L'utilisation d'un logiciel de suivi des dépenses pour enregistrer, organiser et gérer vos dépenses personnelles et professionnelles vous fera économiser beaucoup de temps et d'argent lorsque le jour des impôts arrivera.
Mais quel logiciel de suivi des dépenses devez-vous utiliser? Que faire si vous avez besoin de suivre le kilométrage? Ou garder des balayages de reçus?
Nous avons collecté les meilleures applications de suivi des dépenses pour la numérisation des reçus, le suivi des dépenses et la comptabilisation des miles. Avant de les aborder, parlons un peu de la raison pour laquelle vous devriez suivre vos dépenses en premier lieu.
Pourquoi utiliser le logiciel de suivi des dépenses
Si vous allez suivre les dépenses pour l'IRS, c'est une bonne idée d'utiliser un logiciel de suivi des dépenses. (Malheureusement, votre application de budget personnel 5 Simple iPhone Budget Apps pour suivre vos dépenses 5 Simple iPhone Budget Apps pour le suivi de vos dépenses comme Mint et Goodbudget ont de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à rester sur la bonne voie, mais que faire si vous n'avez pas besoin Lisez plus probablement ne le coupera pas.) Cela peut sembler comme une dispute au début, mais à la longue, cela vous fera économiser beaucoup de temps et d'argent.
Vous pouvez simplement enregistrer des reçus papier, mais en utilisant une application de dépenses va faciliter le processus. Si vous allez déduire des dépenses sur vos impôts, il y a de fortes chances que vous receviez de nombreux types de reçus de toutes sortes de fournisseurs.
Les frais médicaux, de déménagement et d'éducation sont courants. Les propriétaires de petites entreprises peuvent également faire le suivi des dépenses liées au déménagement, aux achats d'entreprises, aux primes d'assurance-maladie et plus encore.
L'utilisation du bon logiciel de suivi des dépenses vous aidera à stocker, catégoriser et récupérer les reçus que vous accumulez au cours de l'année.
Et si vous avez déjà été audité par l'IRS avec aucun reçu à montrer, vous savez combien cela vaut. Même si vous n'avez pas, économiser ces recettes vous permettra d'économiser de l'argent. Ça vaut le petit effort que ça prend.
Quels reçus devriez-vous économiser pour l'IRS?
Il existe de nombreuses déductions fiscales possibles pour les dépenses, et déterminer si vous êtes éligible pour eux peut être un problème. Il pourrait être préférable de suivre vos dépenses pour l'une des déductions possibles et déterminer si vous êtes admissible plus tard.
D'autre part, si vous utilisez un conseiller financier ou préparateur d'impôt Quand embaucher un conseiller financier (et où en trouver un) Quand embaucher un conseiller financier (et où en trouver un) L'embauche d'un conseiller financier peut être coûteux, mais il y a quelques fois où ça vaut vraiment la peine d'être ici. Voici cinq de ces moments, plus des ressources pour trouver le meilleur professionnel pour votre situation. Lire la suite, ils peuvent comprendre cela et utiliser les recettes que vous avez conservées pour vous faire économiser le plus d'argent.
Voici quelques-unes des déductions les plus courantes dont vous aurez besoin pour conserver vos reçus:
- Frais médicaux et dentaires
- Frais d'entreprise déductibles
- Kilométrage du véhicule à des fins commerciales
- Frais de voyage d'affaires
- Dons de bienfaisance
- Frais d'éducation des enseignants
- Vente de votre maison
Il y a d'autres aussi. Pour voir s'il y a des déductions que vous pourriez tirer profit, consultez la page Credits & Deductions for Individuals de l'IRS. Si vous pensez qu'une de ces déductions pourrait s'appliquer à vous, c'est une bonne idée de commencer à enregistrer vos reçus aujourd'hui.
Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, vous trouverez une page sur les crédits et les déductions pour les entreprises qui vous sera utile.
