Comment utiliser les outils de productivité de Google pour optimiser votre temps

Google Keep, Google Agenda et Gmail sont des outils de productivité qui peuvent vous aider à gérer votre temps. Nous démontrons comment vous pouvez utiliser les outils gratuits de Google pour optimiser votre journée de travail.

Google Keep, Google Agenda et Gmail sont des outils de productivité qui peuvent vous aider à gérer votre temps.  Nous démontrons comment vous pouvez utiliser les outils gratuits de Google pour optimiser votre journée de travail.
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Jusqu'à ce que quelqu'un mette plus d'heures dans la journée ou les jours de la semaine, beaucoup d'entre nous sont coincés avec une semaine de travail de 40 heures. S'attaquer à tout ce qui doit être fait peut être assez difficile. Pour trouver le meilleur moyen de gérer votre temps 9 Meilleurs outils de gestion du temps pour rester organisé 9 Meilleurs outils de gestion du temps pour rester organisé Les outils de gestion du temps présentés ici vous aideront à tirer le meilleur parti de vos journées. Convient pour toute situation professionnelle ou personnelle. C'est le moment d'organiser votre vie! Lire la suite ainsi que votre productivité, ne cherchez pas plus loin que les outils de Google.

Bien que nous ayons basé nos conseils sur les outils Google, vous pouvez également adapter de nombreuses idées à d'autres outils de productivité.

Bloquer le temps pour les courriels

Selon le type de poste que vous occupez, les courriels professionnels peuvent constituer une partie importante de votre journée. Bien que vous deviez créer et répondre aux messages, cela peut vous distraire. Par exemple, vous pourriez travailler sur un document commercial, mais arrêter constamment parce que ces courriels volent dans votre boîte de réception. Maintenant, ce document important prend sa place et vous prend plus de temps pour chaque distraction.

Au lieu de cela, essayez de bloquer une heure spécifique pour travailler sur des emails chaque jour. Bien sûr, les messages critiques ou d'urgence doivent être traités en priorité. Cependant, ceux qui peuvent attendre devraient le faire.

Créer un événement

Vous pouvez bloquer l'heure dans Google Agenda en créant un événement récurrent avec un rappel. De plus, si vous partagez votre calendrier avec d'autres, ils verront votre temps bloqué. Sélectionnez simplement la date et l'heure appropriées dans Google Agenda, donnez un nom à l'événement, définissez le rappel, faites-le répéter, puis cliquez sur Créer .

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Signaler les messages pour le suivi

Si vous utilisez Gmail pour votre entreprise, vous pouvez facilement suivre les messages que vous devez gérer pendant votre période de blocage. Un moyen simple de le faire est de signaler les courriels comme vous les voyez. Gmail offre une belle sélection de drapeaux Comment les étoiles dans Gmail peuvent rendre votre vie plus facile Comment les étoiles dans Gmail peuvent rendre votre vie plus facile Les étoiles de Gmail peuvent sembler ennuyeuses si vous ne savez pas comment les utiliser. Voici comment les contrôler ou les supprimer complètement. Lire la suite appelé Stars.

Pour sélectionner ceux que vous souhaitez utiliser, cliquez sur Paramètres (icône en forme d'engrenage) et sur l'onglet Général . Faites défiler jusqu'à Etoiles et faites glisser ceux que vous souhaitez activer de Non utilisé à En cours d'utilisation . Ensuite, lorsque vous voyez un e-mail que vous souhaitez marquer, cliquez sur l'étoile à côté de celle-ci jusqu'à ce que le message approprié apparaisse.

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Grâce à cette combinaison de Google Agenda et de Gmail, vous pouvez organiser facilement votre messagerie.

Planifiez votre disponibilité

La planification de votre semaine de travail est une partie essentielle de la gestion du temps. Vous devez être sûr que vous profitez au maximum du temps dont vous disposez. Grâce à Google Agenda, il est facile de voir votre emploi du temps avec des vues de jour, de semaine, de mois et de semaine de travail. Et, avec une fonctionnalité intégrée pratique, vous pouvez afficher votre disponibilité.

Travailler avec des fentes de rendez-vous

Une excellente façon de gérer votre temps pour les collègues est de voir avec la fonction> Emplacements de rendez-vous de Google Calendar. Gardez à l'esprit que vous devez avoir un compte professionnel ou scolaire pour accéder à cette fonctionnalité. Avec les fentes de rendez-vous, vous ne bloquez pas votre temps comme avec les événements du calendrier, mais fournissez plutôt des heures où vous êtes disponible.

Par exemple, si vous êtes disponible de 13h00 à 16h00, voici les étapes à suivre lorsque vous accédez à Google Agenda:

  1. Assurez-vous que votre calendrier est en mode Jour ou Semaine .
  2. Cliquez sur le jour et l'heure à laquelle vous serez disponible.
  3. Sélectionnez Emplacements de rendez-vous dans la fenêtre contextuelle.
  4. Ajoutez un nom pour l'emplacement, choisissez le type et cliquez sur Créer . Dans le cas où d'autres détails sont nécessaires, cliquez sur Modifier les détails au lieu de Créer .

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Si vous n'avez pas accès à la fonction Emplacements de rendez-vous, vous pouvez toujours afficher votre disponibilité en bloquant les heures où vous êtes occupé, comme nous l'avons fait ci-dessus pour l'heure du courrier électronique.

