Comment les outils d'écriture collaborative rendent votre vie plus facile

Grâce à Internet, collaborer sur un projet d'écriture devrait être un jeu d'enfant. Si vous en avez déjà coproduit un, vous savez que cela peut être difficile. Cela ne devrait pas être avec le bon outil.

Grâce à Internet, collaborer sur un projet d'écriture devrait être un jeu d'enfant.  Si vous en avez déjà coproduit un, vous savez que cela peut être difficile.  Cela ne devrait pas être avec le bon outil.
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Si vous deviez coproduire un travail écrit, vous saurez à quel niveau cela peut être difficile. Attendre votre ou vos partenaires d'écriture ou corriger des versions contradictoires d'un document devrait être le moindre de vos soucis. Après tout, Internet rend l'écriture collaborative très facile.

Après avoir écrit une thèse de 100 pages dans une équipe de trois, en utilisant Google Drive, je savais que c'était vrai. Pourtant, j'ai récemment échoué à pousser Google Drive pour remplir un document de moins de 10 pages dans une équipe de cinq. Nous avons fini par envoyer des documents Word, ce qui m'a presque rendu fou. Aidez votre équipe à éviter les problèmes suivants, en utilisant un outil d'écriture collaborative en temps réel Traitement de texte dans Google Docs? 5 conseils importants pour garder à l'esprit le traitement de texte dans Google Docs? 5 Conseils importants à garder à l'esprit Pour la plus grande partie de ma vie, Microsoft Word était l'outil de traitement de texte à utiliser si vous deviez faire un travail sérieux. Bien sûr, il y avait des alternatives comme Corel WordPerfect et plus tard sur OpenOffice, ... Lire la suite dès le début.

En attente les uns des autres

Que se passe-t-il lorsque vous n'utilisez pas un outil prenant en charge la rédaction collaborative en temps réel?

Vous finissez par vous attendre les uns les autres. Une seule personne sera capable d'écrire ou de modifier le document, avant que la prochaine personne puisse continuer. Lorsque vous poursuivez une échéance, cela vous coûtera un temps précieux.

Homme en attente

Pour une collaboration efficace, les membres de l'équipe ont besoin d'un accès illimité au document sur lequel vous travaillez. Cela permettra à tout le monde d'écrire ou de modifier à loisir. Vous constaterez que rien n'est plus puissant que de passer du temps à écrire ensemble en temps réel sur un seul document, surtout si vous n'êtes pas dans la même pièce.

Couplé avec une mauvaise communication et travaillant à distance, l'attente les uns des autres a coûté des semaines à mon équipe. Heureusement, nous n'avons pas eu à respecter une date limite. Mais ce n'est pas le pire problème auquel vous pouvez vous attendre lorsque vous travaillez dans une équipe à distance.

Foirer le formatage des versions de l'autre

Il est probable que vous n'utilisez pas tous le même système d'exploitation, le même traitement de texte ou la même version de logiciel. Cela peut gâcher les choses et gaspiller des heures de votre travail.

Vous pouvez éviter les problèmes de mise en forme en fournissant à tous le même outil. Le moyen le plus simple de le faire est que tout le monde travaille dans le même document sur une plate-forme neutre, telle qu'un traitement de texte en ligne.

Homme en attente

Dans notre équipe, j'étais responsable de ce problème parce que je n'utilisais pas Microsoft Office. Pourquoi devrais-je payer pour Word, si je n'en ai habituellement besoin que pour ouvrir des documents et s'il existe de nombreuses alternatives gratuites pour Office 9 des meilleures alternatives gratuites et bon marché à Microsoft Office 9 des meilleures alternatives gratuites et bon marché pour Microsoft Office Microsoft Office domine le marché des documents texte, des tableurs et des diaporamas depuis des années, et pour cause: c'est l'un des meilleurs. Cependant, il y a un inconvénient et c'est le prix .... Lire la suite? Malheureusement, je suis allé avec une alternative - LibreOffice - qui ne joue pas bien avec Word.

Création de documents conflictuels et perte de modifications suivies

Quand les gens ne peuvent pas attendre les uns les autres parce que la date limite approche, vous finirez avec différentes versions du document. À la fin, quelqu'un doit s'asseoir et fusionner les différentes versions en un seul document. Ce n'est pas seulement une perte de temps, mais aussi une source d'erreurs.

De plus, lorsque vous resynchronisez des versions conflictuelles en un seul document, vous finirez par perdre au moins quelques-unes des modifications suivies. Comment collaborer avec Suivi des modifications dans Microsoft Word Comment collaborer avec Suivi des modifications dans Microsoft Word En savoir plus et commentaires . Cela peut interrompre le train de pensée collectif et conduire à des malentendus. Comment pouvez-vous éviter cela?

Enregistrer les modifications

Dans mon expérience, rien de tout cela ne se produit lorsque vous utilisez un outil d'écriture collaborative. Dans notre équipe, les gens s'impatientaient et la dernière série de commentaires et d'édition était faite en même temps. Cela signifiait qu'une personne devait fusionner tous les documents, ce qui entraînait presque une erreur embarrassante.

Avantages de l'écriture collaborative au-delà de l'évitement des problèmes

Les outils d'écriture collaborative peuvent être plus sûrs que le transfert de fichiers sur Internet.

En raison de problèmes de sécurité (NSA et al.), De nombreux établissements ont restreint l'utilisation d'outils tels que Dropbox. Bien que Dropbox ne soit pas idéal en premier lieu, il permet d'éviter une pratique particulièrement délicate: envoyer des documents par e-mail.

Généralement, le courrier électronique n'est pas très sécurisé 7 Conseils importants sur la sécurité des courriers électroniques 7 Informations importantes sur la sécurité des courriers électroniques La sécurité sur Internet est un sujet que nous savons tous important, mais qui remonte souvent loin dans nos esprits, nous trompant en croyant que "cela ne m'arrivera pas". Que ... Lire la suite pour partager des documents. Non seulement le courrier électronique est facile à intercepter, mais vous pouvez également oublier d'inclure quelqu'un ou sélectionner accidentellement un mauvais destinataire. Entrez dans des plateformes d'écriture collaborative qui peuvent résoudre tous ces problèmes.

Si vous ne voulez pas aller avec des services de grandes sociétés, comme Google Drive ou SkyDrive (bientôt être OneDrive), choisissez parmi de nombreux traitements de texte en ligne alternatives 5 grandes alternatives à Google Docs Vous devriez envisager 5 grandes alternatives à Google Docs vous devriez Considérez Google Docs a ses lacunes. Peut-être que vous voulez éviter Google pour des questions de confidentialité. Ou vous pourriez avoir besoin de différentes fonctionnalités. Nous avons trouvé cinq excellentes alternatives et l'une d'elles travaillera pour vous. Lire la suite . Sérieux à propos de la sécurité? Utilisez un outil comme EtherPad pour créer votre propre plateforme d'écriture collaborative hébergée, privée et basée sur le cloud.

Enfin, comme mentionné précédemment, il s'agit d'une véritable ruée sur un document tout en observant les intrants créatifs des autres en même temps. C'est à ce moment-là que vous entrez dans le domaine de la véritable co-création et c'est là que l'esprit d'équipe est né.

Comment collaborez-vous aux documents et quels trucs ou outils vous ont aidé à rester sain d'esprit?

Crédits image: Homme en attente via Shutterstock

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