Combien de temps devez-vous conserver vos reçus à des fins fiscales?
En plus des copies numériques des reçus, vous devez conserver les reçus physiques pendant trois ans.
Alors pourquoi, si vous gardez des copies physiques, devriez-vous utiliser un logiciel de suivi des dépenses? Parce que cela rend votre vie beaucoup plus facile. Vous n'aurez pas besoin des copies physiques à moins d'être audité, et votre application de suivi des dépenses accélérera le processus de déclaration des taxes.
Les meilleures applications pour le suivi du kilométrage et des dépenses
Le meilleur logiciel de suivi des dépenses pour votre situation particulière dépend de votre suivi en tant que particulier ou en tant que propriétaire d'entreprise. Les travailleurs indépendants et les propriétaires d'entreprise ont généralement besoin de suivre plus de dépenses et peuvent avoir besoin de plus de fonctionnalités organisationnelles de leur application.
D'un autre côté, les particuliers ne conserveront probablement pas trop de reçus. Il y a, bien sûr, des exceptions. Si vous pensez que vous aurez besoin de beaucoup de puissance de numérisation de reçus, assurez-vous de consulter la section commerciale ci-dessous.
Tout d'abord, cependant, nous allons commencer avec des applications pour suivre le kilométrage et les dépenses pour les particuliers.
Pour les personnes ayant peu de dépenses: Expensify Free
Expensify est l'une des meilleures applications pour le suivi du kilométrage et des reçus, peu importe si vous êtes un individu avec peu de dépenses ou un exécutif globe-hopping. Leur version gratuite est idéale pour les personnes qui ont besoin de 10 balayages de reçus ou moins chaque mois.
SmartScan extrait les informations pertinentes de chaque reçu et les stocke sur les serveurs d'Expensify, où vous disposez d'un espace de stockage illimité. Lorsque la saison des impôts tourne autour, vous avez tout ce dont vous avez besoin à portée de main.
Si vous commencez à avoir besoin de plus de 10 analyses par mois, vous pouvez effectuer une mise à niveau vers le plan d'équipe, dont nous parlerons plus loin.
Téléchargement: Expensify pour iOS | Android (gratuit)
Pour les personnes ayant des reçus papier et électroniques: reçus par vague
Reçus par Wave, comme Expensify, extrait les informations pertinentes de vos analyses de reçus, ce qui est idéal pour le suivi des dépenses. Mais il vous permet également de transmettre les reçus de courriel à une adresse électronique où il saisira également ces informations dans votre compte.
Peu de gens n'ont que des reçus papier, cette fonctionnalité peut vous faire gagner beaucoup de temps.
Et Wave est totalement gratuit, à moins que vous ne souhaitiez traiter les paiements par carte de crédit ou la paie (si vous n'êtes pas un travailleur autonome ou un propriétaire d'entreprise, vous ne le ferez probablement pas). C'est dur de battre ça.
Télécharger: Receipts by Wave pour iOS | Android (gratuit)
Pour les personnes qui enregistrent beaucoup de Miles: MileIQ
Le suivi de kilométrage peut être une douleur. Les entrepreneurs indépendants, les vendeurs, les cadres et d'autres professionnels peuvent conduire des milliers de kilomètres en un an et doivent enregistrer tous ces voyages. MileIQ est l'une des meilleures applications pour le suivi de kilométrage car elle est presque entièrement automatisée.
L'application sait quand vous conduisez, et fonctionne en arrière-plan pour suivre votre kilométrage. Lorsque votre trajet est terminé, vous faites glisser votre doigt pour un voyage d'affaires ou pour un voyage personnel. Vous pouvez également utiliser ses fonctions de personnalisation pour faciliter la journalisation et la catégorisation.