Optimiser le temps de réunion

Si vous coordonnez des réunions régulièrement, laissez Google Documents et Google Agenda vous aider à faciliter le processus.

Ordre du jour et procès-verbal

Il n'y a rien de pire qu'une réunion sans plan, organisation ou structure. Commencez par créer un agenda de réunion que vous pouvez joindre à la demande de calendrier. Google Docs propose différents modèles 12 Modèles de réunions pour les professionnels 12 Modèles de réunions pour les professionnels La prise de notes est la première étape pour garder tous les participants à la réunion sur la même page. Les modèles facilitent la capture de ces minutes de réunion. Nous avons compilé une variété de modèles pour Word, OneNote, Evernote et Google Docs. Lire la suite qui combine un agenda avec des minutes, pour un document tout-en-un.

Après vous être connecté à votre compte Google sur Google Documents, cliquez sur Galerie de modèles en haut de la page. Faites défiler jusqu'à la catégorie Travail et vous verrez les trois modèles de notes de réunion . Chaque option contient les mêmes détails de base, y compris les participants, l'agenda, les notes et les éléments d'action. Ils ne diffèrent que par leur apparence et leur toucher.

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Demandes de réunion

Après avoir créé l'ordre du jour, créez la demande de réunion avec Google Agenda.

Sélectionnez la date et l'heure appropriées pour votre réunion dans Google Agenda. Cliquez ensuite sur le bouton Modifier les détails . Lorsque la page s'ouvre, vous verrez un endroit sur la droite pour ajouter des invités . Il suffit d'insérer les adresses e-mail de vos participants.

Pour joindre l'agenda, cliquez sur Ajouter une pièce jointe sous la zone Description et sélectionnez votre fichier.

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Basculer les tâches et les rappels

Alors que Google Tasks est un outil décent pour des tâches simples, vous trouverez de nombreux avantages à utiliser Google Keep à la place. De plus, vous pouvez basculer rapidement entre les tâches Google et les rappels Google Keep dans votre agenda.

Ajouter des tâches dans Google Keep

Avec Google Keep, vous pouvez facilement transformer des notes en tâches et en listes de tâches. Ensuite, profitez des fonctionnalités utiles pour gérer ces tâches. Vous pouvez créer un rappel, créer une liste de vérification, joindre une image, ajouter un dessin et collaborer avec un collègue.

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En outre, vous pouvez épingler des notes pour les conserver en haut de la liste, ce qui est parfait pour les éléments hautement prioritaires. Vous pouvez également incorporer des étiquettes et des codes de couleur pour une organisation facile. Si vous n'avez pas essayé Google Keep pour la gestion de projets simples Comment utiliser Google Keep pour la gestion de projet simple Comment utiliser Google Keep pour la gestion de projet simple Vous cherchez un outil de gestion de projet de base, intuitive et multiplateforme? Nous vous montrons comment utiliser Google Keep pour des projets simples. Lire la suite et les tâches, prenez-le pour un tour.

Basculer entre les tâches et les rappels

Pour basculer entre les tâches et les rappels dans Google Agenda, assurez-vous d'être sur l'écran de votre calendrier principal. Sur la gauche, sous Mes agendas, cliquez sur la flèche en regard de Tâches . Ensuite, sélectionnez Passer aux rappels . Tous les rappels que vous avez configurés dans Google Keep seront alors affichés sur votre calendrier.

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Lorsque vous souhaitez revenir en arrière, suivez simplement les mêmes étapes, en terminant par Passer aux tâches . Vos tâches Google s'ouvriront alors normalement à droite de l'écran.

Planifiez votre semaine à venir

Lorsque vous planifiez votre semaine de travail, Google vous facilite la tâche depuis n'importe où. Que vous vous détendiez sur le canapé ou que vous traîniez sur la terrasse, prenez simplement votre appareil mobile et utilisez les outils Google dont vous avez besoin.

Vous n'avez même pas besoin d'ouvrir votre ordinateur. Google Agenda, Google Keep, Google Docs et Gmail sont tous disponibles pour les appareils Android et iOS:

  • Google Agenda pour Android (gratuit) | iOS (gratuit)
  • Google Keep pour Android (gratuit) | iOS (gratuit)
  • Google Docs pour Android (gratuit) | iOS (gratuit)
  • Gmail pour Android (gratuit) | iOS (gratuit)

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Préparer et réviser votre emploi du temps non seulement vous donne un solide plan de semaine de travail, mais aussi une longueur d'avance avant d'aller au bureau le lundi matin.

Quelles fonctionnalités de Google vous aident à gérer votre temps?

Avec autant d'offres de produits Google 9 Fonctionnalités géniales de Gmail Vous n'utilisez probablement pas 9 fonctionnalités géniales de Gmail Vous ne l'utilisez probablement pas Plusieurs fonctionnalités d'email sympa dans Gmail existent depuis longtemps sans que personne ne prenne la peine de les utiliser. Changeons ça aujourd'hui. Lire la suite, il est probable que vous en utilisiez plus d'un. Comme avec ces conseils pour gérer votre temps, la combinaison d'applications peut vous aider à être plus productif.

Existe-t-il des fonctionnalités spécifiques aux produits Google qui vous aident à gérer votre temps? Faites-nous savoir vos suggestions dans les commentaires ci-dessous!

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