Des services comme Google Docs et Google Sheets ont pris d'assaut le digital et sont utilisés à travers le monde pour collaborer sur des projets scolaires et professionnels.
Google Sheets est l'équivalent en ligne d'Excel Excel par rapport à Google Sheets: quel est le meilleur pour vous? Excel vs. Google Sheets: Lequel est le mieux pour vous? Avez-vous vraiment besoin d'Excel? Les solutions de bureau et en ligne ont leurs avantages. Si vous avez des difficultés à choisir entre Excel et Google Sheets pour la gestion de vos feuilles de calcul, laissez-nous vous aider à décider. Lire la suite et ce n'est pas le premier outil qui vient à l'esprit dans le domaine du travail d'équipe. Mais lorsque vous fournissez collectivement des données, la feuille de calcul en tant qu'outil de traitement de l'information devient inévitable.
Cet article vous présente les fonctions et fonctionnalités de Google Sheets essentielles pour les projets de groupe. Certains sont universels et peuvent être trouvés dans Excel, d'autres sont uniques à Google Sheets et les options de collaboration qu'il offre.
Les bases
Sujet de la démonstration
Pour démontrer la puissance de Google Sheets, j'utilise une feuille de calcul qui a été créée pour évaluer les résultats d'un exercice de dynamique d'équipe. Le but de l'exercice est d'identifier les membres de l'équipe qui ont adopté les rôles au sein de l'équipe, tels que vus par leurs collègues. Si vous souhaitez en savoir plus sur la dynamique et les rôles de l'équipe, je vous recommande d'examiner le cadre de Belbin.
Configuration de la feuille de calcul et source de données
En bref, j'ai mis en place une feuille pour chaque participant, sur laquelle ils peuvent évaluer tous les autres membres de l'équipe pour chacun des neuf rôles dans le cadre de Belbin. Après avoir créé le premier modèle, je l'ai dupliqué pour créer plusieurs feuilles identiques. Les données sont importées dans une feuille de traitement qui à son tour libère les résultats dans la feuille maîtresse. Quand je dis des feuilles, je veux dire des onglets dans un seul document de feuille de calcul. Outre la note moyenne attribuée à chaque membre de l'équipe et à chaque rôle, la fiche maître indique également les rôles couverts par l'équipe et ceux qui sont manquants ou sous-représentés.
Pour créer un ensemble de données aléatoires pour cette démonstration, j'ai utilisé le générateur aléatoire, l'un des nombreux modules complémentaires Google Drive 5 Modules Google Drive Vous devez utiliser 5 modules complémentaires Google Drive Vous devez utiliser Google Docs et Google Les feuilles de calcul sont à la fois des services gratuits incroyables, mais lorsque vous incluez certains des modules répertoriés ici, ils peuvent donner un nouveau souffle à ces outils. Lire la suite .
J'ai mis en surbrillance les cellules dont j'avais besoin, défini l'extension pour insérer les nombres entiers de 0 à 3 (les options de notation pour notre test), enlevé la coche pour les valeurs uniques et cliqué sur Générer . J'ai répété le processus pour toutes les fiches de données individuelles. Puisque les membres de l'équipe ne sont pas censés se noter, j'ai entré et enlevé les points de données aléatoires respectifs de chaque feuille, en créant une ligne vide.
En plus d'entrer des nombres entiers, vous pouvez également utiliser le générateur aléatoire pour ajouter des valeurs booléennes. Devenir meilleur à trouver des trucs avec les moteurs de recherche: Explication logique expliquée Devenir meilleur à trouver des trucs avec les moteurs de recherche: Explication logique booléenne une demi-seconde pour interroger environ 50 milliards de pages indexées, il vous faut beaucoup plus de temps pour analyser uniquement la première page des résultats de recherche. En plus de cela, ... Lire la suite, les dates, les listes personnalisées et les chaînes.
Comment trouver les formules dont vous avez besoin
Notez que chaque fois que vous commencez à taper une formule, c'est-à-dire un signe égal suivi d'au moins une lettre, la suggestion automatique apparaîtra avec les fonctions disponibles. Passez la souris sur les fonctions suggérées pour voir à quoi elles sont destinées.
Vous pouvez consulter toutes les formules dans la liste des fonctions de Google ou en consulter quelques-unes en suivant le cours Création de formules simples sur GCFLearnFree.org.
Faites en sorte que Google Sheets fonctionne pour vous
Importer des données à partir d'autres feuilles Google
Pour importer des données provenant d'autres feuilles de calcul Google La plupart des utilisateurs n'utilisent qu'une petite partie du potentiel de Google Tableur. Savez-vous comment obtenir des informations d'une feuille de calcul Google dans un autre? Voici une fonction de cellule pour faire le travail. En savoir plus, qu'il s'agisse d'un autre onglet de votre feuille actuelle ou d'un document de feuille de calcul différent. Vous pouvez soit importer des cellules individuelles ou des colonnes entières et / ou des lignes; la formule de base est la même:
= ImportRange ("SHEET_ID", "TAB_NAME! CELL_OR_RANGE") SHEET_ID fait référence à la chaîne de lettres trouvée entre deux barres obliques dans l'URL du document, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous. La chaîne peut être plutôt longue.
