Les réunions font partie intégrante de la vie dans le monde des affaires. Malheureusement, toutes les réunions ne réussissent pas Fatiguées de réunions inefficaces? Envoyer ces 8 règles à votre patron marre des réunions inefficaces? Envoyer ces 8 règles à votre patron Si une réunion est bien organisée, il n'y a aucune raison pour qu'elle ne puisse pas améliorer la productivité, le sens du but et le moral. Voici quelques règles à suivre pour des réunions efficaces. Lire la suite dans leur but. Souvent, cela est dû à un manque d'organisation de réunion.
Avec les modèles de réunion gratuite suivants, vous pouvez facilement préparer, enregistrer et récapituler vos réunions pour obtenir un résultat global efficace.
1. Avant la réunion
L'un des éléments les plus importants de la mise en place de toute réunion est l'ordre du jour. Cela permet à l'animateur de la réunion de fournir aux participants des points de discussion objectifs, ainsi que les participants. En outre, un programme comprenant une section de préparation peut être utile. Cela vous permet d'inclure des documents et d'autres documents essentiels à la discussion.
Préparer autant que possible vos participants à la réunion fait partie de votre travail en tant que coordinateur. De plus, cela permet de garder la réunion organisée et de progresser. 15 Quand vous planifiez une réunion, vous ne devriez pas perdre de temps à créer un programme à partir de zéro. De nombreux modèles d'agenda de réunion pour Microsoft Word peuvent vous aider à bien démarrer. Lire la suite .
Le gabarit
Ce modèle Microsoft Word de TidyForms est une option attrayante, professionnelle et bien conçue. Il fournit une apparence propre, basée sur la table, à la fois pour une lecture facile et une numérisation simple. Le modèle commence par les détails de la réunion de base tels que le titre, le facilitateur, la date, l'heure et le lieu.
Dans la section suivante, vous décrivez l'objectif de la réunion. Ceci est une partie clé de l'ordre du jour permettant à tous les participants d'avoir une image claire de l'intention de la réunion. Une à deux phrases est généralement suffisante tant qu'elle est concise.
La troisième section est où vous pouvez lister les participants à la réunion avec leur département, adresse e-mail et numéro de téléphone. Bien sûr, les champs sont facultatifs, en fonction de l'entreprise et de votre entreprise.
Ensuite, vous répertoriez les éléments de l'ordre du jour de la réunion avec le sujet, le propriétaire et l'heure. Cela permet également aux participants de se préparer pour leur partie de la réunion. Vous pouvez également garder votre réunion sur la bonne voie en énumérant les heures allouées pour chaque sujet.
Enfin, vous allez compléter la section de préparation. Vous devez inclure et joindre des éléments tels que des documents, des diagrammes ou des courriels, à titre d'exemple, et qui est responsable de fournir chacun d'eux.
Chaque section de ce modèle d'agenda a son propre objectif et vous permet de rassembler les personnes et les documents, ainsi que de définir les attentes pour votre réunion.
2. Pendant la réunion
La prise de notes au cours d'une réunion est la prochaine responsabilité principale de l'animateur, bien que vous deviez viser à nommer un preneur de notes spécifique. De toute façon, prendre des notes de réunion précises est essentiel pour le succès de l'objectif de la réunion.
Ces notes servent de rappels pour les suivis, les actions, les problèmes et les conclusions pour tous les participants. Donc, si vous utilisez un modèle de procès-verbal de réunion est la première étape dans le maintien de tous les participants à la réunion sur la même page. Les modèles facilitent la capture de ces minutes de réunion. Nous avons compilé une variété de modèles pour Word, OneNote, Evernote et Google Docs. Lire la suite, prendre ces notes sera beaucoup plus simple.
Le gabarit
Le modèle d'agenda de TidyForms ci-dessus est livré avec une deuxième page pour les minutes de réunion. Le format de cette page est le même que l'ordre du jour et trois des quatre sections sont exactement les mêmes.
Les seules différences sont que les éléments d'action remplacent la section de préparation et qu'il y a une section de suivi pour la prochaine réunion. Si vous êtes intéressé par un aspect cohérent pour votre agenda et vos minutes, alors c'est une excellente façon de procéder.
