Traiter avec email est la meilleure partie de ma journée. Personne n'a jamais dit.
Email est stressant même si vous n'êtes pas à la poursuite de la boîte de réception zéro. Vous avez besoin de tous les conseils que vous pouvez obtenir pour rester au top, à moins, bien sûr, que vous envisagiez de supprimer complètement le courrier électronique 4 Personnes influentes qui n'utilisent pas le courrier électronique (et pourquoi) 4 personnes influentes qui n'utilisent pas le courrier électronique ( Et pourquoi) Il est difficile d'imaginer une vie sans email, mais certaines personnes choisissent d'arrêter de l'utiliser complètement. Cela inclut les sénateurs américains et les cinéastes célèbres. Lire la suite . Aujourd'hui, nous vous apportons six conseils pour vous aider à réduire le stress lié au courrier électronique.
1. Planifier des courriels en vrac
Cette astuce a une raison différente de ce que vous pouvez penser. Des applications comme Boomerang et SndLatr vous permettent de programmer des emails pour plus tard. Voici l'avantage évident de cela. Vous pouvez rédiger un certain nombre de courriels à l'avance à votre convenance, et les envoyer automatiquement au moment de votre choix.
L'avantage caché ici est qu'en utilisant un planificateur, vous obtenez le contrôle sur l'horodatage que le destinataire de l'email voit . Voyons comment cela peut être utile, mais d'abord, demandez-vous ceci:
- Est-ce que les gens regardent les horodatages dans vos emails et supposent que vous êtes en ligne?
- Basé sur cela, supposent-ils que vous êtes disponible pour les appels / chats (quand vous n'êtes pas)?
- Est-ce que les gens commentent ou remettent en question vos habitudes de travail parce que l'horodatage indique une heure de minuit?
Si vous avez répondu oui à l'une ou l'ensemble de ces questions, vous êtes probablement confronté à des interruptions de messagerie électronique et de messagerie instantanée à des moments inopportuns. Vous pourriez même vous sentir obligé d'entamer des discussions inutiles sur votre flux de travail.
Les heures de bureau de mes conseillers ne sont pas jusqu'à dix MAIS JE SAIS SUIVRE UR UP REGARDER LES E-MAILS D'ICI 5 HEURES
- Ames. (@regularames) 6 novembre 2015
Voici une façon intelligente de résoudre ce problème. Planifiez des courriels pour les heures que vous consacrez habituellement aux tâches à faible attention comme la maintenance de PC. De cette façon, vos heures de travail réelles Blocage du temps - L'arme secrète pour une meilleure concentration Blocage du temps - L'arme secrète pour une meilleure concentration Cherchez-vous un moyen plus efficace d'organiser vos journées de travail? Essayez le blocage du temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à rester sur la bonne voie tout en évitant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. Lire la suite rester un secret et vous pouvez diriger les gens à apprendre quand vous êtes disponible pour une conversation .
2. Laissez le champ Adresse email vide
Nous avons tous été là - frappant accidentellement Send sur un email inachevé ou envoyant un diatribe d'email et le regrettant plus tard.
Toutes les applications e-mail ne disposent pas d'une fonction Annuler l'envoi. Nouveautés de Good Old Gmail? 5 fonctionnalités que vous devriez vérifier Quoi de neuf dans Good Old Gmail? 5 Fonctionnalités à vérifier Vous avez peut-être manqué quelques nouvelles fonctionnalités que Gmail a progressivement ajoutées au cours de la dernière année. Alors regardons ce qui mérite notre attention. Lire plus comme le fait Gmail, et même cette fonctionnalité vient avec une limite supérieure de 30 secondes. En outre, vous ne pouvez pas faire en sorte que vos destinataires d'e-mails ne soient pas "lus" simplement parce que vous avez fait une erreur en les envoyant.
J'ai déjà utilisé la fonction d'envoi d'e-mail gmail undo, comme, 5 fois aujourd'hui.
Venir au travail aujourd'hui était une erreur.- LargoSensei (@LargoSensei) 18 novembre 2015
Voici une astuce simple pour éviter de tels mess de messagerie et le clouage qui suit. N'ajoutez pas l'adresse e-mail lorsque vous commencez à écrire un e-mail. Gardez cela pour la fin. Cela vous rappellera de vérifier tout ce que vous avez écrit. Même si vous cliquez sur Envoyer, vous n'aurez pas à vous en soucier car cet e-mail n'ira nulle part tant que vous n'aurez pas entré l'adresse du destinataire.
