Le meilleur conseil que j'ai entendu au sujet de la productivité de l'email et de l'email est - ne répond pas aux email la première chose le matin. C'est un peu paradoxal mais vrai que l'email et la productivité sont en désaccord les uns avec les autres. Si nous sommes trop obsédés par cela, notre boîte de réception devient un énorme ralentisseur sur l'autoroute de l'efficacité. Mais ça ne doit pas être. Avec les bonnes habitudes et méthodes, nous pouvons apprivoiser la bête qui nous attend innocemment dès l'instant où nous nous réveillons. Même en période de listes d'amis sociaux et de mises à jour de 140 caractères, l'email «âgé» reste le moyen de communication préféré, peut-être juste au coude à coude avec SMS.
Ces conseils ne sont pas destinés à vous emmener au Saint-Graal de Inbox Zero, mais sont destinés à introduire de légères modifications de l'habitude de courrier électronique qui, espérons-le, vous permettront d'envoyer des courriels plus efficacement. Ouvrir la boîte de réception
Agir maintenant!
Votre boîte de réception est une ligne d'assemblage. Traite ce qui est devant toi et envoie-le. C'est-à-dire que votre devise à partir du moment où vous vous connectez doit être lue - répondez - supprimez (ou archivez). Beaucoup d'entre nous se connectent à nos comptes de courriel et ne lisent que les courriels sans prendre aucune mesure. Tôt ou tard, nous devons y revenir, ce qui signifie simplement doubler le travail et doubler le temps perdu. Ensuite, il y a toujours le risque de manquer un e-mail important dans la seconde manche. Ainsi, il est plus efficace de lire et de répondre immédiatement. Archive lire les emails, de sorte que la boîte de réception contient les plus importants et les plus exploitables.
Les courriels ne sont pas à faire
Les e-mails peuvent être transformés en éléments exploitables avec des libellés comme dans Gmail ou des indicateurs comme dans Microsoft Outlook. Mais il est facile de les perdre dans le fouillis de la boîte de réception. Il est plus efficace de classer les points d'action importants dans un endroit séparé et d'archiver l'e-mail pour toute référence future. Vous pouvez transformer les e-mails en éléments exploitables de deux manières:
Utiliser les tâches dans Gmail: affichez le volet Tâches en cliquant sur la liste déroulante en regard de Courrier. Tâches est une liste simple à faire, mais un outil de gestion de projet très efficace. Il suffit de cliquer et de taper pour ajouter de nouvelles tâches, fixer des dates d'échéance ou ajouter des notes, et les cocher lorsque vous avez terminé. Vous pouvez augmenter la productivité avec les touches de raccourci. Par exemple, avec Maj + T, vous pouvez créer une tâche basée sur le message ouvert.
Utiliser un document Google: vous pouvez activer la fonctionnalité Créer un document dans les laboratoires Gmail. Ouvrez un email Cliquez sur Plus - Créer un document . Le corps de l'e-mail est automatiquement copié dans le document Google. Si vous disposez de raccourcis clavier dans Gmail, vous pouvez appuyer sur G et W pour ouvrir un document Google vierge lorsque vous êtes dans un e-mail.
Créez votre personnalité dans une signature
Voici à quoi ressemble ma signature officielle Gmail. WiseStamp Comment pimenter vos signatures de courriel avec WiseStamp WiseStamp vous permet de créer plusieurs signatures de courriel personnalisées pour tous les comptes de messagerie Web standard, y compris Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Courrier et courrier AOL. En plus des données personnelles standard et profil de réseautage social ... Lire la suite; le compte gratuit vous permet de créer deux signatures, donc j'en ai un pour les emails personnels et un pour le travail. Ma signature contient des liens vers mes profils Twitter, LinkedIn, Facebook et Google+. Avec une signature simple, je ne propose pas seulement mon identifiant d'email comme référence de contact, mais d'autres aussi où je peux être contacté. Une signature basée sur un profil aide à créer un e-mail plus professionnel et agit comme un pont pour les réseaux sociaux. Vous pouvez même promouvoir votre travail Les 2 moyens faciles de promouvoir votre dernier billet de blog avec une signature d'email Les 2 moyens faciles de promouvoir votre dernier billet de blog avec une signature d'email Lire la suite avec juste une signature d'email.
Avez-vous entendu parler de modèles?
Beaucoup de courriels qui atterrissent peuvent être traités avec des réponses standard. Gmail Labs dispose d'une fonctionnalité appelée Réponses conservées qui, comme son nom l'indique, peut être utilisée pour donner des réponses instantanées et standard aux courriels courants.
Activer les réponses standardisées à partir des paramètres - Labs - Réponses standardisées . Cliquez sur Enregistrer les modifications . Composez un nouvel e-mail ou une réponse, cliquez sur le bouton Réponses standard situé juste en dessous de la ligne d'objet. Votre première réponse standardisée est configurée. Vous pouvez définir plusieurs réponses prédéfinies pouvant être utilisées comme modèles pour les e-mails courants. Mark est allé dans les utilisations de réponses en conserve dans deux articles il y a quelques années qui reste valable aujourd'hui:
- Gagnez du temps avec les modèles de messagerie Gmail à l'aide de "Réponses standardisées" Gagnez du temps avec les modèles de messagerie Gmail à l'aide de "Réponses standardisées" Gagnez du temps avec les modèles de messagerie Gmail en utilisant "Réponses standardisées"
- Créer une réponse automatique par courriel avec le nouveau filtre de Gmail Créer une réponse automatique par courriel avec le nouveau filtre de Gmail Créer une réponse automatique par courriel avec le nouveau filtre de Gmail Lire la suite
Ne pas déranger - désactiver les notifications
L'efficacité du courrier électronique correspond à ce que vous envoyez et à ce que vous invitez. Chaque site auquel vous vous connectez avec un e-mail dispose de notifications activées par défaut. Il n'y a rien qui tue autant la productivité que le flot constant de notifications de Facebook, Twitter, Google+, Pinterest et leurs semblables. Éteignez-les. Avez-vous besoin de notifications lorsque vous visitez les sites eux-mêmes? Sachez qu'il est facile de perdre le focus et qu'il est très difficile de le récupérer.
