Peut-être que vous êtes nouveau à un rôle de leadership ou êtes simplement aux prises avec le travail de délégation. En tant que leader, déléguer des tâches à d'autres est nécessaire, mais peut être difficile. Si vous avez récemment acquis votre propre équipe Quelle est la différence entre un boss et un chef? Quelle est la différence entre un patron et un chef? Lire la suite ou juste besoin d'un peu d'aide avec la délégation, voici quelques conseils utiles.
La meilleure façon de décrire comment déléguer est avec les cinq W: Qui, Quoi, Quand, Où et Pourquoi. Pour peindre une image claire, nous allons commencer par le pourquoi.
Pourquoi la délégation est-elle nécessaire?
La délégation présente de nombreux avantages pour vous en tant que chef de file ainsi que pour votre organisation et votre équipe. Cependant, de nombreuses personnes ont du mal à déléguer des tâches.
Certains pourraient penser qu'il est plus facile de faire les tâches eux-mêmes plutôt que de les déléguer. D'autres peuvent ressentir un sentiment de valeur en s'attaquant aux tâches seules. Encore plus pourrait simplement être inexpérimenté à la délégation.
Le Harvard Business Review en ligne:
La délégation profite aux gestionnaires, aux subordonnés directs et aux organisations. Pourtant, il reste l'une des capacités de gestion les plus sous-utilisées et sous-développées.
De plus, l'étude sur la gestion du temps référencée par Harvard Business Review a conclu que:
332 entreprises interrogées étaient préoccupées par les compétences de délégation de leurs employés. Dans le même temps, seulement 28 pour cent de ces entreprises ont offert une formation sur le sujet.
Avantages pour vous en tant que leader
- Vous pouvez diriger votre attention sur d'autres éléments.
- Vous pouvez planifier votre temps efficacement.
- Vous pouvez accomplir plus pendant la journée de travail.
Avantages pour les membres de votre équipe
- Ils peuvent apprendre de nouvelles compétences ou les améliorer.
- Ils peuvent se sentir partie d'une équipe et d'un environnement de confiance.
- Ils peuvent améliorer leur confiance en soi et leur motivation.
Avantages pour votre organisation
- Il peut gagner en productivité.
- Il peut offrir des processus réussis pour les clients et les clients.
- Il peut créer une culture connectée pour tous les employés.
Comme vous pouvez le voir, les avantages de la délégation touchent plus qu'un simple leader. Donc, si vous vous retenez, vous touchez votre entreprise et votre équipe.
Que devriez-vous déléguer?
Maintenant que vous connaissez l'importance de la délégation en tant que leader, la prochaine étape consiste à décider ce que vous devez déléguer.
Dans de nombreux cas, la délégation de certaines tâches est une évidence. Par exemple, vous n'attribuez pas de tâche de programmation à un commercial. Toutefois, lorsqu'il s'agit de vos propres tâches, il peut être plus difficile de décider quelle délégation de mandat.
Posez-vous ces questions:
- Est-ce une tâche que seulement j'ai la connaissance à faire?
- Est-ce que j'évite d'assigner cette tâche parce que personne d'autre n'a le temps?
- Est-ce que je garde des tâches parce que je veux "tout faire" moi-même?
- Est-ce une tâche récurrente ou routinière?
- Suis-je vraiment responsable de cette tâche?
Un projet de la North Carolina State University l'indique dans sa liste des types de tâches à déléguer:
Les gens gardent souvent des tâches qu'ils apprécient le plus, même si la tâche n'est pas de leur responsabilité. Ces tâches ne sont pas la meilleure façon de dépenser votre temps et votre énergie.
Une fois que vous avez décidé quoi déléguer, respectez cette décision. Ensuite, organisez votre emploi du temps et la liste des tâches. 9 Meilleurs outils de gestion du temps pour rester organisé 9 Meilleurs outils de gestion du temps pour rester organisé Les outils de gestion du temps présentés ici vous aideront à tirer le meilleur parti de vos journées. Convient pour toute situation professionnelle ou personnelle. C'est le moment d'organiser votre vie! Lisez la suite pour répondre aux autres questions importantes auxquelles vous devez vous soumettre.
Qui est la bonne personne pour la tâche?
Après avoir déterminé quels éléments doivent être délégués, la décision logique est de décider qui doit s'attaquer à la tâche. Lorsque vous êtes le leader, que ce soit un petit groupe permanent ou une équipe de projet flexible, connaissant les membres de votre équipe Les 5 meilleurs conseils de gestion de projet pour les débutants Les 5 meilleurs conseils de gestion de projet pour les débutants Si vous assumez un rôle de chef de projet, voici juste cinq conseils de gestion de projet pour vous aider à démarrer. Lire la suite est la clé.