Avec 40 journaux de lecteurs gratuits par mois, de nombreuses personnes peuvent utiliser l'application sans payer. Vous pouvez également payer 60 $ par année pour obtenir la version Premium, ce qui vous donne un suivi kilométrique illimité. (Fait intéressant, si votre entreprise dispose d'un abonnement Office 365 Business ou Business Premium, vous pouvez obtenir MileIQ gratuitement.)
Télécharger: MileIQ pour iOS | Android (gratuit)
Pour les propriétaires d'entreprise: QuickBooks
Parce qu'il s'agit d'une application de comptabilité complète pour les entreprises, QuickBooks possède de solides fonctionnalités de suivi des dépenses (c'est aussi le meilleur logiciel de comptabilité pour les pigistes) Le meilleur logiciel de comptabilité Chaque Freelancer a besoin des meilleurs logiciels de comptabilité. cher et même un crime.Si vous êtes fatigué de la comptabilité manuelle, essayez un logiciel de comptabilité.Lire la suite). Les dépenses sont facilement classées de sorte que vous n'avez pas à les trier au moment des impôts pour savoir où elles devraient être déduites.
QuickBooks apprend à catégoriser automatiquement les transactions au fil du temps, vous épargnant ainsi du temps et des efforts pour les entrer manuellement. Vous pouvez même personnaliser vos catégories de dépenses si votre comptable a besoin d'informations supplémentaires.
Les applications mobiles vous permettent de joindre des images de reçu à des transactions en déplacement, et le plan Travailleur indépendant vous permet également de suivre le kilométrage. Il n'y a pas de version gratuite de QuickBooks, mais vous pouvez commencer avec 5 $ par mois sur le plan travailleur indépendant ou 7 $ par mois avec Simple Start.
Le plus grand avantage d'utiliser QuickBooks comme logiciel de suivi des dépenses est qu'il vous donne tout ce dont vous avez besoin pour gérer la comptabilité de votre entreprise.
Télécharger: QuickBooks pour iOS | Android
Pour les pigistes: Récolte
La meilleure application de suivi du temps pour Android, iOS et Desktop La meilleure application de suivi du temps pour Android, iOS et Desktop Nous vous montrons comment le suivi du temps peut bénéficier à vous ou votre équipe, à quoi ressembler pour le logiciel de suivi dans le temps, et la meilleure application multiplateforme que nous pourrions trouver pour le travail. Lire la suite, mais il contient également d'excellentes fonctionnalités pour le suivi des dépenses. Vous pouvez prendre une photo rapide d'un reçu pour enregistrer la dépense, et vous pouvez même la marquer comme facturable pour l'inclure sur la prochaine facture d'un client.
Parce qu'il s'intègre avec QuickBooks, vous pouvez importer vos dépenses et les avoir prêtes à déduire lorsque la saison des impôts arrive.
Vous pouvez utiliser Harvest gratuitement pour jusqu'à deux projets. Si vous voulez inclure plus de projets, vous obtenez 12 $ par mois, ce qui est plus que la plupart des autres options disponibles. Cela étant dit, cela vous donne de très bonnes fonctions de suivi du temps et vous permet même d'envoyer des factures et des devis.
Télécharger: Récolte pour iOS | Android (gratuit)
Commencer à suivre les recettes et les dépenses pour les taxes
Cela peut vous sembler fastidieux, mais l'utilisation d'une application pour suivre le kilométrage, les recettes et autres dépenses vous permettra d'économiser de l'argent à long terme. Et avec une foule de super options de suivi des dépenses, il n'y a aucune raison de ne pas commencer tout de suite.
Le plus tôt vous commencez, le temps plus facile que vous aurez quand le jour des impôts arrive l'année prochaine Les meilleures stratégies pour réclamer une déclaration d'impôt cette année Les meilleures stratégies pour réclamer une déclaration d'impôt cette année Personne n'aime payer des impôts. Mais nous devons le faire. Un bon logiciel d'impôt peut non seulement vous aider à produire des déclarations sans effort, mais aussi à réduire votre fardeau fiscal. Lire la suite .