Asseyez-vous un jour ... et désabonnez-vous
Les bulletins d'information, les abonnements professionnels et les sources d'information comptent parmi les plus grands coupables de l'encombrement des courriels. Si vous faites une vérification de tout ce que vous avez souscrit, vous pourriez constater que la plupart d'entre eux sont inutiles. Mais ils sont devenus la forêt pour laquelle vous manquez les arbres. La boîte de réception prioritaire de Gmail La boîte de réception prioritaire de Gmail résout le problème de Bacn La boîte de réception prioritaire de Gmail résout le problème de Bacn Read More aide dans une certaine mesure. Mais le meilleur moyen est de les désinscrire manuellement. Cela prend du temps, mais vous obtenez une boîte de réception plus propre. Vous pouvez également gérer vos abonnements en utilisant des services comme - Unroll.me et Swizzle
Fossé les fils
Les conversations filées sont géniales. Ils facilitent la lecture des emails, mais ils ont aussi l'habitude de se transformer en une longue chaîne parfois lourde. Vous avez peut-être remarqué que la plupart des e-mails sont généralement traités dans le dernier e-mail envoyé / reçu. Ainsi, vous pouvez conserver uniquement ce dernier e-mail et supprimer le reste qui l'a précédé.
Keep It Brief
L'une de mes bêtes noires est le simple mot réponses qui ne dit rien de plus qu'un "OK", ou un "Merci". Les ouvrir et les lire enlève une fraction de minute et, au cours d'une journée chargée, cela peut s'accumuler. Oui, mais gardez vos courriels brefs. Il aide l'expéditeur ainsi que le destinataire. Découpez vos courriels afin qu'ils répondent à l'essentiel. Aussi, structurez votre courrier pour une meilleure lisibilité. L'utilisation de points à puces ou de paragraphes bien définis aide à numériser un e-mail plus rapidement. Il est bon de se rappeler la règle des cinq phrases de Guy Kawasaki -
"Tout ce que vous devriez faire est d'expliquer qui vous êtes, ce que vous voulez, pourquoi vous devriez l'obtenir, et quand vous en avez besoin."
Et puis, le prochain conseil est toujours sacro-saint.
Sujet ... sujet ... sujet
D'après mon expérience, j'ai raté des courriels importants. J'ai également ouvert des courriels qui semblaient importants. Les deux avaient une chose en commun: une ligne d'objet mal construite. Il faut quelques secondes pour penser à une ligne d'objet intelligente qui reflète le message. Encore une fois, il aide à la fois l'expéditeur et le destinataire car il devient plus facile de récupérer l'e-mail plus tard, soit avec une recherche ou même manuellement. Rappelez-vous - "LOL" n'est pas un sujet!
Regardez ma, pas de mains!
L'efficacité du courrier électronique nécessite malheureusement le contraire. Votre efficacité s'améliorera considérablement si vous apprenez des raccourcis clavier au lieu de compter sur le clic de la souris. Les clients de bureau comme Outlook et Thunderbird prennent en charge les raccourcis clavier, et avec eux, il est facile de passer à travers les fils de conversation. Qu'en est-il de Gmail? Ces conseils devraient couvrir tout, et les plus:
- TÉLÉCHARGER les raccourcis Gmail utiles
- Raccourcis pour Gmail: une extension utile qui vous guide sur les raccourcis clavier pour votre compte Gmail [Chrome]
- Apprenez rapidement les raccourcis clavier de Gmail avec KeyRocket pour Gmail Apprenez rapidement les raccourcis clavier de Gmail avec KeyRocket pour Gmail Apprenez rapidement les raccourcis clavier de Gmail avec KeyRocket pour Gmail Tirez le meilleur parti de Gmail en apprenant tous ses raccourcis clavier. Avec Keyrocket pour Gmail, vous recevrez une notification chaque fois que vous utilisez la souris au lieu d'un raccourci clavier, vous aidant à ... En savoir plus
Les courriels sont peut-être comme le genre de partenaires avec lesquels vous ne voulez pas vivre, mais qui ne peuvent pas non plus vivre sans. Mais tout comme n'importe quel partenaire, il peut en être un pour votre productivité aussi. Nous devons jouer correctement. Gestion des courriels 6 astuces simples pour réduire le stress par courriel 6 astuces simples pour réduire le stress par courriel Le traitement des courriels est la meilleure partie de ma journée. Personne n'a jamais dit. Vous avez besoin de tous les conseils pour gérer votre boîte de réception? Nous pouvons vous aider! Read More a été un de nos sujets favoris sur MakeUseOf.com. Vous ne manquerez pas de conseils, mais plus que cela, nous attendons avec impatience les vôtres. Deux mises en garde ici - J'ai basé la plupart de cet article sur Gmail car c'est le choix populaire, et j'ai évité de mentionner l'utilisation de dossiers, étiquettes et filtres, et d'autres conseils de workflow plus évidents.
Alors, quel est le meilleur conseil que vous puissiez obtenir pour nous aider à envoyer plus efficacement des e-mails?
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