18 Astuces avancées pour les pages, les chiffres et les notes Keynote

Vous voulez devenir plus productif dans la suite iWork? Ces conseils avancés aideront tout utilisateur Mac à créer de meilleurs documents, feuilles de calcul et présentations.

Vous voulez devenir plus productif dans la suite iWork?  Ces conseils avancés aideront tout utilisateur Mac à créer de meilleurs documents, feuilles de calcul et présentations.
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iWork n'est peut-être pas dans la même ligue que Microsoft Office, mais il s'agit toujours d'une puissante suite bureautique à avoir sur votre Mac.

Ce guide peut être téléchargé en format PDF gratuit. Téléchargez 18 conseils avancés pour les pages, les chiffres et Keynote maintenant . N'hésitez pas à copier et partager ceci avec vos amis et votre famille.

Une fois familiarisé avec les principes de base d'iWork Fonctionnement d'iWork: Principes de base des pages, chiffres et notes techniques Fonctionnement d'iWork: Principes de base des pages, chiffres et notes techniques Avez-vous toujours considéré les applications de productivité d'Apple comme inadaptées aux besoins de votre bureau? Il est temps de reconsidérer! En savoir plus, vous êtes prêt à passer à l'étape suivante, qui consiste à découvrir ce que vous pouvez faire d'autre dans les applications iWork et comment. C'est là que les conseils suivants entrent en jeu. Ils mettent en évidence certaines des fonctions utiles disponibles dans les trois applications iWork (Pages, Numbers et Keynote).

Avant d'en arriver à ces conseils d'iWork, cependant, nous aimerions souligner une différence de nommage significative entre Pages / Numbers et Keynote.

Attention à cette convention de dénomination de Keynote

Dans Keynote, Apple fait référence aux modèles en tant que thèmes. Mais nous nous référerons à eux en tant que modèles dans cet article pour éviter toute confusion.

Gardez à l'esprit cependant que vous verrez le thème de mot au lieu de modèle dans les options de menu et tel dans Keynote. Les options elles-mêmes apparaissent dans les mêmes emplacements que dans Pages et Numbers; c'est juste le nom qui diffère.

Maintenant, explorons quelques fonctionnalités pratiques des applications iWork.

1. Changer la langue et les préférences de région

Les applications iWork vous permettent de modifier les paramètres de langue et de région pour chaque document. Ceux-ci influencent la façon dont le document affiche les valeurs numériques, les devises, les dates et plus encore.

Vous pouvez accéder aux paramètres de langue en cliquant sur Fichier> Avancé> Langue et région . Par défaut, ils sont configurés pour correspondre aux paramètres du système tels que vous les voyez sous Préférences système> Langue et région .

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Lorsque vous passez à une autre langue et / ou région, vous verrez un aperçu des formats de données mis à jour juste en dessous des paramètres. Appuyez sur le bouton OK pour enregistrer les paramètres.

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Le contenu du document sera-t-il automatiquement mis à jour pour correspondre au nouveau format? Pas tout cela. Vous pourriez avoir besoin d'une tache d'essais et d'erreurs pour comprendre ce qui change exactement.

Mais toute nouvelle donnée que vous saisissez prend le format spécifié par les préférences linguistiques et régionales mises à jour. Pour cette raison, il est préférable de modifier ces paramètres dès la configuration du document.

2. Personnaliser les paramètres de correction automatique

Les paramètres de correction automatique que vous avez définis sous Préférences système> Clavier> Texte s'appliquent à macOS. Saviez-vous que vous pouvez remplacer ceux de chaque application iWork dans Préférences> Correction automatique ?

Oui, les pages, les nombres et les préférences de Keynote ont chacun un onglet spécial avec plusieurs paramètres de correction automatique que vous pouvez modifier comme bon vous semble. En plus d'avoir des paramètres personnalisés pour le formatage et l'orthographe, vous obtenez des listes personnalisées pour le remplacement du texte.

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3. Donner aux objets une métamorphose avec des styles

iWork propose des combinaisons prédéfinies de couleurs, de polices, de formes, etc. pour vous aider à modifier l'aspect et la convivialité des objets. Vous trouverez ces styles cachés dans l'inspecteur de format .

Bien sûr, les options que vous voyez dans l'inspecteur dépendent de l'objet que vous avez sélectionné et le nom de l'onglet correspondant varie également. Ne vous inquiétez pas, car les onglets sont très faciles à trouver.

Vous verrez un onglet Style pour les zones de texte, les formes et les médias. Les styles de tableau apparaissent sous l'onglet Table et les styles de graphique sous l'onglet Graphique . Vous verrez les styles de paragraphe et les styles de caractères sous l'onglet Texte .

