"Obtenez ce rapport à moi, le plus tôt possible". C'est la ligne qui peut frapper de nombreux employés de bureau avec une terreur abjecte et la peur. Eh bien, il ne doit pas en être ainsi, si vous pouvez développer au moins 5 compétences Microsoft Office essentielles.
Quelles sont ces compétences MS Office? De toute évidence, il y en a moins dont vous avez besoin pour votre travail spécifique. Si vous êtes un comptable, par exemple, vous maîtrisez probablement toutes les fonctions financières de Microsoft Excel. Réalisez un budget personnel sur Excel en 4 étapes simples Créez un budget personnel sur Excel en 4 étapes faciles Avez-vous beaucoup de dettes? qu'il faudra des décennies pour payer? Il est temps de faire un budget et d'appliquer quelques astuces Excel pour vous aider à rembourser votre dette plus tôt. Lire la suite . Si vous êtes dans le domaine de la gestion, je parie que vous avez une longue liste d'astuces que vous avez développées au fil des années pour créer des présentations professionnelles avec Microsoft PowerPoint 10 Powerpoint Tips pour préparer une présentation professionnelle Préparation d'une présentation professionnelle Les présentations sont un excellent moyen de soutenir une conversation. Ce guide vous aidera à créer des présentations avec un regard professionnel et un contenu concis. En même temps, vous éviterez les erreurs de présentation les plus courantes. Lire la suite .
Mis à part ces choses spécifiques à l'emploi, presque tout le monde a besoin de connaître un ensemble de compétences MS Office lors de l'entrée dans un travail de bureau. Si une cabine est votre maison, et que vous devrez analyser des informations, donner des présentations occasionnelles ou rédiger des rapports, vous devez vous assurer de toujours avoir ces conseils dans votre poche arrière.
Compétences Microsoft Excel
Excel devrait être discuté d'abord simplement parce qu'il est l'un des produits Microsoft Office les plus polyvalents de tous. Presque toutes les professions dans le monde devraient avoir un certain usage pour Excel. D'accord, eh bien, peut-être pas les opérateurs de cabines de péage ou les guichetiers de McDonald - mais vous avez compris. Organiser et mieux comprendre les informations et les données est au cœur de ce que Microsoft Excel est pour Comment utiliser Microsoft Excel pour gérer votre vie Comment utiliser Microsoft Excel pour gérer votre vie Ce n'est pas un secret que je suis un fanboy Excel total. Une grande partie de cela vient du fait que j'apprécie écrire le code de VBA, et l'Excel combiné avec des manuscrits de VBA ouvrent tout un monde de possibilités .... Read More, et étant capable de faire cela plus rapidement vous laissera également accomplir votre travail plus rapide.
1. Faire usage de l'auto-remplissage
Vous pouvez gagner énormément de temps avec deux méthodes de remplissage des données dans Excel. L'habileté n ° 1 est la fonction de "remplissage automatique" - remplir les données numérotées en colonnes et en lignes. Tout en tutorant un agent immobilier sur la façon d'utiliser Excel pour remplacer sa documentation financière papier, j'ai appris rapidement que beaucoup de gens ne sont pas au courant de celui-ci, une caractéristique unique d'Excel qui peut sauver des heures de saisie de données. Pour l'utiliser, tapez simplement n'importe quoi dans la première cellule qui se termine par un nombre.
Cliquez et maintenez le coin inférieur droit de la cellule et faites glisser la souris vers le bas de la colonne. Vous remarquerez que le nombre sur la droite augmentera automatiquement pour chaque cellule.
2. Utiliser la saisie automatique pour les formules
Compétence n ° 2 à apprendre utilise autofill pour les formules. Si vous écrivez une fonction au bas de chaque colonne - par exemple en calculant la moyenne de toutes les valeurs de cette colonne - vous pouvez également utiliser cette même fonction de remplissage automatique pour effectuer le même calcul au bas de chaque colonne.
Vous faites cela de la même manière. Cliquez et maintenez le coin inférieur droit de la cellule où vous venez de taper dans la formule, puis faites-le glisser sur les autres colonnes à droite de la formule.
Lorsque vous relâchez la souris, tous ces calculs de colonne corrigent automatiquement la lettre de la colonne de droite. Vous avez essentiellement effectué la formule identique pour chaque colonne en quelques secondes, et vous n'avez même pas à taper une autre frappe.
3. Gérer les données facilement avec l'outil de tableau croisé dynamique
La troisième compétence que vous devez vraiment apprendre dans Excel si vous voulez vous épargner une énorme quantité de temps d'analyse est un outil appelé tableau croisé dynamique. PivotTable est accessible sous le menu "Insérer". Recherchez simplement l'icône "Tableau croisé dynamique". Si vous cliquez sur cette icône après avoir mis en évidence un tableau de données complet (y compris les en-têtes), l'outil de tableau croisé dynamique Visionnaire Web Études de recherche à l'aide de données Web approfondies et de requêtes Web Excel Études de recherche Web visionnaires si je vous disais que vous avez les outils à votre disposition pour faire de la recherche révolutionnaire et révolutionnaire? Eh bien, vous faites, et je vais vous montrer comment. Read More analyse ces données et les introduit dans une nouvelle feuille où vous pouvez manipuler ces données de différentes manières.