TAB_NAME fait référence au nom de la feuille individuelle dans un document. Assurez-vous de faire quelque chose de simple, idéalement sans espaces. Si le nom de l'onglet contient des espaces, utilisez des guillemets simples pour l'envelopper. Il est séparé de CELL_OR_RANGE avec un point d'exclamation. CELL_OR_RANGE peut se référer à une seule cellule, quelque chose comme B4, ou une plage de cellules, quelque chose comme B: B pour copier une colonne entière, B4: J4 pour copier d'une seule ligne, ou B4: J15 pour copier sur plusieurs lignes et colonnes .
Ajoutez la formule à la première cellule de votre "gamme d'importation" désirée et elle remplira automatiquement toutes les cellules demandées à droite et / ou en dessous. Bien que lorsque vous essayez d'abord cela, vous pourriez obtenir un #REF! erreur, comme indiqué ci-dessous. Cliquez simplement sur Autoriser l'accès pour que l'importation se poursuive.
Si vous faites référence à des données provenant de la même feuille de calcul, une formule simplifiée devrait fonctionner, même si pour moi, cela ne fonctionne qu'avec des cellules individuelles:
= TAB_NAME! CELL
Compter les points de données et calculer les moyennes
Pour calculer la note moyenne pour chaque membre de l'équipe, j'ai importé leurs notes de toutes les feuilles individuelles dans une feuille de traitement en utilisant la formule décrite ci-dessus. En d'autres termes, pour chaque membre de l'équipe, j'ai 11 lignes de données, avec au moins une ligne vide, puisque personne ne s'évalue. J'ai également dû prendre en compte le fait que si moins de 11 participants se présentaient pour l'exercice, plus d'une ligne serait vide, ce qui crée un défi pour le calcul de la moyenne. Voici comment j'ai résolu cela.
Pour calculer la moyenne, j'ai simplement additionné leur total de toutes les évaluations individuelles. C'est la formule pour ça:
= SUM (START: END)
START fait référence à la première cellule, par exemple B5 et END fait référence à la dernière cellule que vous souhaitez inclure, par exemple B15.
Pour déterminer le nombre de points de données, j'ai utilisé la formule COUNTIF:
= COUNTIF (B5: B15, "<4")
Je savais que les évaluations seraient n'importe quel nombre entre 0 et 3. Une cellule contenant autre chose qu'un de ces nombres, qui sont tous plus petits que 4, idéalement une cellule vide, n'a pas besoin d'être comptée. Par conséquent, le résultat de ce comptage sera égal au nombre de points de données soumis.
Ensuite, j'ai combiné les deux formules dans une fonction imbriquée, c'est-à-dire diviser mon SUM avec le résultat COUNTIF et ainsi calculer la moyenne dans une seule cellule:
= DIVISE ((SUM (B5: B15)), (COUNTIF (B5: B15, "<4")))
Il est bon de garder à l'esprit que la fonction entre parenthèses sera traitée en premier.
Notez qu'une parenthèse ou une citation manquante est la source la plus courante d'erreur de feuille de calcul. En outre, si vous utilisez la mise en forme de numéros européens, où des virgules plutôt que des points sont utilisés pour séparer les décimales, vous pouvez rencontrer des problèmes avec la virgule utilisée pour séparer les valeurs de votre formule. essayez d'utiliser un point-virgule à la place.
J'ai encore utilisé cette formule, pour compter le nombre de personnes qui se présentent dans des rôles spécifiques au sein de notre équipe. Dans ce cas, j'ai utilisé "> 1", puisque les cotes supérieures à 1, c'est-à-dire 2 ou 3, indiquent que la compétence est appliquée.
Excel Tutoriel: Utilisation du comptage avancé et ajout de fonctions dans Excel Le comptage et l'ajout de formules peuvent sembler banal par rapport aux formules Excel plus avancées. Mais ils peuvent vous aider à économiser beaucoup de temps lorsque vous avez besoin de collecter des informations sur les données de votre feuille de calcul. Lire la suite pour de nombreuses opérations avancées, comme nous l'avons souligné dans un article séparé. De même, si vous avez besoin de trouver des informations spécifiques dans une feuille de calcul, vous pouvez utiliser les fonctions de recherche universelle Trouver n'importe quoi dans votre feuille de calcul Excel avec des fonctions de recherche Trouver n'importe quoi dans votre feuille de calcul Excel avec des fonctions de recherche vous jusqu'à présent. Soyez intelligent et laissez les formules faire le travail dur. Les formules de recherche gagnent du temps et sont faciles à appliquer. Lire la suite . Enfin, si vous êtes curieux de la mise en forme conditionnelle, de combiner des données de différentes cellules, ou d'importer des données externes, je recommande notre article sur les fonctions Google Sheets utiles. J'ai honte d'admettre que j'ai récemment décidé de commencer à expérimenter avec Google Spreadsheets, et ce que j'ai découvert, c'est que quel que soit l'attrait ou la puissance qu'excelle m'exerçait en raison des choses incroyables ... Lisez la suite.