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Pour appliquer un style, sélectionnez l'objet sur lequel vous souhaitez appliquer une nouvelle peinture et choisissez l'un des styles prédéfinis.

4. Créer des styles personnalisés

Les applications iWork vous permettent de créer vos propres styles. Pour en ajouter un, sélectionnez un objet dont vous souhaitez enregistrer le style et cliquez sur Format> Avancé> Créer un style .

Préféreriez-vous un raccourci en un clic au lieu de l'option de menu? Cliquez sur le bouton + qui suit les styles existants dans l'inspecteur de format . Et votre style est maintenant sauvegardé en tant que préréglage!

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Pour les styles de paragraphe, de caractère et de liste, vous trouverez le bouton Ajouter dans un emplacement légèrement différent. C'est en haut à droite de la liste de styles.

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Il est dommage qu'Apple ait abandonné la fonction d'importation avec laquelle vous pouviez importer des styles personnalisés d'un document à un autre. Vous pouvez toujours le faire, mais cela demande un effort supplémentaire et vous ne pouvez déplacer qu'un style personnalisé à la fois.

D'abord, vous devez sélectionner l'objet dont vous voulez copier le style et cliquer sur Format> Copier le style . Ensuite, vous devez utiliser l'option Format> Coller le style dans le document où vous souhaitez reproduire le style.

5. Ajouter des liens hypertexte

Sélectionnez le texte pour lequel vous souhaitez créer un lien hypertexte et visitez le menu Format> Ajouter un lien ou le menu contextuel pour commencer. Vous verrez que vous pouvez créer des liens vers les pages Web et les adresses électroniques.

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Dans Keynote, vous pouvez également créer un lien vers des diapositives spécifiques. De même, vous serez en mesure de créer des liens vers des éléments spécifiques (appelés signets) d'un document dans Pages. Bien sûr, vous devez avoir un signet en place avant de pouvoir créer un lien vers celui-ci.

Pour créer un signet, sélectionnez d'abord l'élément auquel vous voulez accéder rapidement. Ensuite, dans la section Signets de l'inspecteur de document, cliquez sur le bouton Ajouter un signet . Le marque-page apparaît dans la liste juste en dessous du bouton.

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6. Compresser les fichiers

L'insertion d'objets multimédia tels que des photos et des vidéos dans un document iWork peut augmenter considérablement la taille du fichier. C'est parce que le fichier stocke ces objets à leur taille et résolution d'origine même si vous les avez réduits.

Bien sûr, c'est pratique lorsque vous voulez restaurer les versions originales des objets médias. Mais en tant que compromis, vous devez traiter un fichier plus volumineux.

Pourquoi ne pas compresser les fichiers en laissant iWork rogner l'audio / la vidéo et réduire la résolution de l'image? Cliquer sur Fichier> Avancé> Réduire la taille du fichier fait l'affaire. Veillez à utiliser l'option une fois que tout le document est en place et que tous les objets multimédias ont la taille souhaitée.

Ensuite, vous aurez une boîte de message vous indiquant combien l'application va réduire la taille du fichier. Cliquez sur le bouton Réduire pour aller de l'avant avec la compression.

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7. Verrouiller les objets

Est-ce que vous finissez souvent par bouger ou éditer des éléments que vous ne vouliez pas? Empêchez cela en épinglant des objets avec l'option Arranger> Verrouiller . Vous n'avez pas à faire ceci un objet à la fois; le verrouillage fonctionne même lorsque plusieurs objets sont sélectionnés.

À l'exception des boîtes de commentaires, vous pouvez verrouiller tous les types d'objets répertoriés dans la barre d'outils principale d'une application iWork. Cela inclut les zones de texte, les tableaux, les formes, les images et les vidéos.

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Êtes-vous incapable de verrouiller des objets dans Pages? Parfois, vous verrez l'option Verrouiller grisée dans le menu Arrangement de l'application Pages. Essayez ce correctif suivant pour l'activer.

D'abord, ouvrez l'inspecteur de format de l'objet sélectionné et passez à l'onglet Arrangement . Sous la section Placement d'objet, passez de l'onglet Déplacer avec du texte à l' onglet Rester sur la page . Cela devrait ramener l'option de verrouillage pour l'objet sélectionné.

Si vous souhaitez déplacer ou modifier un objet verrouillé, vous devez d'abord le déverrouiller en cliquant sur Réorganiser> Déverrouiller .

8. Objets de groupe

Disons que vous voulez déplacer quelques objets sans perturber leur position relative l'un par rapport à l'autre. Ou peut-être que vous voulez appliquer le même style à tous. Dans de tels cas, il est utile de pouvoir traiter ces objets comme un seul élément. Vous pouvez réellement, une fois que vous les regroupez en cliquant sur Réorganiser> Groupe .