3. Bloquer ou filtrer les courriels non désirés
Il ne prend pas beaucoup de supprimer l'email bizarre ennuyeux ou inutile. Mais quand vous recevez un flot régulier de ces courriels jour après jour, ils occupent une grande partie de votre temps et de votre attention.
Disons simplement que si c'est dans votre boîte de réception, c'est dans votre esprit . Et vous ne voulez pas que votre espace mental soit occupé par des choses que vous ne voulez pas ou dont vous n'avez pas besoin, et encore moins des courriels.
Avoir un système en place pour filtrer les e-mails indésirables Comment configurer les filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook Comment configurer les filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook Le filtrage des e-mails est le meilleur moyen de garder votre boîte de réception . Voici comment configurer et utiliser les filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook. En savoir plus et bloquer les adresses e-mail qui envoient de tels messages. Vous devrez rechercher comment procéder en fonction du service de messagerie ou du client de messagerie de bureau. Comment configurer les filtres de messages dans Thunderbird Comment configurer les filtres de messages Dans Thunderbird, cliquez sur Plus que vous utilisez.
Dans Gmail, les fonctionnalités du filtre et de l'expéditeur de bloc sont masquées dans la liste déroulante Autres dans un message électronique:
Les e-mails entrants provenant d'adresses bloquées vont directement dans le dossier spam. Vous pouvez également créer des filtres Gmail (et débloquer des expéditeurs) via Paramètres> Filtres et adresses bloquées. 3 manières simples d'arrêter la surcharge de courrier électronique de frapper votre boîte aux lettres 3 manières faciles d'arrêter la surcharge de courrier électronique de frapper votre boîte de réception L'email a tout à fait une réputation en tant que productivité tueur. Bien gérer le courrier électronique peut vous aider à garder votre boîte de réception propre, mais ne serait-ce pas génial si vous en avez moins pour commencer? Lire la suite en premier lieu.
Ne sachant pas dans mes paramètres Gmail et remarqué que vous pouvez * maintenant * bloquer les gens de vous envoyer un e-mail. Les messages vont directement au spam. Changeur de jeu.
- Nneka M. Okona (@afrosypaella) 13 novembre 2015
4. Épingler les courriels à l'écran de démarrage de Windows
Je me suis référé à quelques courriels liés à la rédaction de lignes directrices de temps en temps. Si vous avez également quelques e-mails favoris auxquels vous devez accéder souvent, vous pouvez les conserver favoris. Mais une meilleure façon de les rendre disponibles pour un accès rapide est de les épingler à l'écran Démarrer. Guide du menu Démarrer de Windows 10 Guide du Windows 10 Menu Démarrer Windows 10 résout le dilemme du menu Démarrer! La prise en main du nouveau menu Démarrer dynamisera votre expérience Windows 10. Avec ce guide pratique, vous serez un expert en un rien de temps. Lire la suite si vous êtes sur Windows 10.
Ouvrez l'application Mail et cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'adresse e-mail que vous souhaitez ajouter à l'écran Démarrer. Dans le menu contextuel, cliquez sur Épingler pour commencer. Vous pouvez même épingler un compte de messagerie individuel à l'écran de démarrage:
Pour épingler des e-mails au menu Démarrer de Windows 7 ou 8, commencez par l'enregistrer sur votre ordinateur. Maintenant, naviguez jusqu'à l'emplacement enregistré et faites glisser et déposez l'email sur le bouton du menu Démarrer. Terminé? Ouvrez le menu Démarrer et vous trouverez cet e-mail en tant qu'élément épinglé.
Vous pouvez également épingler un e-mail au menu contextuel de l'icône Outlook dans la barre des tâches en faisant glisser l'e-mail enregistré vers l'icône de la barre des tâches.
5. Recherche d'email de maître
Si vous avez une boîte de réception bien organisée, vous êtes susceptible de trouver les bons messages plus rapidement que la plupart des gens. Mais ce qui vous fait vraiment gagner beaucoup de temps et de maux de tête devient intelligent à la recherche de courriels Comment faire des recherches dans les courriels dans Gmail efficacement Comment faire des recherches dans les courriels dans Gmail lire plus efficacement. Tirez parti des fonctionnalités de messagerie, telles que les libellés et les opérateurs de recherche, pour affiner vos recherches.