Donc, quand vient le temps de déléguer des tâches, vous devez évidemment reconnaître les compétences de chaque personne. Mais en même temps, vous devriez savoir comment ils s'acquittent de leurs fonctions et de leurs responsabilités. Assigner une tâche à quelqu'un en qui vous avez confiance est important pour sa réussite.
Forbes offre ces deux conseils utiles en matière de délégation:
Avec la confiance, vous devez également donner aux personnes à qui vous déléguez la chance de faire un travail à leur manière.
Déléguez la responsabilité et l'autorité, pas seulement la tâche.
Souvenez-vous qu'une fois que vous avez délégué une tâche, ce membre de l'équipe doit en être responsable. Cela ne signifie pas que vous devriez partir, mais vous devez laisser votre équipe prendre les devants.
Quand devriez-vous déléguer des tâches?
Donc vous savez ce que vous déléguez et à qui, mais quand remettez-vous ces règnes? Vous trouverez beaucoup de variables impliquées quand une tâche devrait être déléguée. Vous devez considérer la date d'échéance, la priorité et l'effort à tout le moins.
Par exemple, les tâches urgentes qui tombent dans les compétences d'un membre de l'équipe doivent évidemment être déléguées dès le départ. Mais ceux qui ne sont pas prioritaires ou que plusieurs personnes pourraient gérer pourraient attendre.
Un moyen utile de prendre cette décision consiste à utiliser une méthode de hiérarchisation des tâches. Une telle technique, appelée Eisenhower Matrix, peut vous aider à prioriser rapidement. En utilisant cette méthode, vous pouvez placer vos tâches dans quatre quadrants pour Do First, Schedule, Delegate et Do not Do.
Lorsque vous passez en revue les compartiments de Do First et Schedule, vous pouvez facilement déplacer les tâches vers la section Delegate. C'est également une méthode utile pour déterminer les tâches qui peuvent tomber dans le quadrant Do not Do.
Où devez-vous gérer les tâches déléguées?
La tâche a été déléguée et maintenant il est temps pour vous d'avancer ... presque. Vous devez toujours suivre et suivre la tâche jusqu'à ce qu'elle soit complète.
Devenez un leader plus organisé et productif avec Wrike Devenez un leader plus organisé et productif avec Wrike Que vous dirigiez un seul projet au travail, ou que vous gériez une petite entreprise, soit Le rôle exige une organisation et une planification extrêmes. Ce n'est pas toujours possible avec un planificateur ou un planificateur traditionnel. Entrez Wrike, un ... Lire la suite. Si vous disposez d'un mécanisme de suivi fiable, veillez à incorporer les tâches que vous déléguez. Mais si vous avez besoin de quelques suggestions, voici cinq options formidables.
- Outlook vous permet d'assigner des tâches et de conserver une copie dans votre propre liste.
- Google offre des fonctionnalités Gagnez du temps avec 10 fonctionnalités Google sous-utilisées Gagnez du temps avec 10 fonctionnalités Google sous-utilisées Les outils et services de Google font tout pour nous. Mais il y a beaucoup de fonctionnalités qui sont sous-utilisées. Économisez quelques secondes et optimisez les outils Google que vous utilisez tous les jours. En savoir plus sur la délégation des e-mails et des tâches d'agenda avec Gmail et Google Agenda.
- Trello utilise la méthode Kanban pour gérer des projets avec des fonctionnalités permettant d'assigner des tâches à d'autres.
- Podio fournit une structure de commentaires propre pour les tâches déléguées afin que tout le monde soit mis à jour.
- Meistertask vous permet d'assigner facilement et recevoir des notifications de changements d'état de la tâche.
Gardez juste à l'esprit que l'outil que vous utilisez ne doit pas seulement permettre d'assigner des tâches. Vous devriez en utiliser un qui offre des fonctionnalités telles que les notifications, les méthodes de suivi et les rappels.
Ressources de formation de la délégation
Si vous croyez que vous ou votre organisation pourriez bénéficier d'un programme de formation de délégation, voici quelques ressources à explorer.
- Travaux de formation commerciale
- Dale Carnegie Formation
- American Management Association
- Apprentissage CRM
À quel point déléguez-vous?
La capacité de déléguer à d'autres est une compétence importante pour tout chef 5 Conseils de gestion du temps qui peuvent faire de vous un leader dans la vie et le travail 5 Conseils de gestion du temps qui peuvent faire de vous un leader dans la vie et le travail un chef. Même si cela signifie être un leader de votre propre vie. Ces conseils vous aideront à devenir encore meilleur. Lire la suite . Et comme vous l'avez lu ici, les avantages s'appliquent non seulement à vous, mais aussi à votre organisation et à votre équipe. Cela en fait une situation gagnant-gagnant-gagnant.
Avez-vous l'impression d'avoir de solides compétences en matière de délégation? Ou est-ce que vous luttez avec la tâche de la délégation tous ensemble? N'hésitez pas à partager vos réflexions sur ce sujet dans les commentaires.
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