Pour séparer les objets groupés et revenir à leur édition individuelle, il suffit de sélectionner le groupe et de cliquer sur Réorganiser> Dissocier .

Vous pouvez également grouper / dégrouper des objets (plus les verrouiller / les déverrouiller) à partir du menu contextuel ou du menu Ctrl -clic.

9. Gardez les outils d'arrangement à portée de main

L'inspecteur de format inclut un onglet Arrangement pour vous donner des options pour positionner les objets avec précision. Mais il est fastidieux de passer à l'un des autres onglets à chaque fois.

Pourquoi ne pas faciliter l'accès aux outils d'organisation? Donnez-leur un volet portable dédié en cliquant sur Affichage> Afficher les outils d'organisation . Vous pouvez également placer les outils Couleurs et Ajuster l'image dans des fenêtres contextuelles similaires en cliquant sur l'option Afficher appropriée dans le menu Affichage .

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10. Accéder aux options d'affichage rapidement

Vous voyez ce petit bouton de la barre d'outils Vue à l'extrême gauche? Il cache un menu utile pour basculer la visibilité des éléments clés à l'écran tels que les règles, les commentaires et la zone Rechercher et remplacer .

En fonction de l'application iWork dans laquelle vous vous trouvez, vous pouvez utiliser ce menu Affichage de la barre d'outils pour accéder à quelques fonctions spéciales. Par exemple, dans Pages, vous pouvez masquer les vignettes et révéler le nombre de mots dans ce menu. Dans Keynote, vous pouvez basculer entre plusieurs dispositions et également commencer à modifier les diapositives principales.

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11. Masquer le sélecteur de modèle

Lorsque vous ouvrez une application iWork, elle vous propose un ensemble de modèles nets et rapides à utiliser.

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Bien que les modèles soient utiles, vous préférerez peut-être commencer avec un document vide à chaque fois. Dans ce cas, le sélecteur de modèle devient un popup ennuyeux. Le cacher est facile.

D'abord, allez dans la section Préférences de l'application avec le raccourci Cmd + Comma . Sous la section Pour nouveaux documents de l'onglet Général, sélectionnez le bouton radio pour Utiliser le modèle .

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Dans Pages et Numbers, le modèle par défaut est vide, tandis que dans Keynote, il s'agit de Gradient . Vous n'êtes pas obligé de vous en tenir à cela. Sélectionnez le bouton Modifier le modèle sous l'option Utiliser le modèle pour sélectionner une nouvelle valeur par défaut. Vous pouvez également créer un nouveau modèle à utiliser par défaut. Nous verrons comment faire cela dans la section suivante.

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Voulez-vous accéder au sélecteur de modèle après l'avoir masqué? Apportez-le en maintenant la touche Option enfoncée lorsque vous créez un nouveau document. Option + Cmd + N est le raccourci correspondant.

12. Créer de nouveaux modèles

Supposons que vous ayez configuré un document iWork, et que vous souhaitiez l'utiliser comme point de départ pour de futurs documents. Vous pouvez, une fois que vous enregistrez ce document modèle en tant que modèle. Pour ce faire, cliquez sur Fichier> Enregistrer en tant que modèle . (Dans Keynote, vous verrez Enregistrer le thème au lieu de Enregistrer comme modèle .)

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Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Add to Template Chooser pour enregistrer le modèle dans l'emplacement par défaut. Il apparaîtra dans la section Mes modèles du sélecteur de modèles. Si vous souhaitez enregistrer le modèle dans un emplacement différent, cliquez plutôt sur le bouton Enregistrer .

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13. Créer des espaces réservés pour le texte et les médias

Si vous travaillez sur un modèle personnalisé, vous devez sélectionner les bits de texte existants chaque fois que vous souhaitez les remplacer. Vous n'aurez pas ce problème si les extraits de texte dans le modèle sont des espaces réservés. Quand ils sont, vous pouvez commencer à taper du texte tout de suite sans avoir à sélectionner le texte existant en premier.

De même, si vous définissez des espaces réservés pour les médias, vous pouvez les remplacer par du nouveau média en un clin d'œil. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le bouton Ajouter une image en bas à droite sur l'espace réservé lui-même (voir capture d'écran ci-dessous).

Cela ouvre l'explorateur de média contextuel à partir duquel vous pouvez sélectionner l'image ou la vidéo dont vous avez besoin. Vous n'aurez pas à vous soucier de redimensionner ou de restyler les nouveaux médias; ils prennent le même style que l'espace réservé.

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Comme vous pouvez le voir, avoir des espaces réservés pour le texte et les médias permet d'économiser beaucoup de temps et vous aurez envie de les utiliser lors de la création de modèles. Ce faisant, c'est assez simple.

