Email plus rapide et mieux avec des réponses en conserve

Publicité

Vous n'avez pas le temps de préparer le déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un peu de camping qui ne va pas mal? Facile, obtenez de la nourriture en boîte. Fatigué de taper les mêmes réponses par e-mail? Essayez les courriels en boîte! Tu crois que je plaisante? Réfléchis encore. Les réponses standardisées ou les réponses prédéfinies sont une fonctionnalité que trop d'utilisateurs n'ont jamais essayée, mais une fois que vous les avez essayées, il est impossible de revenir en arrière.

Avez-vous toujours entendu parler des réponses Gmail conservées Gagnez du temps avec les modèles de messagerie Gmail en utilisant "Réponses standardisées" Gagnez du temps avec les modèles de messagerie Gmail en utilisant "Réponses standardisées" En savoir plus mais jamais essayé? Entendez-vous à ce sujet maintenant pour la première fois? Indépendamment de votre réponse, si vous n'avez jamais essayé cette fonction géniale auparavant, il est grand temps que vous le fassiez, et pour que vous compreniez parfaitement pourquoi vous devriez, ce post vous dira tout sur les réponses standardisées, exactement ce qu'elles sont, quand elles sont utiles et comment vous pouvez les utiliser pour gagner du temps.

Quelles sont les réponses en conserve?

Si vous avez été autour pendant plusieurs années, il y a de fortes chances que vous ayez au moins entendu parler de réponses standardisées. Avec leur nom amusant, les réponses en conserve sont vraiment aussi utiles que la nourriture en conserve, et environ deux fois plus sain. Pour le dire simplement, les réponses standardisées viennent à votre secours quand vous avez besoin d'utiliser le même texte dans un email encore et encore. Comme nous le verrons bientôt, il existe d'innombrables utilisations des réponses en conserve, mais avant de plonger dans celles-ci, il est important de comprendre exactement quelles sont les réponses possibles.

Peu importe la raison, presque tout le monde a des courriels récurrents qui disent la même chose encore et encore. Vous pouvez taper ces réponses chaque fois que vous voulez les envoyer, mais vous pouvez aussi les écrire une fois, les pouvez, et les sortir de la boîte chaque fois que vous voulez les utiliser. Cette fonctionnalité est disponible sur presque toutes les plateformes de messagerie, mais elle est probablement la plus connue et la plus facile à utiliser sur Gmail.

Pourquoi voudrais-je les utiliser?

Pour le dire simplement, pourquoi pas vous? Voici quelques bonnes utilisations pour les réponses standardisées:

Envoyer le même courriel plusieurs fois: Vendez-vous des choses sur eBay, Amazon ou similaire? Utilisez des réponses prédéfinies pour décrire votre produit ou informez les acheteurs que le produit est épuisé. Besoin d'envoyer des contrats, des questions ou des détails à plusieurs clients? Peut ces emails. Besoin de répondre de la même manière à plusieurs emails? C'est l'utilisation parfaite pour les réponses en conserve. Au lieu de taper ces courriels de toutes pièces à chaque fois, ou de copier et coller d'anciens courriels, il suffit d'enregistrer une réponse standardisée. C'est l'utilisation classique.

Répondeur automatique intelligent: dans Gmail et dans tout autre client proposant des filtres sophistiqués, vous pouvez utiliser des réponses standardisées pour configurer des auto-répondeurs intelligents. Qu'est-ce qui les rend intelligents? Lorsque vous définissez un e-mail de réponse automatique à envoyer, il est envoyé à tous ceux qui vous contactent, quel que soit le destinataire. Ce n'est pas toujours idéal. Voulez-vous que vos clients obtiennent une réponse, votre famille une autre, et ne répondent pas du tout au reste? Il suffit de configurer différentes réponses prédéfinies et de les lier à vos filtres de messagerie.

Plusieurs signatures: De nombreux clients de messagerie ne vous permettent pas d'utiliser plusieurs signatures Gérer plusieurs signatures dans Gmail sans plug-in de navigateur Gérer plusieurs signatures dans Gmail sans plug-in de navigateur En savoir plus pour la même adresse e-mail. Avec les réponses standardisées, vous pouvez définir plusieurs signatures différentes et les enregistrer chacune comme réponse standard. Maintenant, lorsque vous commencez à écrire un e-mail, vous pouvez ajouter la signature appropriée en un clic.

Utilisations créatives: Il n'y a pas de limite à ce que vous pouvez faire avec des réponses standardisées, tout dépend de votre créativité. Avez-vous une liste d'épicerie? Réglez-le pour être envoyé automatiquement lorsque votre mari vous envoie un courriel pour le demander. Avez-vous besoin d'expliquer la même chose encore et encore à quelqu'un? Ne perdez pas de temps, peut l'explication de base et le modifier comme nécessaire. Aie du plaisir avec ça!

Configuration des réponses standard dans Gmail

Bien que vous puissiez utiliser les liens ci-dessus pour apprendre à configurer des réponses standardisées dans divers fournisseurs et clients, vous trouverez ci-dessous la procédure à suivre dans Gmail. Pourquoi Gmail? Pour commencer, c'est ce que j'utilise, et si les statistiques doivent être fiables, c'est maintenant le service de messagerie le plus populaire au monde, après avoir passé Hotmail plus tôt cette année.

Étonnamment, les réponses standard ne sont toujours pas une fonctionnalité Gmail native, et vous devrez l'activer dans l'onglet Labs avant de pouvoir commencer à l'utiliser. Pour configurer une réponse Gmail prédéfinie, commencez par la composer dans une nouvelle fenêtre d'e-mail. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le triangle sur le côté droit de la fenêtre de rédaction, choisissez " Réponses standard " puis cliquez sur " Nouvelle réponse standard ... ".

Si vous utilisez toujours l'ancien Gmail, et je suis sûr que beaucoup d'entre vous le sont, le processus est légèrement différent. Après avoir composé votre e-mail, recherchez le lien " Réponses standardisées" sous la ligne d'objet. Vous trouverez l'option " Nouvelle réponse standard ... " ici.

Toutes nos félicitations! Vous avez maintenant une nouvelle réponse standardisée. Comme vous continuez à les ajouter, vous verrez la liste s'allonger de plus en plus longtemps. Assurez-vous de ne pas être confus, cependant. La liste apparaît sous trois titres: Insérer, Enregistrer et Supprimer . Le premier et le troisième sont explicites, mais si vous choisissez l'une de vos réponses dans le menu Sauvegarder, vous l'écraserez avec ce que vous avez actuellement dans votre brouillon.

Pour intégrer une réponse prédéfinie à un filtre, créez un nouveau filtre Créer une réponse automatique par e-mail avec le nouveau filtre de Gmail Créer une réponse automatique par e-mail Avec le nouveau filtre de Gmail, cliquez sur " Modifier ". Envoyez une réponse standardisée "et choisissez la réponse que vous souhaitez envoyer.

Conclusion

Réponses en conserve sont vraiment l'une des meilleures inventions depuis la nourriture en conserve. Si vous ne faites rien d'autre aujourd'hui, faites-vous une faveur et créez une réponse en conserve. Je te le promets, tu ne le regretteras pas.

Comment utilisez-vous les réponses standardisées? Avez-vous des utilisations créatives à partager? Étiez-vous inspiré d'essayer la fonctionnalité après avoir lu cet article? Dites-nous tous dans les commentaires.

Crédit d'image: Image de mots conservés via Shutterstock