excel - le magasin MS Office pour les modèles Excel. Excel 2013 a une liste étendue lorsque vous ouvrez le logiciel - donnez-lui un aperçu pour plus d'options!
- Chandoo.org - des tonnes d'informations gratuites couvrant tous les niveaux d'apprentissage
- MrExcel - similaire à Chandoo, a des milliers de vidéos pratiques et tutoriels
- YouTube: Howcast Tech - une série d'introduction géniale, évoluant vers des outils Excel intermédiaires
Chandoo, MrExcel et la série YouTube de Howcast Tech sont particulièrement bons, chacun fournissant des didacticiels remarquables couvrant à peu près tous les outils que vous pourriez rencontrer dans Excel, des ressources brillantes pour les débutants humbles jusqu'aux savants Excel parmi nous.
Access Excels à la gestion des données
Microsoft Access est une bête légèrement différente d'Excel. Lorsque Microsoft Excel met l'accent sur des séquences de données numériques potentiellement uniques, Access fournit une solution de stockage pour les informations pouvant être rappelées et référencées sur plusieurs sites. Je vais admettre la courbe d'apprentissage pour Access Un Guide rapide pour commencer avec Microsoft Access 2007 Un guide rapide pour commencer avec Microsoft Access 2007 Lire la suite est problématique dans certains endroits, mais une fois que vous avez appris les bases du logiciel, vous trouverez ceux compétences relativement interchangeables avec presque tous les logiciels de base de données.
Peut-être la plus grande différence entre Microsoft Access et Excel est la méthode pour la rétention d'enregistrements. Les enregistrements Microsoft Access sont gratuits pour modification à tout moment. L'image ci-dessus montre Microsoft Access (en haut) et Excel (en bas) pour la comparaison. Notez, lors de l'utilisation de Microsoft Access chaque enregistrement individuel est donné un numéro d'identification spécifique - la première colonne - pour vous permettre de trier, filtrer et interroger votre base de données entière Alors qu'est-ce qu'une base de données? [MakeUseOf explique] Alors, qu'est-ce qu'une base de données? [MakeUseOf explique] Pour un programmeur ou un passionné de technologie, le concept d'une base de données est quelque chose qui peut vraiment être pris pour acquis. Cependant, pour beaucoup de gens le concept d'une base de données elle-même est un peu étranger .... Lire la suite. Et votre base de données est juste cela - un magasin numérique d'informations. L'ajout de plus d'informations, la modification, la suppression, le filtrage et l'interrogation n'ont aucun impact sur l'enregistrement existant, ni sur les formules, les plages récapitulatives, les tables et les rapports que vous avez déjà configurés. Lorsque vous utilisez un ensemble de données volumineux dans Excel, il est possible que l'exécution de l'une des tâches susmentionnées puisse casser quelque chose, quelque part.
Une étape après Excel
Microsoft Access va plus loin qu'Excel en termes de stockage de données pur, avec des outils internes spécifiques pour garantir la qualité des données:
- Utiliser des listes de recherche et des règles de validation pour des champs individuels au niveau de la table
- Les formulaires peuvent ajouter des règles supplémentaires à votre table Access Un didacticiel rapide sur les tables dans Microsoft Access 2007 Un didacticiel rapide sur les tables dans Microsoft Access 2007 Lire la suite lors de la saisie de données
- En réponse à la sélection de l'utilisateur et aux événements prédéfinis
- L'intégrité référentielle entre les tables est régulièrement gérée par Microsoft Access - en veillant à ce que toutes vos données soient cohérentes, presque toujours
Les agrégations d'énormes bases de données sont également relativement simples dans Microsoft Access. La requête et le filtrage peuvent avoir lieu quel que soit votre mode de stockage avec Microsoft Access fournissant de puissantes solutions d'analyse de données - mais pas de tableau croisé dynamique!
Ressources Microsoft Access
À l'instar de nos offres Microsoft Excel, voici d'excellentes ressources en ligne, des didacticiels et des modèles pour vous aider à maîtriser Access:
- Accès facile avec des modèles - tutoriel officiel MS Office pour l'utilisation de modèles Access pour accélérer votre travail
- Introduction aux modèles Access 2010 - une introduction à la sélection et à la mise en œuvre de modèles Access
- GCF Learn Free - tutoriel en 14 parties couvrant la saisie des données à la présentation des données et bien plus encore
- Tout l'accès - liste absolument massive de questions d'accès et de tutoriels
- Baycon Group - des didacticiels approfondis allant de la saisie de vos données aux tables de requête avancées
Et le gagnant est…
Ni!
Oh, quelle dérobade, désolé ... mais j'espère que nous avons illustré chaque logiciel afin que votre prochaine décision de stockage / analyse de données soit plus facile. Vous pouvez importer des données Microsoft Access dans Excel et vice-versa de plusieurs façons, en augmentant infiniment le potentiel des deux logiciels. Les solutions fournies par Microsoft Access et Excel offrent un éventail de techniques de gestion des données qui évoluent parallèlement à nos besoins en données.
La barre supérieure illustre les options d'importation et d'exportation disponibles via l'onglet Microsoft Access> External Data . La deuxième affiche des options d'exportation similaires via l'onglet Excel> Données . Les deux onglets de données offrent aux utilisateurs une inter-fonctionnalité étendue qui vous permet de tirer le meilleur parti des deux mondes: calculs mathématiques, formatage et tableaux, ainsi qu'une excellente gestion des données, analyses et reportages. 
Les lecteurs attentifs constateront l'absence d'un onglet d'exportation Excel. Le partage de données entre Microsoft Excel et Access est généralement une voie à sens unique, c'est-à-dire qu'il n'y a pas de connexion de données permanente entre les deux plates-formes MS Office lors du passage de Microsoft Excel à Access. En utilisant l'onglet "Import & Link" de Microsoft Access, des tableaux ou des cadres spécifiques d'Excel peuvent être sélectionnés, liés et référencés dans votre base de données, mais les données numériques doivent être mises à jour à la source, par exemple dans Microsoft Excel. Votre table dans Microsoft Access sera constamment mise à jour avec votre entrée Excel, mais une fois que vous fermez Excel, vous fermez le lien de données (mais gardez vos données!). Pour tout le reste, il y a toujours CTRL + C Raccourcis Windows Raccourcis Windows Lire la suite ou CMD + C! Tout ce que vous devez savoir sur les raccourcis clavier Mac OS X Tout ce que vous devez savoir sur les raccourcis clavier de Mac OS X Quel que soit le système d'exploitation ou le programme utilisé, les raccourcis clavier sont un outil que vous pouvez utiliser pour simplifier toi même. Simplement ne pas avoir à enlever vos mains de la ... Lire la suite
Comprendre exactement ce que chaque outil peut faire pour vous et pour vos données peut faire une énorme différence, alors utilisez les deux à votre avantage en lisant et en observant certains des tutoriels pour acquérir une expérience pratique avec ces puissants outils de données.
Avons-nous oublié quelque chose? Quelles sont vos alternatives Microsoft Access et Excel préférées? Faites-nous savoir ci-dessous!