Sélectionnez n'importe quel bit que vous voulez définir comme espace réservé et cliquez sur Format> Avancé> Définir comme espace réservé au texte . Si vous souhaitez définir une image ou une vidéo en tant qu'espace réservé, choisissez l'option Définir comme espace réservé au média dans le même menu.

14. Importer des modèles prêts à l'emploi

Vous n'avez pas besoin de créer des modèles personnalisés. Pourquoi ne pas en importer quelques unes impressionnantes d'iWorkCommunity? Ils sont gratuits à utiliser! (Vous pouvez également "emprunter" des modèles à vos amis et votre famille par e-mail.)

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iWorkCommunity propose des modèles pour les feuilles de temps, les collectes de fonds, les revues et bien d'autres types de documents. Téléchargez le modèle que vous voulez et ouvrez-le avec l'application iWork appropriée.

Le modèle s'ouvre en tant que fichier normal. Pour l'installer, vous devrez l'enregistrer en tant que modèle personnalisé comme nous l'avons vu dans la section ci-dessus. Une fois que vous le faites, il apparaît dans la section Mes modèles du sélecteur de modèles comme d'habitude.

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15. Restaurer les versions de fichiers précédentes

Les applications iWork sauvegardent votre travail à intervalles réguliers, une fois que vous avez enregistré un fichier en le nommant. Vous pouvez afficher et restaurer l'une des versions de fichier précédentes avec l'option Fichier> Rétablir> Parcourir toutes les versions . Cela amène le système de gestion de versions de fichiers sur macOS à l'action.

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S'il existe une version particulière du fichier que vous souhaitez enregistrer en tant que point de restauration, cliquez sur Fichier> Enregistrer ou appuyez sur Commande + S pour enregistrer cette version manuellement. Il apparaîtra ensuite avec les versions enregistrées automatiquement et vous pouvez le restaurer à tout moment.

16. Sauvegardez les fichiers dans les formats Microsoft Office

Si vous souhaitez assurer une compatibilité maximale pour vos fichiers Office sur la plupart des plates-formes et versions logicielles, gardez une copie de:

  • Pages documents en tant que fichiers DOC (Word),
  • Numériser les feuilles de calcul sous forme de fichiers XLS (Excel), et
  • Présentations Keynote sous forme de fichiers PPT (PowerPoint).

Vous risquez de perdre quelques paramètres de fichiers avec cette approche, mais vos données sont plus ou moins intactes et rétrocompatibles. Voyons maintenant comment exporter ces fichiers.

Regardez dans le menu Fichier> Exporter vers pour trouver l'application Microsoft Office correspondante pour exporter votre fichier. Lorsque la boîte de dialogue Exporter votre document s'affiche, sélectionnez le format approprié dans la section Options avancées .

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Gardez à l'esprit que DOC, XLS et PPT sont des formats de fichiers hérités que Microsoft a remplacés depuis longtemps avec les formats DOCX, XLSX et PPTX respectivement. Explorez ce dernier avec notre article sur les formats de fichiers de bureau rares.

17. Protéger les fichiers avec des mots de passe ou des ID tactiles

Les applications iWork vous permettent de cacher vos fichiers derrière un mot de passe. Cliquez sur Fichier> Définir le mot de passe pour commencer à en créer un. Assurez-vous d'ajouter un indice de mot de passe pour un rappel facile. Si vous voulez que Keychain se souvienne de votre mot de passe, cochez cette case: Mémorisez ce mot de passe dans mon trousseau . Appuyez sur le bouton Définir le mot de passe pour terminer le verrouillage de votre fichier.

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Si votre Mac prend en charge Touch ID pour le déverrouillage des empreintes digitales, vous pouvez utiliser cette fonction pour déverrouiller les fichiers iWork. Mais d'abord, vous devez configurer Pages, Numbers et Keynote pour utiliser Touch ID. Pour ce faire, dans la section Préférences de chacune de ces applications, cochez la case Utiliser l'identifiant tactile .

Touch ID fonctionne uniquement en tandem avec un mot de passe textuel. Vous ne pouvez donc pas utiliser uniquement Touch ID pour verrouiller / déverrouiller un fichier. Vous devrez d'abord configurer un mot de passe texte, et pendant ce temps, vous pourrez sélectionner l'option Ouvrir avec Touch ID .

18. Découvrez les nouveautés

Vous voulez savoir ce que la dernière mise à jour d'iWork vous réserve? Cliquez sur Aide> Quoi de neuf dans une application iWork pour voir les points saillants dans une boîte popup. Appuyez sur le bouton Continuer pour quitter la boîte. Si vous souhaitez en savoir plus sur les principales nouveautés, cliquez sur le lien Liste complète des fonctionnalités pour accéder à la page d'assistance Apple correspondante.

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Partagez un secret d'iWork ou deux vous-même

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