Masquer et protéger les feuilles
Pour aider mon équipe à se concentrer sur les données importantes, j'ai choisi de cacher la feuille de traitement. Pour ce faire, cliquez sur la pointe de flèche à côté du nom de la feuille pour développer le menu, puis sélectionnez Masquer la feuille . Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez afficher une feuille masquée en allant dans Affichage> Feuilles masquées et en sélectionnant la feuille que vous souhaitez afficher à nouveau.
Pour empêcher les utilisateurs de jouer accidentellement à des formules complexes ou de modifier des données, vous pouvez également choisir l'option Protéger la feuille ... dans le menu ci-dessus. Cela vous donnera l'option de protéger une plage de cellules ou une feuille entière. Si vous allez avec ce dernier, vous pouvez Exclure certaines cellules . Dans les deux cas, vous pouvez Définir les autorisations et Restreindre qui peut modifier cette plage, ce qui permet essentiellement aux utilisateurs sélectionnés d'effectuer des modifications ou d' afficher généralement un avertissement lors de la modification de cette plage .
Configurer les notifications pour être averti des modifications
Lorsque vous publiez un document pour une collaboration de groupe asynchrone, c'est une bonne idée de vérifier de temps en temps et de voir ce que tout le monde a fait. Ou configurer des notifications, de sorte que vous savez exactement ce qui se passe quand.
Allez dans Outils> Règles de notification ... et choisissez votre routine préférée. Vous pouvez être averti chaque fois que des modifications sont apportées ou lorsqu'un utilisateur soumet un formulaire et que vous pouvez être averti par e-mail à partir d'un résumé quotidien ou immédiatement .
Étant donné que Google Sheets prend en charge les commentaires, vous pouvez également recevoir des notifications sur les commentaires ou les réponses. Cliquez sur Commentaires en haut à droite, développez le menu Notifications et sélectionnez vos préférences.
Pour faire un commentaire, mettez d' abord en surbrillance la / les cellule (s) que vous souhaitez commenter, puis allez dans Commentaires> Commentaire .
Utiliser l'historique des révisions pour restaurer les versions de document
Parfois, il arrive des choses qui n'étaient pas prévues ou peut-être que vous voulez réutiliser une feuille et la transformer en un modèle 10 Modèles de feuilles de calcul incroyablement utiles pour organiser votre vie 10 Modèles de feuilles de calcul incroyablement utiles pour organiser votre vie délais, achats oubliés et engagements renégociés? On dirait que vous devez vous organiser. En savoir plus, ce qui signifie que vous devez effacer toutes les données entrées entre-temps. C'est à ce moment que l'historique des révisions est utile. Vous pouvez y accéder via Fichier> Voir l'historique des révisions ou avec le raccourci clavier CTRL + ALT + MAJ + G.
Au début, cela affichera les modifications clés dans l'historique du document, ainsi que la date, l'heure et le nom d'utilisateur de la personne qui a édité le document. Pour voir chaque étape, cliquez sur Afficher plus de révisions détaillées en bas de la liste. Lorsque vous avez trouvé l'état dans lequel vous souhaitez voir le document, cliquez sur Restaurer cette révision .
En faire plus avec Google Sheets
Ce ne sont pas seulement ses fonctionnalités de collaboration qui font de Google Sheets un outil beaucoup plus polyvalent qu'Excel. Combiné avec d'autres outils Google, vous pouvez créer des opérations complexes. Par exemple, vous pouvez combiner Google Sheets avec Google Forms pour configurer un quiz d'auto-évaluation. Comment utiliser Google Forms pour créer votre propre questionnaire d'auto-évaluation Comment utiliser Google Forms pour créer votre propre questionnaire d'auto-évaluation entraîneur? Quelqu'un impliqué dans un processus d'embauche? Avez-vous besoin de vérifier en quelque sorte que d'autres personnes ont les compétences ou les connaissances que vous attendez d'eux? Eh bien, vous allez ... Lire la suite ou avec Google Analytics pour produire un rapport automatisé Comment créer un rapport de feuille de calcul Google automatisé à partir de données Analytics Comment créer un rapport de feuille de calcul Google automatisé à partir de données Google Analytics La limite, c'est votre imagination.
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