Cependant, il existe un autre modèle pour Word à partir du site Web de Microsoft Office qui offre un peu plus d'organisation de vos notes. Vous verrez que ce modèle contient les informations de réunion de base en haut, comme la plupart.
Mais, ce qu'il offre est une section pour chaque sujet discuté au cours de la réunion et tous les détails qui s'appliquent à ce sujet particulier juste en dessous. Cette présentation est plus structurée en ce sens que vous pouvez inclure le sujet, le temps alloué, le présentateur, ce qui a été discuté, les conclusions et les éléments d'action résultants pour chaque point de l'ordre du jour en un seul point . Considérant que, les modèles de minutes TidyForms a une section distincte en bas pour tous les éléments d'action sans beaucoup de détails.
Une autre fonctionnalité utile de ce modèle est la section à la toute fin qui vous permet d'ajouter des notes spéciales. Cela peut être très utile lorsque des éléments supplémentaires ne sont pas liés à un sujet spécifique discuté.
Vous pouvez également inclure de manière inattendue les noms des personnes qui apparaissent dans votre réunion dans la section Observateurs .
3. Après la réunion
Maintenant que votre réunion a été ajournée, il est temps de donner un suivi à vos participants. Ce résumé de la réunion doit résumer les notes de réunion prises et les actions attendues.
Gardez à l'esprit que l'envoi d'un récapitulatif La vérité sur les réunions - Et c'est laide La vérité sur les réunions - Et c'est la réunion Ugly sont censés être productifs, non? En savoir plus est toujours une bonne idée, même si aucun élément d'action ne résulte de la réunion. Le résumé de la réunion peut servir de référence pour des réunions et des sujets similaires ou des problèmes qui refont surface.
Le gabarit
Ce modèle de Template Lab est une bonne option. Il suffit de remplir le titre de la réunion, la date, les participants, l'emplacement et les sections preneur de notes en haut. Ensuite, utilisez le tableau pour inclure vos suivis.
Sous Problèmes, vous pouvez inclure la rubrique relative à l'ordre du jour, par Ajouter le présentateur, et sous Transférer le report à partir des mêmes détails que les notes de la réunion. Ajoutez la personne responsable, date limite, et vous êtes défini.
Vous pouvez également l'utiliser pour effectuer un suivi continu lorsque les éléments d'action sont terminés. Par exemple, vous pouvez ajouter une colonne à la table et marquer un X ou une date en regard des actions terminées.
Alternativement, vous pouvez supprimer une rangée entière pour montrer son achèvement. Ensuite, sauvegardez avec un nouveau nom ou une nouvelle date et renvoyez aux participants jusqu'à ce que tous les éléments soient terminés.
Si aucun élément d'action ne provient de votre réunion, vous pouvez toujours utiliser ce modèle pour fournir un résumé de la réunion. Remplissez le tableau avec les détails appropriés, puis sous Date limite, entrez un indicateur indiquant qu'il a été rempli ou non applicable.
Si vous aimez ce modèle, vous pouvez le télécharger à partir de la page des minutes de réunion du Template Lab. Ensuite, faites défiler jusqu'à Modèle de notes de réunion 17 pour télécharger ce modèle.
Faites de votre réunion un succès
Modèles d'affaires peuvent être utiles Les meilleurs modèles de plan d'affaires Les meilleurs modèles de plan d'affaires Chaque entreprise a besoin d'un plan. Ces modèles rendront l'écriture de votre plan d'affaires facile. Une structure intelligente, des questions d'orientation et un design intelligent vous donneront une longueur d'avance dans votre nouvelle carrière. Lire la suite et pour les réunions, ils peuvent gagner du temps. Votre esprit devrait être sur l'objectif et le contenu de la réunion, ne pas créer des documents. Alors pour votre prochaine réunion, consultez ces modèles pratiques pour un résultat bien exécuté.
Si vous avez d'autres suggestions pour organiser des réunions que vous aimeriez partager, veuillez commenter ci-dessous!
Crédits d'image: Rawpixel.com/Shutterstock