Gmail propose des options de recherche avancées que vous pouvez afficher en cliquant sur la petite flèche qui apparaît à côté du bouton de recherche:
Voici un exemple pour vous montrer l'avantage d'utiliser les opérateurs de recherche pour trouver les bons messages. Disons que vous cherchez un tas de photos PNG envoyées en tant que pièces jointes dans Gmail par un ami nommé Greg.
Vous pouvez rechercher greg pour afficher les e-mails envoyés par lui, puis analyser les résultats pour trouver l'e-mail que vous voulez. Mais un moyen plus rapide et plus efficace de trouver ces photos serait d'utiliser une requête comme greg has: attachment filename: .png" .
Je ne connaissais pas tous ces opérateurs de recherche avancée dans Gmail, donc utile surtout lorsque vous recherchez des pièces jointes volumineuses http://t.co/DK7DwjfSGz
- Onur C. Coban (@onurcancoban) 19 décembre 2014
6. Prenez le téléphone
Parfois, un appel rapide peut vous épargner beaucoup d'e-mails. La clé consiste à identifier les sujets mieux traités par téléphone que par courrier électronique. Cependant, vous devrez rester ferme pour garder la conversation sur ce point . Sinon, la conversation de cinq minutes que vous aviez en tête pourrait se transformer en un gabfest.
Quand utiliser le courriel par rapport au téléphone http://t.co/aSpMN7HzFp Bonne lecture par @DeckerComm sur @HarvardBiz #Sales #BizDev #Commnication
- James Bishop (@ BishopsB2B) 17 septembre 2015
Avoir une liste très courte des points que vous voulez discuter avant de faire l'appel. S'il apparaît que vous avez plus à discuter que vous ne pouvez faire un petit appel, enregistrez-le pour un e-mail ou une réunion planifiée.
Dites adieu à Inbox Zero, si ...
J'ai atteint la boîte de réception zéro et je suis content de l'avoir fait parce que cela a amélioré mon flux de travail. Mais ce n'est pas une cible que vous devriez vous sentir obligé d'atteindre, peu importe qui la recommande en tant que telle.
Si une boîte de réception vide n'est pas quelque chose qui fonctionne pour vous, n'hésitez pas à vous arrêter ou à ignorer sa quête. Vous pourriez sentir comme si un grand poids a été soulevé de vos épaules.
Même si vous décidez d'abandonner le désencombrement quotidien frénétique, faites quelques efforts pour organiser vos e-mails . Sinon, vous ajouterez plus de stress à votre journée en laissant votre boîte de réception devenir ingérable.
Nous avons commencé à nous battre pour une boîte de réception vide et les stratégies les plus efficaces possibles pour traiter rapidement ce déluge. Le temps de réponse de vingt minutes est devenu une norme ambitieuse.
Mais je veux proposer une alternative: tout le monde ne doit pas être facilement accessible par e-mail.
Certaines personnes, comme celles qui traitent avec des clients toute la journée ou qui gèrent de grandes équipes qui ont besoin de conseils fréquents, devraient être des pros de cette compétence. Mais d'autres personnes, comme les programmeurs informatiques, les écrivains, les gourous de la publicité et les professeurs, devraient être libres de sucer le courrier électronique autant qu'ils pourraient aspirer à d'autres compétences qui ne sont pas pertinentes à leur proposition de valeur fondamentale.
Cal Newport, il est bon d'être mauvais à E-mail
Il est temps pour certaines nouvelles habitudes de messagerie
4 façons d'utiliser de façon créative les réponses en conserve pour la productivité des e-mails 4 façons d'utiliser de façon créative les réponses en conserve pour la productivité des e-mails Si vous êtes efficace, vous faites quelque chose de bien. C'est pourquoi vous devriez utiliser des filtres d'email et programmer l'heure de courrier. Une astuce consiste à préparer des réponses prédéfinies pour les e-mails que vous écrivez fréquemment. Lire la suite, et prendre des pauses de courriel sont à la fois pratique et utile. Mais ce sont les minuscules changements comme ceux énumérés ci-dessus qui vous apportent le zen de l'email.
Je suis tellement #zen mon adresse e-mail se termine en point calme
- Maggie Owsley (@andthen_shesaid) 8 novembre 2015
Quel astuce vous a-t-il permis de réduire le stress lié au courrier électronique en modifiant votre façon de traiter votre boîte de réception? Parle-nous-en dans les commentaires!