L'outil Tableau croisé dynamique vous permet de sélectionner les colonnes de données que vous souhaitez analyser, puis choisissez comment vous souhaitez manipuler les données. Il suffit de les ajouter tous? Moyenne les? Calculer l'écart-type?
L'utilisation d'un tableau croisé dynamique permet d'économiser énormément de temps. Pour accomplir ces mêmes choses dans une feuille Excel standard, il faudrait toutes sortes de fonctions et de reformater les données. Les tableaux croisés dynamiques effectuent automatiquement le travail, tandis que vous pouvez consacrer plus de temps à l'étude des résultats.
Compétences Microsoft Word
L'un des produits Microsoft Office les plus couramment utilisés est Microsoft Word, Using Microsoft Word? Voici comment devenir un Ninja Time-Saving en utilisant Microsoft Word? Voici comment devenir un Ninja Time-Saving Au fil des ans, Microsoft Word est devenu l'un des meilleurs traitements de texte dans le monde. Je suis sûr qu'il y a des gens qui ne sont pas d'accord - en particulier Linux ou Mac qui préféreraient vraiment ... Lire la suite par exemple pour écrire des rapports à la direction ou écrire des lettres d'affaires importantes et d'autres correspondances. Compte tenu de ces utilisations courantes, il est facile d'identifier les deux compétences dans ce produit MS Office que chaque habitant de la cabine devrait savoir, comme la manipulation d'en-tête, la mise en page et le formatage.
4. Formatage et réutilisation des en-têtes
Les en-têtes raison sont importants parce qu'une fois que vous avez un bon design d'en-tête pour quelque chose comme une lettre ou un certain type de rapport que vous devez remplir, vous n'avez jamais à concevoir ou créer cet en-tête à nouveau. Vous pouvez enregistrer un document avec toute la mise en forme d'en-tête dont vous avez besoin, et sauvegarder tous ces efforts la prochaine fois que vous créerez le même document. Les en-têtes peuvent être formatés en cliquant sur le menu "Insérer" et en choisissant l'icône "En-tête".
Une fois que vous aurez passé en revue le menu d'édition des en-têtes, vous verrez à quel point les en-têtes peuvent être polyvalents et utiles. Vous pouvez automatiquement avoir des en-têtes alternés entre deux conceptions entre les pages paires et impaires, et vous pouvez même diviser votre document en sections et donner à chaque section son propre en-tête unique.
Cette flexibilité vous permet d'automatiser toutes les sections de documents répétées pour les différents documents que vous devez rédiger pour votre travail, ce qui vous fait gagner énormément de temps.
Un autre avantage de l'utilisation des en-têtes de cette façon est que si vous souhaitez modifier une partie de ces en-têtes dans le document, il vous suffit de modifier le style d'en-tête en un seul endroit. document entier. Sans en-tête, vous devez effectuer manuellement ce changement sur chaque page.
5. Gérer la mise en page
La compétence Microsoft Word suivante que chaque employé de bureau doit savoir est comment configurer et prévisualiser le format de page de n'importe quel document. Comprendre comment faire cela vous donne la possibilité de donner l'apparence d'un document comme vous le souhaitez, plutôt que de rester avec les paramètres par défaut pour des choses comme la taille de la marge de la page (que beaucoup n'ont aucune idée).
Quelques-uns des outils que vous devez apprendre pour mettre en page la mise en page sont dans le menu "Insérer". Des choses comme l'outil "Numéro de page", qui va automatiser et gérer la numérotation des pages pour vous.
La plupart des options de mise en forme de la page dont vous avez besoin se trouvent réellement dans le menu «Mise en page» qui porte bien son nom. Si vous rédigez un bulletin d'information pour votre entreprise, pourquoi se tromper avec manuellement en essayant de travailler sur la mise en forme Top 5 sites pour télécharger des modèles Microsoft Word 5 meilleurs sites pour télécharger des modèles Microsoft Word Lire la suite dans des sections de la page utiliser l'outil "Colonnes" trouvé ici pour le faire?
Et cette marge mystérieuse autour de la page que la plupart des gens appellent leur technicien informatique local pour apprendre à modifier? Ne dérange pas d'appeler, il suffit de cliquer sur l'icône "Page Borders", allez à l'onglet "Page Border", et cliquez sur "Options".
Vous pouvez y définir les marges de page supérieure, inférieure, gauche et droite. En passant, dans ce menu "Bordures et ombrage", vérifiez toutes les autres choses intéressantes que vous pouvez faire, comme placer des lignes de bordure sur n'importe quel côté de la page, appliquer à seulement des sections du document, et bien plus encore.
En apprenant ces compétences MS Word et Excel, vous impressionnez tout le monde dans votre bureau - et surtout, vous impressionnez votre patron! Quelles autres compétences en logiciel avez-vous trouvé être la clé?